La meilleure façon d’organiser vos e-mails: il suffit de les archiver
Nous vous recommandons d’utiliser OHIO (Only Handle It Once) pour trier vos e-mails. Un élément essentiel d’OHIO est l’archivage des e-mails que vous devez conserver – sortez-les de votre boîte de réception! Voici pourquoi l’archivage est essentiel et pourquoi vous ne devriez pas vous soucier des dossiers.
Sommaire
Pourquoi vous devez archiver vos e-mails
Petit récapitulatif de notre article OHIO: votre boîte de réception n’est pas une archive, une poubelle, un classeur ou un dépotoir. C’est une boîte de réception!
Lorsque vous avez des centaines ou des milliers d’e-mails dans votre boîte de réception, ils sont rapidement enterrés. Hors de vue, c’est hors de l’esprit. Il est beaucoup plus difficile de trouver des e-mails spécifiques, cela ralentit le fonctionnement de votre client de messagerie (même si vous accédez à votre messagerie via un navigateur comme Gmail), et il peut utiliser votre stockage si vous utilisez Outlook ou Apple Mail sur votre téléphone.
L’essentiel: il ne sert à rien de garder tous vos e-mails dans votre boîte de réception et de nombreuses bonnes raisons de ne pas le faire.
Dans cet esprit, vous devez gérer un e-mail (y répondre / le transférer, le transformer en tâche, organiser une réunion), puis supprimer l’e-mail ou l’archiver. Voici comment procéder.
Où archiver vos e-mails
Vos e-mails doivent aller dans un dossier Archive. Ils ne devraient pas entrer dans l’un des centaines de dossiers soigneusement organisés; ils doivent aller dans un dossier Archive.
C’est une déclaration assez audacieuse, donc une petite justification est nécessaire.
Tout d’abord, une hiérarchie de dossiers prend du temps à mettre en place et à maintenir, du temps qu’il serait préférable de consacrer à la gestion de vos e-mails. Deuxièmement, il peut prendre un peu d’efforts pour décider où un e-mail doit aller – un e-mail de votre collègue expliquant pourquoi il pourrait manquer une échéance de projet va-t-il dans le dossier de ce projet? Le dossier pour cette personne? Un dossier de leçons apprises? – et la prise de décision est à la fois longue et épuisante. Enfin, il peut être extrêmement difficile de trouver des e-mails à une date ultérieure, alors qu’ils pourraient se trouver dans l’un des nombreux dossiers, et chaque dossier contient des centaines d’e-mails.
Une archive unique facilite le déplacement de vos e-mails de votre boîte de réception, car vous n’avez pas à utiliser de ressources de réflexion ou de prise de décision. Il vous suffit de gérer le courrier et de le déplacer dans vos archives. Cela ne pourrait pas être plus simple, et lorsque vous essayez de rester au courant d’un flux d’e-mails sans fin, vous voulez que votre processus soit aussi simple et facile que possible. Chaque difficulté ou irritation est amplifiée à grande échelle, donc quelque chose qui est un ennui mineur ou un temps perdu pour un e-mail sera un énorme ennui et une perte de temps pour des centaines d’e-mails.
Pour certaines personnes, ce sera un soulagement bienvenu de la torture d’une structure de dossier, mais d’autres personnes devront respirer dans un sac en papier à l’idée même de perdre leur minutieusement conçu, complexe, logique, beau structure des dossiers. Si c’est vous, alors, malheureusement, cela va être difficile à avaler. Nous reconnaissons votre douleur, même si nous sommes convaincus que les avantages à long terme d’une seule archive compenseront largement la douleur à court terme liée à la modification de votre système.
Comment archiver vos e-mails en masse
Il semble probablement évident que pour archiver vos e-mails, il vous suffit de les déplacer dans votre dossier Archive, et vous avez raison. Mais si vous avez des centaines ou des milliers d’e-mails dans votre boîte de réception, les déplacer individuellement semblera assez décourageant. Idéalement, vous devez trouver un moyen de les déplacer en vrac.
