Tout ce que vous devez savoir sur les fonctions volatiles dans Excel

Parmi les centaines de fonctions Excel, certaines sont dites volatiles. Dans cet article, nous examinerons ce que sont les fonctions volatiles, leurs avantages et leurs inconvénients, comment les gérer si elles causent des problèmes dans votre feuille de calcul, ainsi que quelques exemples les plus simples.

Qu'est-ce qu'une fonction volatile ?

Une fonction volatile est une fonction qui recalcule chaque fois qu'une modification est apportée à une feuille de calcul Excel ou chaque fois qu'un classeur existant est rouvert. Pour aller plus loin, lorsqu'une fonction volatile est recalculée, toute cellule dépendant de cette fonction volatile est également recalculée, tout comme toute cellule qui en dépend, et ainsi de suite !

Dans cet exemple, nous avons utilisé la fonction MAINTENANT, qui affiche la date et l'heure actuelles (nous y reviendrons plus tard). Chaque fois qu'une modification est apportée à la feuille de calcul, Excel réévalue cette cellule pour voir si elle doit être mise à jour avec une nouvelle date ou heure.

Quelle que soit la fonction volatile que vous utilisez, ce que vous voyez dans la cellule peut changer, même si les arguments de la fonction restent les mêmes.

Les avantages de l'utilisation de fonctions volatiles

Le plus grand avantage (et aussi la fonction principale) des fonctions volatiles d'Excel est qu'elles fournissent des informations à jour. Ceci est utile si vous projetez une feuille de calcul en direct sur un écran pour qu'un public puisse la voir, comme lors d'une réunion d'affaires. C'est également un outil pratique si vous disposez d'un tableau de bord Excel et souhaitez suivre la situation au fil du temps, ou si vous êtes impliqué dans la finance et souhaitez suivre les changements du marché.

Les inconvénients de l'utilisation de fonctions volatiles

Les fonctions volatiles ont mauvaise presse dans de nombreux didacticiels et articles Excel, principalement en raison de leur impact sur les performances de la feuille de calcul. Il est peu probable que l’ajout d’une fonction volatile à une petite feuille de calcul entraîne des problèmes majeurs. Cependant, dans les feuilles de calcul contenant des ensembles de données importants et de nombreuses formules, une seule fonction volatile peut ralentir considérablement les performances du programme.

Dans le pire des cas, Excel peut planter, surtout si vous utilisez un ordinateur avec peu de mémoire et que vous disposez de nombreuses cellules en fonction de la fonction volatile. Même sur un ordinateur puissant, l’utilisation de nombreuses fonctions volatiles dans une seule feuille de calcul peut ralentir le fonctionnement d’Excel.

Même Microsoft lui-même vous recommande de réduire le nombre de fonctions volatiles que vous utilisez pour accélérer votre feuille de calcul. Plus précisément, il suggère d'utiliser des méthodes alternatives pour obtenir des résultats identiques ou similaires, telles que INDEX au lieu de OFFSET, ou CHOOSE au lieu d'INDIRECT.

Comment empêcher les fonctions volatiles de calculer automatiquement

Si, comme mentionné ci-dessus, une fonction volatile entraîne des problèmes de performances, il existe plusieurs façons de l'empêcher de calculer automatiquement chaque fois que vous apportez des modifications à votre classeur. Tout d’abord, nous verrons comment affecter les fonctions volatiles de l’ensemble du classeur, puis nous examinerons d’autres moyens de transformer des fonctions volatiles individuelles en fonctions régulières.

Empêchez toutes les fonctions volatiles de calculer automatiquement

La première option consiste à modifier les paramètres de calcul dans Excel. Cela ne changera pas le fonctionnement des fonctions elles-mêmes, mais cela affectera le moment où elles sont calculées. Pour ce faire, cliquez sur le bouton « Options de calcul » dans l'onglet Formules du ruban et choisissez « Manuel ».

Ce paramètre modifié s'applique instantanément à toutes les feuilles de calcul que vous avez déjà ouvertes, ainsi qu'à tous les classeurs que vous ouvrez par la suite, jusqu'à ce que vous le modifiiez à nouveau. De plus, les cellules contenant des fonctions volatiles qui n'ont pas été mises à jour automatiquement en raison de ce changement seront reformatées avec barré (également connue sous le nom de valeur périmée). Ceci est pour vous rappeler que les informations contenues dans cette cellule ne sont pas à jour.

Désormais, les fonctions volatiles ne seront calculées que lorsque vous cliquerez soit sur « Calculer maintenant » pour calculer l'intégralité du classeur et tous les classeurs ouverts, soit sur « Calculer la feuille » pour calculer la feuille active. Les deux options se trouvent dans l’onglet Formule du ruban. Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier F9 Excel pour effectuer la même action que Calculer maintenant, ou Maj+F9 pour effectuer la même action que Calculer la feuille.

Geler une fonction d'heure ou de date volatile

Si vous disposez d'une fonction d'heure ou de date volatile dans votre feuille de calcul, ce qui signifie qu'elle se met automatiquement à jour avec l'heure et la date de votre ordinateur, vous pouvez la transformer en une heure ou une date gelée.

Pour cela, double-cliquez sur la cellule contenant la fonction, placez votre curseur sur la partie de la formule contenant la fonction heure ou date, et appuyez sur F9. Cela transformera ensuite l'heure ou la date en un numéro de série, et lorsque vous appuyez sur Entrée, cela convertira ce numéro de série en une heure ou une date statique.

N'oubliez pas, cependant, que cela ne sera pas mis à jour lorsque l'heure ou la date change, et qu'il n'adoptera pas le formatage barré, car ce n'est plus une fonction volatile.

Copiez et collez la valeur de la cellule

Une autre façon de transformer une fonction volatile en valeur standard consiste à copier la cellule contenant le résultat de la fonction volatile et à coller la valeur uniquement dans la même cellule.

Par exemple, si vous disposez d'une cellule contenant un nombre aléatoire généré via une fonction volatile, sélectionnez la cellule, appuyez sur Ctrl+C, puis appuyez sur Ctrl+Maj+V dans la même cellule. Cela collera le nombre aléatoire volatile en tant que nombre aléatoire fixe, et comme la cellule est déjà correctement formatée, la valeur apparaîtra exactement comme lorsqu'elle était volatile.

Exemples de fonctions volatiles

Voici quelques-unes des fonctions volatiles les plus élémentaires d'Excel :

Excel possède également des fonctions volatiles plus avancées, telles que OFFSET et INDIRECT. Pour les utiliser, rendez-vous sur Excel, cliquez sur le bouton « effets » à côté de la barre de formule et utilisez le guide Insérer une fonction d'Excel pour les essayer.

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En plus de limiter le nombre de fonctions volatiles que vous utilisez dans Excel pour garantir les performances de votre classeur, il existe de nombreuses autres façons d'accélérer votre feuille de calcul, notamment en réduisant le formatage, en simplifiant vos formules et en compressant les images.