Les notifications conditionnelles dans Google Sheets changent la donne

Si vous êtes le propriétaire d'une feuille de calcul Google Sheets partagée, vous pourriez ouvrir régulièrement le fichier pour voir si des modifications ont été apportées. Cependant, ce processus peut prendre du temps, surtout si la feuille de calcul contient de nombreuses données. C'est là que l'outil de notifications conditionnels est utile.

Par exemple, vous souhaitez peut-être suivre les modifications d'une colonne particulière dans un tableau ou être averti lorsqu'une certaine valeur est entrée dans une cellule. Peut-être que vous surveillez un budget ou un niveau de stock, et vous voulez être informé lorsque vous vous rapprochez du seuil. Dans tous ces scénarios, vous pouvez forcer Google Sheets à vous envoyer un e-mail pour vous alerter aux modifications apportées.

Au moment de la rédaction du moment de la rédaction (juillet 2025), les notifications conditionnelles dans Google Sheets ne sont disponibles que pour les personnes utilisant des comptes d'entreprise, d'entreprise ou d'éducation Google Workspace. En effet, l'outil est destiné aux feuilles de travail partagées dans des environnements collaboratifs.

Sélection de la plage de déclenchement pour les notifications conditionnelles

La première étape lors de l'utilisation de notifications conditionnelles consiste à sélectionner la cellule ou les cellules qui déclencheront la notification. Cliquez avec le bouton droit sur n'importe quelle cellule dans votre feuille de calcul Google Sheets, puis cliquez sur «Notifications conditionnelles».

Maintenant, dans le champ Nom de règle du volet qui apparaît à droite, tapez un titre approprié pour la règle que vous êtes sur le point de définir.

Si votre feuille de calcul contient une table Google Sheets formatée, le programme suppose automatiquement que vous souhaitez appliquer la règle à une colonne dans cet ensemble de données, vous verrez donc le nom de la table déjà entré dans le champ « dans cette table ».

Si cette hypothèse est correcte, sélectionnez la colonne appropriée dans le champ « dans cette colonne ». Dans mon cas, je souhaite suivre l'état de chaque tâche, donc je vais sélectionner la colonne « Statut ».

Cependant, si vous souhaitez que la règle s'applique à une partie de la feuille de calcul à l'extérieur du tableau, cliquez sur l'icône de la grille dans le champ « dans ce tableau », supprimez la plage de données existante, identifiez la table, la plage, la colonne, la ligne ou la cellule

À ce stade, vous avez le choix de faire. D'une part, vous pourriez aller de l'avant et dire aux feuilles de Google où vous voulez que les notifications soient envoyées chaque fois que les valeurs de l'une des cellules identifiées changent (j'y reviendrai bientôt). D'un autre côté, vous pouvez définir des règles supplémentaires.

Définir des règles de notification supplémentaires

Bien que vous puissiez être alerté de toute modification des cellules sélectionnées par le biais de notifications conditionnelles, vous pouvez également créer des critères plus spécifiques qui doivent être remplis avant l'envoi de l'e-mail.

Dans l'exemple suivant, imaginez que vous souhaitez être informé lorsque le nombre d'un élément tombe à 20 ou moins.

Après avoir nommé la règle et identifier la colonne appropriée dans le volet de notification conditionnelle, cliquez sur « Ajouter une condition ».

Maintenant, dans le champ « et rencontre la condition 1 », sélectionnez une règle que vous souhaitez appliquer. Plus précisément, vous pouvez déclencher une notification si une cellule dans la plage sélectionnée est remplie, effacée ou contient ou ne contient pas certaines chaînes de texte, dates ou valeurs. Dans ce cas, vous souhaitez être averti lorsque l'une des valeurs de la plage sélectionnée est de 20 ou inférieure.

Si nécessaire, répétez ce processus pour un maximum de trois conditions supplémentaires.

Vous pouvez sélectionner une colonne, une plage ou une cellule différente pour chaque règle de notification conditionnelle supplémentaire, et la notification n'est envoyée que lorsque toutes les conditions sont remplies.

