Comment Claude m'aide à gérer mon calendrier (mais ChatGPT trébuche !)
Sommaire
Résumé
- Tirez parti des fichiers IA et ICS pour gérer efficacement les données de calendrier, apporter des modifications et rationaliser l'organisation des événements.
- ChatGPT peut aider à créer du contenu texte pour les fichiers ICS, mais a du mal à traiter des fichiers volumineux à des fins d'analyse.
- Créez un système de gestion de calendrier transparent en exportant des fichiers ICS, en utilisant Claude pour traiter les données et en téléchargeant les modifications dans votre application de calendrier.
Votre calendrier est l'un de vos outils de productivité les plus puissants, mais il n'est efficace que si vous prenez le temps d'ajouter et de gérer tous vos événements. Malheureusement, cela peut devenir extrêmement fatiguant et carrément ennuyeux. Alors, l’IA peut-elle m’aider à automatiser et à rationaliser ce processus ?
Comment fonctionne mon système de gestion de calendrier alimenté par l'IA
L’un des meilleurs cas d’utilisation des LLM (Large Language Models) basés sur l’IA consiste à structurer un texte non organisé et à le rendre lisible par l’homme. J'ai réalisé que je pouvais exploiter cette fonctionnalité en lui faisant lire et comprendre les fichiers ICS, un format de fichier de calendrier universel pour stocker et partager les données des événements du calendrier.
Google Agenda, comme la plupart des autres applications de calendrier numérique, vous permet d'importer ou d'exporter des événements à l'aide de fichiers ICS. Même si ces fichiers peuvent sembler du charabia pour vous et moi, l’IA peut facilement les analyser et les comprendre. L'idée est donc :
- Exporter mon calendrier sous forme de fichier ICS.
- Partagez-le avec un chatbot IA comme Claude.
- Demandez à Claude de traiter toutes les données et de me donner un aperçu rapide.
- Dites à Claude de faire des changements et des ajustements.
- Créez un nouveau fichier ICS à l'aide de Claude.
- Importez-le dans mon calendrier.
La beauté de ce système est que vous pouvez apporter des modifications radicales à plusieurs événements à la fois (ajouter des descriptions, définir des rappels, ajuster des plages de dates), le tout sans cliquer sur des menus interminables. Dites simplement à Claude ce que vous voulez faire, et il s'occupera des parties fastidieuses.
Les problèmes liés à l'utilisation de ChatGPT
J'ai essayé ce système avec la version gratuite de ChatGPT et Claude. Alors que Claude a réussi avec brio, j'ai été confronté à de nombreux problèmes avec ChatGPT. Tout d’abord, j’ai essayé de télécharger le fichier ICS en pièce jointe, et cela a commencé à halluciner les événements de mon calendrier. Ensuite, j'ai copié-collé le contenu textuel du fichier ICS et ChatGPT a refusé de l'accepter en entrée. Je pense que le texte a dépassé la limite de longueur de message de ChatGPT.
J'ai donc réessayé avec ChatGPT Plus en utilisant le modèle GPT-4o et cette fois, j'ai pu saisir l'intégralité du fichier ICS sous forme de saisie de texte, mais le modèle a oublié l'invite (instructions) concernant la façon dont je voulais traiter les données. et n’a pas réussi à fournir le résultat souhaité. Cela peut être dû au fait que le fichier était trop volumineux, peut-être au-delà de la fenêtre contextuelle de ChatGPT.
Enfin, j'ai eu du succès avec les derniers modèles o1 et o1-mini, mais au moment de la rédaction de cet article, ils sont limités à 50 messages par semaine. Si vous avez déjà atteint votre limite, vous ne pourrez pas utiliser ce système.
En revanche, j'ai eu une bien meilleure expérience avec Claude. Même avec la version gratuite, le système fonctionnait parfaitement. J'ai détaillé comment vous pouvez reproduire ce système dans les sections suivantes.
Cela dit, ChatGPT reste une option viable si tout ce que vous souhaitez faire est de créer le contenu texte d'un fichier ICS que vous souhaitez importer dans votre calendrier. Le domaine où il a eu du mal était la lecture des fichiers ICS, en particulier les plus volumineux, pour l'analyse du calendrier.
Étape 1 : Les prérequis : exportez votre fichier ICS et insérez cette invite
Tout d’abord, exportons votre calendrier et récupérons le fichier ICS. Si vous utilisez Google Agenda comme moi, ouvrez-le dans votre navigateur (la version de l'application ne prend pas en charge les exportations d'agenda), cliquez sur « l'icône en forme de roue dentée » dans le coin supérieur droit de l'écran et cliquez sur « Paramètres ». Ensuite, dans la barre latérale gauche, cliquez sur « Importer et exporter » et enfin sur « Exporter ».
Cela téléchargera un fichier ZIP sur votre système. Décompressez le fichier pour accéder à tous les calendriers que vous avez exportés au format ICS. Maintenant, faites simplement glisser et déposez le(s) fichier(s) ICS dans la boîte de discussion de Claude pour l'ajouter en pièce jointe, copiez-collez l'invite suivante et regardez l'IA faire sa magie :
Voici l'invite que vous devez utiliser :
# Assistant d'analyse de calendrier et de planification interactive
Vous êtes un assistant expert en gestion de calendrier. Je fournirai mes données de calendrier au format ICS. Votre rôle est de m'aider à comprendre et à optimiser mon emploi du temps grâce à un dialogue interactif.
## 1. Aperçu initial du calendrier
– Fournir une liste détaillée de tous les événements à venir (30 prochains jours)
– Format : (Date) (Heure) – (Nom de l'événement) (Durée)
– Inclure les modèles récurrents et les détails de l'événement
– Mettez en surbrillance tous les attributs d'un événement spécial (participants, lieux, etc.)