Si vous utilisez un client comme Microsoft Outlook ou Apple Mail, il est facile de sélectionner du courrier en masse. Cliquez sur un e-mail dans votre boîte de réception, faites défiler vers le bas, appuyez sur la touche MAJ de votre clavier et sélectionnez un autre e-mail. Tous les e-mails entre le premier et le second seront sélectionnés. Vous pouvez les faire glisser et les déposer dans votre dossier d’archives ou utiliser le bouton Archiver. Comme l’icône de disquette utilisée pour représenter Enregistrer, il existe une icône d’archive standard qui ressemble à une boîte d’archive en carton traditionnelle. Ceci est à la fois dans Outlook et Apple Mail (à la fois les applications clientes et les applications mobiles) pour le bouton Archiver.
Si vous utilisez le client Outlook, vous pouvez également créer une action Quick Step qui marque tous les e-mails sélectionnés comme lus et les déplace vers le dossier Archive en un seul clic (ou raccourci clavier).
Si vous avez décidé de repartir à zéro, vous pouvez toujours sélectionner tous les e-mails de votre boîte de réception en utilisant le raccourci clavier Ctrl + A (Commande + A sur un Mac) et en les archivant. Nous ne pouvons pas vous dire si c’est la bonne chose à faire, mais vous obtiendrez certainement une boîte de réception vide très rapidement.
Dans une interface Web telle que Gmail, vous pouvez sélectionner une page à la fois en cochant la case en haut de la page.
Une fois que vous avez sélectionné les e-mails, cliquez sur Archiver pour les déplacer.
Il n’y a pas de raccourci clavier pour sélectionner tous les e-mails dans votre boîte de réception Gmail (bien que * + a sélectionnera tous les e-mails sur la page), mais lorsque vous avez sélectionné tous les e-mails sur la page, une barre de messages apparaîtra au-dessus des e-mails vous donnant la possibilité de sélectionner tous les e-mails de votre boîte de réception.
Cliquez sur ce lien pour sélectionner tous les e-mails de votre boîte de réception. La barre de message changera pour vous permettre d’annuler la sélection.
Combien d’emails devez-vous archiver?
Le nombre d’e-mails que vous souhaitez archiver à la fois dépend vraiment de vous. Comme nous l’avons déjà dit, avoir une boîte de réception vide est au mieux temporaire et au pire presque impossible. Vous ne contrôlez pas ce qui entre dans votre boîte de réception, car toute personne disposant de votre adresse peut vous envoyer quelque chose. Ainsi, même si vous parvenez à vider votre boîte de réception, elle ne restera pas vide. Cela dit, ce n’est pas une mauvaise cible à viser, car avoir une boîte de réception vide, même pour une courte période, vous soulage définitivement un peu de pression. Mais ça ne restera pas vide, c’est pourquoi la gestion de votre courrier électronique est un processus et non un objectif. Et bien sûr, vous n’avez pas à archiver un e-mail si vous n’avez pas besoin de le conserver, vous pouvez le supprimer – c’est une excellente option pour économiser de l’espace.
Ainsi, au lieu de concentrer tous vos efforts sur l’archivage (ou la suppression) de chaque courrier de votre boîte de réception, concentrez-vous sur des objectifs réalisables qui réduiront le stress de votre messagerie. Vous seul savez ce qui réduira le stress de vos e-mails, mais les exemples de cibles sont:
- Aucun courrier hautement prioritaire à la fin de la journée
- Aucun courrier datant de plus de deux jours ouvrés dans votre boîte de réception
- Pas de courrier de votre personnel / responsable / clients (supprimer le cas échéant) à la fin de la semaine
Déterminez quel e-mail vous cause le plus de stress. Traitez et archivez (ou supprimez) ces e-mails en priorité.