Sélection des adresses e-mail pour recevoir la notification

Une fois que vous avez établi les règles, vous êtes prêt à nommer les adresses e-mail qui recevront la notification lorsque les conditions seront remplies, et il existe deux façons de le faire.

La première méthode consiste à sélectionner « Tapez manuellement chaque e-mail » dans le menu déroulant et à saisir les adresses e-mail individuelles de Gmail ou d'espace de travail (jusqu'à 10) qui doivent être informées lorsque les données changent, en appuyant sur Entrée entre chaque entrée. Dans ce cas, toutes les adresses e-mail désignées recevront la notification.

Alternativement, si vous souhaitez que les notifications soient envoyées à différentes adresses e-mail en fonction des valeurs qui modifient, ajoutez l'adresse e-mail pertinente à chaque ligne de l'ensemble de données identifié, sélectionnez « Choisissez une colonne avec les e-mails » et sélectionnez la colonne appropriée. Dans l'exemple ci-dessous, la personne 1 recevra une notification si le décompte du premier élément baisse en dessous de 20, la personne 2 recevra une notification si le décompte du deuxième élément baisse en dessous de 20, etc.

La taille de la plage contenant les adresses e-mail doit être la même que la taille de la plage contenant les cellules de déclenchement.

Maintenant que vous avez configuré les règles et saisi les adresses e-mail, cliquez sur « Enregistrer » pour activer les notifications.

Maintenant, lorsque les critères que vous définissez sont déclenchés, une notification par e-mail sera envoyée aux adresses spécifiées. Gardez à l'esprit, cependant, que la notification peut prendre jusqu'à 30 minutes pour arriver, et si plus d'un changement est effectué en peu de temps, les notifications peuvent être regroupées en un seul e-mail.

La notification est envoyée au nom de la personne qui a établi ou a édité la règle.

L'e-mail de notification contient des détails sur quelle cellule a changé, lorsqu'elle a été modifiée, et ce qu'elle a changé et à. Vous pouvez également cliquer sur le lien vers la cellule pour ouvrir le fichier Google Sheets et voir plus de détails.

Notifications conditionnelles: points à noter

Voici quelques pointeurs finaux qui vous aideront à tirer le meilleur parti de cet outil Google Sheets utile et économique.

Pour voir, modifier, désactiver ou supprimer les notifications conditionnelles existantes, cliquez sur « Outils » sur le ruban et sélectionnez « Notifications conditionnelles ».

Ensuite, dans le volet Conditional Notifications, passez en revue les règles et apportez les modifications nécessaires.

Vous pouvez également voir toutes les notifications envoyées au cours des 30 derniers jours en cliquant sur « Afficher l'historique du déclenchement » dans le même volet.

Vous pouvez ensuite filtrer les déclencheurs par nom ou statut de règle.

Pour éviter que les adresses e-mail nominées ne soient inondées de notifications, les e-mails ne sont pas envoyés lorsque les formats de numéro des cellules de déclenchement changent (y compris le nombre de décimales), si le changement est déclenché par une fonction volatile qui met à jour à chaque fois qu'une modification est effectuée dans la feuille de calcul, ou si les données proviennent d'une source externe (comme via la fonction Importrange).

Pour arrêter les notifications de venir à votre adresse e-mail si vous n'êtes pas le établissement de règles, accédez au pied de page d'un e-mail de notification conditionnel à Gmail, et cliquez sur « Modifier ce que Google vous envoie ».

Ensuite, sous des notifications conditionnelles, sélectionnez « Aucun » et cliquez sur « Enregistrer ».

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Que vous utilisiez Google Sheets en tant que pigiste, à la maison ou au travail, le logiciel a de nombreuses fonctionnalités utiles – de la fonction d'IA qui génère du texte contextuel et des résumés à la possibilité de transformer une image en données – qui sont garanties pour transformer la façon dont vous travaillez avec des feuilles de calcul.