## 2. Analyse du temps
– Identifiez tous les blocs de temps libre
– Notez les conflits d'horaire ou les transitions serrées
– Répertoriez les plages horaires marquées pour des activités spécifiques qui pourraient être réutilisées
– Afficher la répartition des événements à différents moments de la journée
## 3. Planifier des informations
– Signaler les modèles de planification
– Identifier les conflits d'horaire potentiels
– Notez les périodes inhabituellement chargées ou légères
– Mettez en évidence toutes les considérations de fuseau horaire
## 4. Phase de planification interactive
Posez des questions ciblées sur :
– Détails de l'événement (titre, description, durée)
– Préférences des participants
– Modèles récurrents
– Niveaux de priorité
– Besoins en temps tampon
– Considérations sur le fuseau horaire
– Exigences en matière de lieu/réunion virtuelle
– Liens avec des événements connexes
## 5. Modifications du calendrier
Après chaque modification suggérée :
– Confirmer les détails de la modification
– Renseignez-vous sur les événements ou dépendances connexes
– Vérifier les préférences de modèles récurrents
– Vérifiez si des modifications supplémentaires sont nécessaires
## 6. Génération ICS
Une fois les modifications finalisées :
– Générer des entrées complètes au format ICS
– Assurez-vous de me demander mon FUSEAU HORAIRE avant de continuer. Faites-moi savoir que si le FUSEAU HORAIRE approprié n'est pas mentionné, les heures des événements seront toutes perturbées dans le calendrier.
– Incluez tous les champs nécessaires (RÉSUMÉ, DESCRIPTION, LIEU, etc.)
– Maintenir un formatage approprié pour l'importation
**Remarque :** Restez concentré sur les événements futurs et sur la flexibilité des horaires. Les événements passés ne doivent être pris en compte que pour comprendre des modèles ou des engagements récurrents.
Lorsque je partage les données de mon calendrier, veuillez commencer par l'aperçu détaillé et attendre ma réponse avant de procéder aux suggestions ou aux modifications.
Étape 2 : Fournissez à Claude les détails de l'événement
Après avoir traité l'invite avec le contenu du fichier ICS, Claude vous donnera un aperçu détaillé de votre journée et vous recommandera les modifications que vous pouvez apporter pour mieux gérer votre temps.
Vous pouvez désormais engager une conversation avec Claude pour optimiser votre calendrier, ou vous pouvez directement donner des instructions spécifiques sur les événements de calendrier à modifier et les nouveaux à ajouter. Vous pouvez potentiellement faire un vidage de vos pensées et copier-coller des e-mails ou des messages dans le chat pour fournir à Claude un contexte supplémentaire. Il utilisera ensuite ces données pour générer une nouvelle routine pour vous, avec des événements récurrents et ponctuels, selon vos spécifications. Si vous aimez l'apparence de votre nouveau jour, semaine et mois, vous pouvez demander à Claude de le transformer en fichier ICS.
Désormais, Claude ne peut plus créer de fichier ICS à télécharger. Ce qu'il peut faire, cependant, c'est créer un artefact contenant le contenu textuel du fichier ICS. Vous pouvez appuyer sur le bouton de téléchargement de l'artefact pour le télécharger sous forme de fichier TXT sur votre PC.
Étape 3 : Téléchargez le fichier ICS sur Google Agenda (ou sur l'application de calendrier de votre choix)
Après avoir téléchargé le fichier TXT contenant les données du fichier ICS, ouvrez-le dans un éditeur de texte comme le Bloc-notes. Ensuite, allez dans Fichier > Enregistrer sous et ajoutez .ics à la fin du nom du fichier. Ensuite, sélectionnez Enregistrer sous le type sous « Tous les fichiers ». Cliquez sur « Enregistrer » et vous devriez voir un nouveau fichier ICS sur votre bureau.
Ouvrez maintenant l'application de calendrier de votre choix et importez le fichier ICS. Sur Google Agenda, accédez à Paramètres > Importer et exporter, puis dans la section Importer, cliquez sur « Sélectionner un fichier sur votre ordinateur », recherchez le fichier ICS que nous venons de créer, sélectionnez le calendrier dans lequel vous souhaitez l'importer et cliquez sur « Importer ». bouton. Vous devriez obtenir une fenêtre contextuelle indiquant que tous vos nouveaux événements de calendrier ont été ajoutés.
Et juste comme ça, votre agenda Google est désormais rempli avec tous les nouveaux événements. Chacun des événements est étiqueté avec les détails nécessaires, y compris des rappels pour vous assurer d'y arriver à temps.
Il convient de noter que les fichiers ICS ajouteront uniquement de nouveaux événements à votre calendrier et ne modifieront ni ne supprimeront ceux existants. Si vous souhaitez uniquement de nouveaux événements, vous pouvez créer un nouveau calendrier et y importer le fichier ICS. Vous pouvez ensuite basculer entre différents calendriers en fonction des événements auxquels vous souhaitez accéder. Cependant, si vous souhaitez supprimer tous vos anciens événements et les remplacer par de nouveaux, vous pouvez supprimer votre ancien calendrier, en créer un nouveau, puis y importer le fichier ICS.
Et voilà : un système simple mais puissant pour gérer votre calendrier à l’aide de l’IA. En demandant à Claude de lire et d'écrire des fichiers ICS, vous pouvez apporter des modifications radicales à plusieurs événements simplement en parlant de ce que vous voulez : plus besoin de cliquer sur des listes déroulantes et des fichiers texte sans fin pour mettre à jour manuellement chaque événement.
