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OneDrive offre plus de fonctionnalités que le simple téléchargement et le stockage de vos fichiers sur le cloud. Si vous êtes nouveau sur OneDrive, voici une liste de conseils utiles pour vous aider à démarrer du bon pied.

Sommaire

1 Intégrez les applications Microsoft 365 avec OneDrive

Si vous utilisez les applications de bureau Microsoft 365 (par exemple Word, Excel et PowerPoint), vous pouvez utiliser OneDrive pour activer l'enregistrement automatique. Cela téléchargera les fichiers sur OneDrive et synchronisera toutes les modifications que vous apportez, éliminant ainsi le besoin de les enregistrer manuellement.

Si vous avez déjà fermé un fichier sans l'enregistrer et perdu la progression, vous pouvez imaginer à quel point cette fonctionnalité peut vous éviter un énorme mal de tête. De plus, il conserve un historique des versions du fichier, vous permettant de revenir aux versions précédentes si vous en avez besoin.

Pour activer l'enregistrement automatique dans les applications Microsoft 365, cliquez sur le bouton « Enregistrement automatique » dans le coin supérieur gauche de l'écran.

Ensuite, suivez les invites pour vous connecter à votre compte Microsoft. Vous en créerez un si vous n’en avez pas au cours de cette étape. Ensuite, sélectionnez votre compte OneDrive. Assurez-vous de choisir le bon s'il y en a plusieurs dans la liste.

Ensuite, donnez un nom au document et cliquez sur « Enregistrer » pour télécharger le fichier sur OneDrive et activer l'enregistrement automatique.

2 Utilisez le coffre-fort personnel pour stocker des documents importants

OneDrive dispose également d'une fonctionnalité appelée Personal Vault, qui offre une protection supplémentaire pour vos documents importants (par exemple, pièces d'identité et dossiers financiers). Vous devrez effectuer une vérification d’identité supplémentaire (en utilisant une authentification à deux facteurs) lorsque vous devrez l’ouvrir. Le Personal Vault se verrouille à nouveau après 20 minutes d'inactivité.

Pour l'ouvrir, connectez-vous à OneDrive dans le navigateur de votre ordinateur et cliquez sur Mes fichiers > Coffre-fort personnel.

Vous pouvez également accéder au coffre-fort personnel sur les versions PC et mobile de OneDrive.

Une fois que vous avez terminé le processus de vérification et ouvert le coffre-fort personnel, faites-y glisser et déposez les fichiers souhaités.

OneDrive vous permet également de partager les fichiers que vous y avez téléchargés. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit sur un fichier ou un dossier et sélectionnez « Partager » dans le menu.

Entrez les adresses e-mail des personnes auxquelles vous souhaitez accéder au fichier ou au dossier et cliquez sur le bouton « Envoyer ».

Gardez à l’esprit que les personnes avec lesquelles vous partagez les fichiers ont également besoin d’un compte OneDrive pour y accéder.

4 Restaurer des fichiers avec l'historique des versions

Les fichiers stockés sur OneDrive, qu'il s'agisse de documents ou de photos, auront un historique des versions. Cela vous permettra de les restaurer vers une version précédente si vous souhaitez annuler certaines modifications qui leur ont été apportées.

Par exemple, pour restaurer la version précédente d'un document Word, faites un clic droit dessus et sélectionnez « Historique des versions » dans le menu.

Sélectionnez une ancienne version du fichier dans la section Anciennes versions de la barre latérale gauche. Ensuite, cliquez sur le lien « Restaurer » qui apparaît ci-dessous.

5 Synchroniser automatiquement les fichiers sur PC

Si vous êtes un utilisateur Windows, OneDrive fait déjà partie de votre installation. Il existe un dossier OneDrive dans lequel vous pouvez déposer vos fichiers, à condition que vous utilisiez Windows avec un compte Microsoft. Cela les télécharge sur le cloud pour les conserver en toute sécurité.

Vous pouvez accéder à ce dossier en appuyant sur Win+E pour ouvrir l'Explorateur de fichiers. Cliquez ensuite sur le dossier nommé « (Votre nom d'utilisateur) – Personnel » (il aura une icône OneDrive) dans le volet de navigation.

