Différentes façons de partager des calendriers Outlook

La plupart des professionnels et des organisations utilisent Outlook pour communiquer avec les personnes concernées dans leur entreprise. Plus important encore, ce système logiciel de gestion des informations personnelles de Microsoft vous permet d’informer les autres de votre emploi du temps, grâce à ses fonctionnalités et outils de calendrier. Avec cela, vous pouvez facilement donner une idée à vos collègues quand vous contacter. De plus, vous pouvez partager d’autres détails et fichiers de votre calendrier. Vous pouvez simplement le faire en quelques étapes simples. Il existe des moyens de le faire car Outlook est accessible via le Web ou une application de bureau. Vous pouvez également choisir de le publier pour permettre à quiconque de consulter votre calendrier ou de s’y abonner.

Partager le calendrier via l’application de bureau

1. Lancez l’application Outlook sur votre ordinateur.
2. L’application a différentes vues. Depuis Mail, accédez à la vue Calendrier en cliquant sur l’icône en bas à gauche de l’écran.
3. Dans l’onglet Accueil de Calendrier, choisissez la commande « Partager le calendrier ». Lorsque vous cliquez dessus, l’option « Calendrier » sous votre adresse e-mail Outlook apparaît. Cliquez dessus pour choisir spécifiquement le calendrier que vous souhaitez partager.
4. Une boîte de dialogue Propriétés du calendrier apparaîtra et s’ouvrira dans la section Autorisations. Ici, vous devez ajouter les utilisateurs auxquels vous souhaitez uniquement accéder au calendrier que vous souhaitez partager. Pour ce faire, cliquez sur « Ajouter… ».
5. Dans la boîte de dialogue « Ajouter des utilisateurs » qui s’ouvrira, vous verrez votre liste de contacts. Vous pouvez les choisir un par un ou en rechercher un en particulier. Lorsque vous souhaitez ajouter un contact, cliquez simplement sur « Ajouter ». Sélectionnez OK lorsque vous avez terminé.
6. Vous serez de retour dans la boîte de dialogue Propriétés du calendrier avec les utilisateurs que vous avez ajoutés. Maintenant, vous pouvez leur attribuer des autorisations une par une. Cliquez simplement sur e-mail l’un après l’autre et sélectionnez l’accès que vous souhaitez accorder (peut voir quand je suis occupé, peut voir les titres et les emplacements, peut voir tous les détails, peut modifier, déléguer). Cliquez sur le bouton Appliquer, puis sur OK pour tout enregistrer.
7. Un e-mail sera envoyé aux utilisateurs que vous avez ajoutés, et ils pourront accepter ou refuser l’invitation. Ils peuvent ensuite le consulter en accédant à la vue Calendrier de leur Outlook et en faisant défiler la barre de navigation de gauche. Cliquez sur « Calendrier partagé » et choisissez le calendrier que vous avez envoyé. Ils peuvent choisir de l’afficher séparément de leurs propres calendriers ou de l’avoir en mode superposition pour comparer et voir s’il y a des conflits dans les horaires.

Remarque : Le partage de votre calendrier dans un e-mail via la commande « Email Calendar » n’est plus disponible avec Outlook pour Microsoft 365. La fonctionnalité utilisée pour permettre aux utilisateurs d’envoyer par e-mail une copie statique d’un calendrier pour une plage de dates spécifique, dans laquelle les mises à jour et les modifications ‘t être vu par le récepteur.

Partager le calendrier via le Web

1. Lancement Outlook via le Web. La disposition des applications Outlook Web et de bureau est un peu différente, mais elles sont toutes deux intuitives. Accédez à la vue Calendrier en cliquant sur l’icône Calendrier placée sous le courrier dans la navigation de gauche.
2. Cliquez sur le bouton « Partager » en haut à droite de l’écran. Il ouvrira une fenêtre appelée « Partage et autorisations », où vous pourrez ajouter des utilisateurs. Il existe également un autre moyen de lancer cette fenêtre. Si vous avez un calendrier spécifique à partager (sous Mes calendriers sur l’interface de gauche), vous pouvez simplement cliquer dessus avec le bouton droit de la souris ou sélectionner l’icône à trois boutons qui apparaîtra lorsque vous survolerez, et le partage et les autorisations s’ouvriront.
3. Dans la fenêtre Partage et autorisations, vous pouvez rechercher l’adresse e-mail des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager votre calendrier. Il y aura des suggestions lorsque vous tapez. Vous pouvez simplement les sélectionner.
4. Lors de la sélection d’un utilisateur, il vous sera demandé le type d’autorisation que vous souhaitez accorder. Cliquez sur le menu déroulant à côté de l’utilisateur et choisissez l’accès qu’il peut avoir (peut voir tous mes détails ou peut modifier). Contrairement à l’application de bureau, vous devez attribuer une autorisation à l’utilisateur immédiatement après l’avoir sélectionné afin d’en rechercher un autre. La sélection du bouton Partager enverra instantanément une invitation, alors assurez-vous de l’accès que vous souhaitez donner.
5. Recherchez des utilisateurs à plusieurs reprises et attribuez des autorisations jusqu’à ce que vous ayez terminé.
6. Une invitation sera directement envoyée à l’utilisateur, et il l’acceptera ou la refusera. Vous pouvez modifier les autorisations à tout moment ou arrêter le partage en accédant à nouveau à Partage et autorisations et en recherchant un utilisateur spécifique.

Publier le calendrier sur le Web

1. Lancez Outlook sur le Web et accédez à la vue Calendrier.
2. Cliquez sur l’icône d’engrenage en haut à gauche de l’écran pour ouvrir les paramètres. Faites défiler vers le bas et cliquez sur « Afficher tous les paramètres Outlook ».
3. Lorsque la fenêtre Paramètres apparaît, accédez à la section Calendrier, puis cliquez sur Partager les calendriers.
4. Sous « Publier un calendrier », il existe des menus déroulants que vous pouvez utiliser pour choisir le calendrier que vous souhaitez publier et les autorisations (peut voir quand je suis occupé et peut voir tous les détails). Cliquez sur le bouton Publier une fois que vous avez tout configuré. Remarque : Le choix d’un lien HTML signifie que les destinataires peuvent copier et coller l’URL dans un navigateur. Cela leur permettra de voir le calendrier dans une nouvelle fenêtre de navigateur. Pendant ce temps, un lien ICS leur permettra de télécharger le fichier ICS et de l’importer dans Outlook et même de l’utiliser pour s’abonner à votre calendrier via Outlook. De plus, les liens HTML et ICS ne permettent pas de modifier votre calendrier.
5. Si vous devez annuler la publication du calendrier, suivez simplement les mêmes étapes, sauf que vous cliquerez maintenant sur « Annuler la publication ».

Partagez les événements du calendrier Outlook avec vos contacts via l’application mobile

1. Vous ne pouvez pas partager votre calendrier via l’application mobile Outlook, mais vous pouvez inviter des contacts en tant que participants à un événement. Lancez simplement l’application et accédez à la vue Calendrier en appuyant sur la troisième icône en bas de l’écran de l’application.
2. Appuyez sur l’icône plus. Il vous permettra de créer un événement.
3. Remplissez les sections nécessaires de l’invitation, telles que le titre, l’emplacement, la description, etc. Sous le titre, saisissez les adresses e-mail des personnes que vous souhaitez inviter.
4. Cliquez sur la coche dans le coin supérieur droit de l’écran pour enregistrer l’invitation et envoyer les invitations aux participants sélectionnés.