Comment créer des astuces de cellule sans utiliser de notes ni de commentaires

Je m'assure toujours d'ajouter des instructions claires à tout classeur Excel partagé afin que la personne suivante sache exactement comment interagir avec mes feuilles de calcul. Pendant des années, je me suis appuyé sur les outils de notes et de commentaires intégrés. Cependant, j’ai trouvé une méthode secrète 100 % plus propre et bien plus fiable.

Il existe deux manières bien connues d'ajouter du contexte à une cellule : les notes et les commentaires. Vous pouvez accéder à ces options en sélectionnant la cellule cible et en cliquant sur « Nouveau commentaire » ou « Nouvelle note » dans l'onglet Révision du ruban.

Les notes sont un outil existant, conçu pour de simples annotations de texte ou de contexte.

Les commentaires, en revanche, sont une fonctionnalité moderne destinée spécifiquement à la collaboration en créant des discussions de type conversation entre plusieurs personnes.

Tandis que ces techniquement fournissent un moyen de stocker des informations supplémentaires sur une cellule, ils causent souvent plus de maux de tête qu’ils n’en résolvent :

• Le danger planant : Les notes et les commentaires nécessitent tous deux de passer votre curseur sur la cellule concernée pour les voir. Il s'agit d'une action autre que la saisie de données qui interrompt le flux, et si vous avez plusieurs cellules adjacentes avec des notes ou des commentaires, votre curseur peut s'aligner sur le mauvais indicateur.
• Chaos visuel : L'alternative au processus lent d'arrêt-démarrage consiste à cliquer sur « Afficher toutes les notes » ou « Afficher les commentaires » dans l'onglet Révision pour les garder à l'écran à tout moment. Au moment où vous faites cela, vous êtes soit distrait par des boîtes flottantes qui obscurcissent les données, soit par un volet de commentaires qui détourne votre attention.
• Messages mitigés : Si vous ajoutez un commentaire pour donner une instruction, vous communiquez une mauvaise intention. Les commentaires sont explicitement conçus pour les fils de discussion et les discussions collaboratives. Lorsqu'une personne voit la balise de commentaire violette dans une cellule, elle est invitée à laisser des commentaires, sans nécessairement lire une instruction fixe.
• Cauchemars flottants : Étant donné que les notes sont des objets graphiques flottants, si vous ajoutez, supprimez ou redimensionnez des lignes ou des commentaires, ils se comportent bizarrement, deviennent mal alignés, recouvrent des cellules incorrectes ou s'éloignent de leur cellule cible.
• Problèmes d'impression : Bien que les notes et les commentaires ne s'impriment pas par défaut, si vous faire souhaitez les imprimer, vous devez naviguer dans les options déroutantes de la mise en page pour décider de leur apparence.
• Métadonnées indésirables : Les commentaires portent en permanence l'identifiant de l'auteur ainsi que la date et l'heure auxquelles le commentaire a été formulé. Il s’agit d’un bruit visuel inutile pour une instruction simple et ne peut pas être facilement supprimé.

Pour ces raisons, je me suis tourné vers la fenêtre contextuelle secrète d'Excel.

Le secret : le message d'entrée de validation des données

Lorsque j'ai réalisé que les outils d'annotation traditionnels nuisaient à mon flux de travail Excel (et à celui des autres), j'ai commencé à rechercher des méthodes alternatives. La solution que j'ai trouvée n'était pas une fonctionnalité distincte ou un complément compliqué : elle était cachée bien en vue dans la boîte de dialogue de validation des données.

Sélectionnez simplement la ou les cellules cibles et, dans l'onglet Données du ruban, cliquez sur l'icône « Validation des données ».

Ensuite, ouvrez l'onglet « Message d'entrée ». Là, tapez un titre (facultatif mais recommandé) et votre message. Assurez-vous également que « Afficher le message d'entrée lorsque la cellule est sélectionnée » est coché et cliquez sur « OK ».

Maintenant, sélectionnez l’une des cellules cibles et voyez l’astuce apparaître.

L’utilisation de cette astuce contextuelle Excel présente de nombreux avantages :

• Visibilité immédiate et sans encombrement : Le message d'entrée traite du danger planant et du chaos visuel provoqué par les notes et les commentaires. L'astuce apparaît immédiatement et automatiquement dès que vous cliquez sur la cellule cible. Lorsque vous cliquez sur une autre cellule, la pointe disparaît. En conséquence, vous n’avez pas affaire à des pop-ups accidentels ou à des indicateurs encombrés.
• Structurellement stable : Étant donné que le message d'entrée est un paramètre de cellule intrinsèque, il ne s'agit pas d'un objet graphique flottant qui devient mal aligné si vous modifiez la structure de votre feuille de calcul. Il est également beaucoup plus difficile de le supprimer accidentellement.
• Véritablement résistant à l'impression : Le message d'entrée est un élément d'écran uniquement qui n'est jamais une option dans le menu d'impression. Cela signifie que vous n'avez pas à perdre de temps à organiser la configuration d'impression.
• Personnalisation professionnelle : La possibilité de définir un titre personnalisé ajoute une touche professionnelle et une clarté visuelle à votre instruction.
• Prépare le terrain pour la validation des données : La fonctionnalité située dans la boîte de dialogue Validation des données signifie que lorsque vous l'utilisez, vous êtes déjà au bon endroit pour appliquer les règles de saisie des cellules, ajouter des listes déroulantes dans la cellule et créer des messages d'erreur personnalisés via les autres onglets.

Conseil de pro : codez en couleur les cellules d'entrée

Pour tenir compte de l'absence d'indicateur visible dans les cellules contenant les messages d'entrée de validation des données, utilisez Go To Special pour ajouter un remplissage de cellule non invasif.

Appuyez sur Ctrl+G pour lancer la boîte de dialogue Aller à. Ensuite, appuyez sur Alt+S ou cliquez sur « Aller au spécial ». Ensuite, appuyez sur V pour sélectionner « Validation des données ».

Lorsque vous appuyez sur Entrée, toutes les cellules contenant les règles de validation des données sont sélectionnées.

À ce stade, appliquez une couleur de remplissage claire à l'aide de l'icône du pot de peinture dans l'onglet Accueil du ruban. Ce code couleur toutes les cellules avec des paramètres de validation des données, indiquant clairement quelles cellules nécessitent une saisie de l'utilisateur et contiennent donc une info-bulle de cellule contextuelle. C'est beaucoup plus propre qu'une étiquette colorée placée dans le coin de chaque cellule.

C'est également un bon moyen de garantir que votre feuille de calcul est véritablement conviviale : vous pouvez traiter toutes les cellules qui sont en surbrillance mais ne le faites pas contenir un message d’entrée de validation des données.

Bien que le message d'entrée soit idéal pour les conseils pédagogiques, il ne s'agit pas d'un remplacement universel. Tenez-vous-en aux notes si vous devez formater la pointe de votre cellule, car elles permettent le formatage du texte comme le gras et l'italique. D'un autre côté, tenez-vous-en aux commentaires si vous souhaitez créer des discussions qui rationalisent les décisions prises dans la feuille de calcul.