De plus, vous pouvez activer la fonction de sauvegarde automatique de fichiers de OneDrive pour synchroniser en continu les dossiers Documents, Images, Bureau, Musique et Vidéos.

Pour ce faire, ouvrez les paramètres de OneDrive en cliquant sur l'icône OneDrive dans la barre d'état système.

Si vous avez été déconnecté ou jamais connecté, cliquez sur « Se connecter » et suivez les instructions pour vous connecter à OneDrive. Ensuite, cliquez sur l'icône d'engrenage dans le coin supérieur droit et sélectionnez « Paramètres » dans le menu.

Sélectionnez « Synchronisation et sauvegarde » dans la barre latérale gauche et cliquez sur « Gérer la sauvegarde » à droite.

Basculez les dossiers que vous souhaitez synchroniser automatiquement et cliquez sur le bouton « Enregistrer les modifications ».

Désormais, les fichiers seront périodiquement synchronisés avec OneDrive sur votre PC Windows.

6 Rendre les fichiers disponibles hors ligne

Lorsque vous utilisez OneDrive de bureau ou mobile, vous pouvez rendre les fichiers et dossiers disponibles hors connexion. Cela signifie que vous n'avez pas besoin d'un accès Internet pour y accéder. Cela peut être pratique si vous vous dirigez vers un endroit avec peu ou pas de couverture réseau.

Pour ce faire sous Windows, ouvrez le dossier OneDrive sur votre PC et cliquez avec le bouton droit sur le fichier ou le dossier que vous souhaitez rendre disponible hors connexion. Ensuite, sélectionnez « Toujours garder sur cet appareil » dans le menu.

Le processus est très similaire sur Mac, mais vous devez télécharger la version Mac de OneDrive depuis l'App Store.

Sur mobile, appuyez sur l'icône à trois points à côté du fichier ou du dossier et sélectionnez « Rendre disponible hors ligne » dans le menu.

Le fichier ou le dossier sera téléchargé sur votre ordinateur et disponible pour un accès hors ligne. Pour les dossiers, tous les fichiers et sous-dossiers qu’il contient seront également téléchargés.

7 Utilisez l'application mobile pour numériser des documents

Passons à l'application mobile de OneDrive, que vous pouvez obtenir sur Google Play ou sur l'App Store, elle dispose d'une petite fonctionnalité intéressante qui vous permet de numériser vos documents physiques et vos photos et de les télécharger directement sur OneDrive.

Nous utiliserons la version iPhone de l'application OneDrive, mais les étapes sont similaires sur Android.

Pour utiliser le scanner mobile de OneDrive, appuyez sur l'icône de l'appareil photo dans le menu du bas.

Pointez l'appareil photo vers le document que vous souhaitez numériser et appuyez sur le cercle blanc en bas au centre pour en prendre une photo.

Ensuite, appuyez sur « Confirmer » dans le coin inférieur droit pour traiter le document, puis cliquez sur « Terminé » sur l'écran suivant.

Ensuite, nommez le document, puis cliquez sur la coche bleue dans le coin supérieur droit de l'écran pour l'enregistrer sur OneDrive.

8 Sauvegardez automatiquement la pellicule de votre téléphone

Une autre fonctionnalité à mentionner lors de l’utilisation de l’application mobile OneDrive est sa capacité à sauvegarder l’intégralité de votre pellicule. Pour ce faire sur iPhone, appuyez sur votre photo de profil dans le coin supérieur gauche et appuyez sur Paramètres > Téléchargement de l'appareil photo.

Ensuite, appuyez sur le bouton à côté de l'adresse e-mail à laquelle vous souhaitez sauvegarder la pellicule pour démarrer le processus.

Une chose à garder à l’esprit est que pour utiliser les versions de bureau des applications Microsoft 365, vous aurez besoin d’un abonnement Microsoft 365. L'avantage supplémentaire de cet abonnement est que vous bénéficiez de 1 To de stockage sur OneDrive (la version gratuite ne fait que 5 Go). Les versions Web et mobiles de ces applications sont gratuites.