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Outlook a des outils utiles intégrés au client de messagerie, tels que Clutter, Conversation Cleanup et Focused Inbox, pour aider à garder votre boîte de réception en ordre. Outlook Online comprend une fonctionnalité appelée Sweep, un outil utilisé pour supprimer ou déplacer des e-mails à l'aide de règles simples. Voici comment ça fonctionne.

Sweep est un outil qui vous permet de définir des règles sur la destination des e-mails d'expéditeurs spécifiques. Les règles de balayage s'exécutent une fois toutes les 24 heures et vous pouvez créer des règles dans n'importe quel dossier que vous aimez, pas seulement dans la boîte de réception.

L'outil Balayage est disponible dans la barre d'outils en haut d'Outlook Online. Il apparaîtra lorsque vous sélectionnez un e-mail dans le dossier dans lequel vous vous trouvez (à l'exception des messages de vous-même et de Microsoft vous indiquant que Clutter a déplacé certains messages).

Le balayage est un outil de déplacement, ce qui signifie que vous avez des options pour les e-mails à déplacer et une option pour choisir le dossier dans lequel les e-mails seront déplacés.

Par défaut, Sweep déplace tous les e-mails de l'expéditeur sélectionné vers le dossier Éléments supprimés. Par conséquent, bien que Sweep soit un outil de déplacement, il peut également être utilisé pour supprimer des e-mails.

Vous pouvez modifier "Déplacer vers" des éléments supprimés vers n'importe quel dossier que vous aimez, y compris la boîte de réception. Cela signifie que Sweep n'est pas seulement destiné à vider votre boîte de réception.

Si vous avez décidé de commencer à catégoriser vos e-mails, par exemple, vous pouvez utiliser Balayage pour déplacer rapidement tous les e-mails d'un expéditeur particulier dans votre dossier Archives vers un dossier de traitement et leur appliquer une catégorie à la fois. Ce serait beaucoup plus rapide que de trouver manuellement les e-mails.

La deuxième option – «Déplacer tous les messages du dossier et tous les futurs messages» – déplacera également tous les e-mails de l'expéditeur sélectionné, mais elle déplacera également tous les futurs messages de cet expéditeur.

Comme avec la première option, la deuxième option a plus de puissance que ce qui pourrait paraître à l'œil nu. Cette option fonctionnera dans n'importe quel dossier, vous pouvez donc l'utiliser pour automatiser votre système de classement. Imaginons que vous êtes le genre de personne qui possède un système de fichiers pour ses e-mails. Chaque fois que vous traitez un e-mail, vous devez le déplacer manuellement dans le bon dossier. Mais avec Sweep, vous pouvez automatiser cela.

Configurez une règle de balayage dans votre dossier Archive pour déplacer chaque e-mail d'un expéditeur particulier vers le dossier approprié. Ensuite, lorsque vous avez traité un e-mail dans votre boîte de réception, accédez à l'Archive et laissez la règle de balayage l'envoyer de là vers le bon dossier.

La troisième option, «Gardez toujours le dernier message et déplacez le reste du dossier», est une version dynamique de l'outil de nettoyage de conversation dans le client Outlook. Cet outil s'exécute manuellement lorsque vous le lui dites, et c'est un excellent outil que nous recommandons d'utiliser, mais la version de balayage s'exécutera automatiquement.

Pour les messages de personnes, cette option peut ne pas être applicable, car les personnes peuvent vous envoyer des e-mails à propos de différentes choses. Mais il est parfait pour les e-mails de rappel de choses comme un système de feuille de temps ou des messages d'alerte réguliers.

La dernière option – «Toujours déplacer les messages de plus de 10 jours à partir du dossier» – est idéale pour tous ceux qui sont submergés de courriels qui se rassemblent dans leur boîte de réception comme du limon dans un lit de rivière.

Il existe de nombreux e-mails qui, si vous ne les traitez pas dans une semaine environ, ne seront pas traités du tout. Par conséquent, pourquoi ne pas les retirer automatiquement de votre boîte de réception?

Si cela ne vous convient pas, cette option est toujours utile pour traiter les e-mails contenant des informations limitées dans le temps. Recevez-vous des e-mails sur les événements locaux de la semaine à venir? Cette option est parfaite pour les éliminer. Si vous avez la chance de les lire, alors tant mieux, vous pouvez vous en occuper vous-même. Si ce n'est pas le cas, laissez Sweep s'en occuper pour vous.

Ils ne doivent pas être supprimés car vous pouvez les envoyer dans le dossier de votre choix, les offres de bons peuvent donc être supprimées, mais les e-mails de la société astronomique locale sur les événements dans le ciel cette semaine peuvent être archivés.

Pour voir toutes vos règles de balayage et les supprimer si vous le souhaitez, cliquez sur Paramètres> Afficher tous les paramètres Outlook.

Ouvrez E-mail> Balayage.

Vous pourrez voir toutes les règles de balayage que vous avez créées et les supprimer.

Dans l'ensemble, Sweep est un outil de déplacement étonnamment puissant. Vous pouvez l'utiliser pour garder votre boîte de réception claire, ou comme un simple outil de flux de travail pour router votre courrier d'un dossier à un autre. Nous pensons que c'est un excellent ajout à l'arsenal d'Outlook qui vous aide à garder le contrôle de votre messagerie.