Les 8 meilleures fonctionnalités cachées de Microsoft Word

Vous voulez impressionner vos amis et collègues? Essayez ces fonctionnalités cachées de Microsoft Word ! Vous utilisez peut-être Microsoft Word depuis des années, mais vous n’avez pas pleinement profité de ses capacités. Je vais partager huit fonctionnalités cachées de Word qui passent souvent inaperçues. Allons-y.

Générateurs de texte aléatoire

Avez-vous déjà besoin d'un texte d'espace réservé pour tester la mise en page d'un document ou vérifier l'apparence de votre mise en forme avec un contenu réel ? Arrêtez de copier et coller du texte factice provenant de sites Web aléatoires. Utilisez plutôt le générateur de texte aléatoire intégré à Microsoft Word. Il est extrêmement utile pour les concepteurs, les développeurs ou toute personne créant des modèles de documents.

Pour utiliser cette fonctionnalité dans Word, tapez simplement =rand() pour le texte anglais ou =lorem() pour le Lorem Ipsum classique. Vous pouvez également taper =rand.old() pour un texte de démonstration Word à l'ancienne. Vous voulez plus de contrôle ? Vous pouvez spécifier le nombre de paragraphes et de phrases dont vous avez besoin en ajoutant des nombres, comme =rand(3,5)pour trois paragraphes de cinq phrases chacun.

Cacher le texte

Vous souhaitez garder les notes ou les brouillons confidentiels hors de vue, mais pas hors de votre esprit ? Essayez la fonctionnalité de texte masqué dans Microsoft Word. J'utilise souvent cette fonctionnalité lorsque je ne souhaite pas que des informations sensibles apparaissent sur l'impression finale. Il est également utile pour les brouillons ou les documents collaboratifs dans lesquels vous souhaiterez peut-être laisser des notes pour vous-même ou pour d'autres sans encombrer le contenu visible.

Sélectionnez le texte que vous souhaitez masquer, cliquez avec le bouton droit et choisissez « Police ». Ensuite, dans la boîte de dialogue, cochez l'option « Caché ». Vous pouvez également appuyer sur Ctrl+D pour ouvrir le menu Police et cocher la case « Caché ».

C'est ça! Votre texte disparaît, mais il est toujours là. Vous pouvez le récupérer en sélectionnant tout votre texte et en appuyant sur Ctrl+Shift+H.

Fonctionnalité Générer une table

Word possède une fonctionnalité cachée qui vous permet de créer des tableaux manuellement à l'aide de votre clavier. Au lieu d'aller dans l'onglet Insertion et de sélectionner un tableau, vous pouvez utiliser l'outil + et – symboles directement dans votre document pour créer un tableau.

Cela vous permet de créer une ligne avec cinq colonnes ; cependant, vous pouvez ajouter des lignes supplémentaires en appuyant sur la touche Tab.

Une autre façon de créer un tableau consiste à saisir vos données avec des virgules séparant chaque valeur de colonne, à la mettre en surbrillance, puis à accéder à Insertion > Tableau > Convertir le texte en tableau. Cela transformera instantanément vos données en un tableau bien organisé.

Couper les sections séparément et coller ensemble

La fonctionnalité cachée de copier-coller de Microsoft Word vous permet de réorganiser le contenu en coupant plusieurs sections de texte et en les collant toutes en même temps.

Sélectionnez simplement des pièces spécifiques et coupez-les en appuyant sur Ctrl+F3 et répétez si nécessaire. Lorsque vous êtes prêt à coller, appuyez sur Ctrl+Maj+F3 et collez tout le texte copié à l'emplacement souhaité sans affecter le reste du document.

Par exemple, s'il existe une longue liste de noms et que vous souhaitez uniquement en sélectionner des spécifiques, cette fonctionnalité accélère le processus en vous permettant de le compléter en une seule fois.

Convertisseur de mesures

Besoin de convertir rapidement des pouces en centimètres ou des degrés Fahrenheit en Celsius lors de la rédaction d'un rapport ? Essayez le convertisseur de mesure intégré caché de Microsoft Word. Cette fonctionnalité vous aide à basculer facilement entre les unités telles que les pouces, les centimètres, les pieds et les mètres.

Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez l'activer depuis les options de Word. Accédez à Fichier > Options > Vérification et sélectionnez les « Options de correction automatique ».

Ensuite, rendez-vous dans l'onglet « Actions » et activez la fonctionnalité « Actions supplémentaires ».

Mettez en surbrillance le nombre et son unité, par exemple 12 pouces. Ensuite, faites un clic droit dessus et sélectionnez « Actions supplémentaires ». Word suggérera des conversions possibles.

Onglets de ruban personnalisés

Vous souhaitez accéder facilement à des fonctions spécifiques directement à partir des onglets du ruban ? Essayez de créer votre propre onglet. Vous pouvez regrouper vos commandes les plus utilisées pour un accès rapide, facilitant ainsi votre flux de travail. Plus besoin de sauter entre les onglets ou de rechercher une fonctionnalité enfouie dans les menus.

Pour commencer, accédez à Fichier > Options > Personnaliser le ruban et vous pourrez ajouter un nouvel onglet avec vos commandes préférées. Vous pouvez même les renommer et les réorganiser selon vos besoins.

Une fonctionnalité que j'aime ajouter à mon ruban personnalisé est l'option Réduire une page. Cette fonctionnalité tente de réduire la longueur de votre document en ajustant la taille de la police et les marges pour le réduire d'une page. Même si cela ne fonctionne pas toujours parfaitement, surtout avec un formatage complexe, cela vaut la peine d'essayer.

Sélection de texte verticale

En règle générale, le texte est sélectionné horizontalement sur les lignes. Mais saviez-vous que vous pouviez également sélectionner du texte verticalement ? Maintenez simplement la touche Alt enfoncée pendant que vous cliquez et faites glisser votre souris, et vous pourrez surligner le texte à la manière d'une colonne.

Ceci est particulièrement utile lorsque vous devez sélectionner ou supprimer des éléments tels que des numéros de liste ou des symboles sans affecter le reste du texte. Je l'utilise souvent lors de la création de documentation pour supprimer le formatage indésirable, comme supprimer les retraits des listes collées en une seule fois.

Comparer des documents

Avez-vous déjà souhaité pouvoir comparer facilement deux documents pour repérer les différences ? Microsoft Word possède une fonctionnalité qui fait exactement cela. En tant que rédacteur de contenu, lorsque je reçois des articles révisés de clients, j'utilise souvent cette fonctionnalité pour comparer les documents révisés et originaux afin d'identifier les changements.

Accédez à l'onglet Révision, sélectionnez « Comparer » et ouvrez vos deux documents. Microsoft Word affichera les différences entre eux, ce qui facilitera la détection des modifications.

Il existe également une fonction Inspecteur de documents qui garantit que votre document est propre avant de le partager. Pour l'utiliser, accédez à Fichier > Informations > Rechercher les problèmes et choisissez l'option « Inspecter le document ». Cet outil recherche les commentaires masqués, les métadonnées personnelles ou le contenu invisible et vous offre la possibilité de les supprimer.

Autres fonctionnalités que vous voudrez peut-être connaître

Nous avons mis en évidence quelques-unes des nombreuses fonctionnalités cachées de Microsoft Word. D'autres fonctionnalités intéressantes incluent Quick Parts, qui vous permet d'enregistrer le texte, les logos ou les en-têtes fréquemment utilisés et de les insérer en un seul clic. Un autre joyau caché est l'outil Capture d'écran, trouvé sous l'onglet Insertion, qui vous permet de capturer et d'insérer des captures d'écran de fenêtres ouvertes ou de zones d'écran spécifiques.

J'aime également la fonction Changer la casse sous l'onglet Accueil, qui vous permet de basculer instantanément le texte entre les majuscules, les minuscules ou de basculer la casse sans retaper. La fonction Lire à haute voix dans l'onglet Révision est excellente pour vérifier le flux naturel de votre écriture en la faisant lire à haute voix.

Ces fonctionnalités cachées peuvent vous faire gagner du temps et rendre votre flux de travail plus efficace. Alors, essayez ces joyaux cachés la prochaine fois que vous ouvrirez un document.