Comment automatiser ma boîte de réception Outlook pour une efficacité maximale
Gérer manuellement l’afflux constant d’e-mails peut ressembler à un travail à temps plein. C'est pourquoi il est logique d'automatiser votre boîte de réception. Avec des fonctionnalités telles que les étapes rapides et les filtres de courrier électronique, vous pouvez rationaliser les tâches de routine et laisser Outlook faire le gros du travail. Voici comment automatiser ma boîte de réception Outlook.
Sommaire
1 Utiliser les étapes rapides
J'avais l'habitude d'effectuer manuellement les mêmes actions, comme archiver des e-mails, les marquer comme lus ou les déplacer vers des dossiers spécifiques, ce qui prenait du temps et des efforts. Pour simplifier le processus, j'ai commencé à utiliser des étapes rapides personnalisées, et depuis, la gestion des e-mails est remarquablement simple. Il me permet d'automatiser les tâches répétitives en quelques clics et de garder ma boîte de réception organisée.
Pour configurer Quick Steps dans Outlook, accédez à l'onglet « Accueil » et cliquez sur la flèche vers le bas dans le coin inférieur droit du groupe Quick Steps. Ensuite, cliquez sur « Nouveau », choisissez les actions que vous souhaitez automatiser et, si nécessaire, cliquez sur « Personnalisé » pour créer des étapes rapides personnalisées. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur « Terminer » et commencez à utiliser l'étape rapide pour automatiser les tâches.
2 Activer la boîte de réception ciblée
La fonctionnalité Focused Inbox a changé la donne pour garder une trace de mes e-mails importants. Avant de l’utiliser, les messages cruciaux étaient enfouis sous une pile de messages moins pertinents. Cette fonctionnalité divise désormais automatiquement ma boîte de réception en deux onglets : Concentré et Autre. L'onglet Focalisé contient les e-mails de contacts fréquents, tandis que les e-mails de moindre priorité sont triés dans l'onglet Autre.
Pour activer la boîte de réception ciblée, ouvrez Outlook et accédez à l'onglet « Affichage » dans le menu supérieur. À partir de là, cliquez sur « Afficher la boîte de réception ciblée ». Si Outlook égare un e-mail dans le mauvais onglet, cliquez dessus avec le bouton droit et déplacez-le vers le bon. Outlook ajustera son tri pour les futurs e-mails en fonction de vos préférences.
3 Créer des modèles d'e-mails
Lorsque j’ai commencé mon premier emploi, je perdais beaucoup de temps à rédiger à plusieurs reprises les mêmes types d’e-mails à partir de zéro. C'était une erreur de débutant, mais après avoir obtenu les conseils d'un collègue senior, j'ai créé des modèles pour les e-mails fréquemment utilisés. J'utilise des modèles pré-écrits, ce qui a rendu ma communication par courrier électronique beaucoup plus rapide et cohérente.
Pour créer un modèle dans Outlook, rédigez votre e-mail, y compris la ligne d'objet et le corps du texte, et laissez des espaces réservés tels que « Nom du destinataire » si nécessaire. Une fois terminé, cliquez sur « Fichier » dans la fenêtre de courrier électronique et choisissez « Enregistrer sous ». Dans la liste déroulante « Enregistrer sous le type », sélectionnez « Modèle Outlook » (*.oft) et enregistrez-le sous un nom mémorable.
4 Planifier des e-mails pour une livraison retardée
Microsoft Outlook vous permet de rédiger des e-mails maintenant et de planifier leur envoi plus tard, et je l'utilise depuis ma première semaine avec Outlook. Cette fonctionnalité m'aide à me coordonner facilement entre différents fuseaux horaires, à envoyer des rappels en temps opportun et à garantir que mes e-mails arrivent au bon moment.
Cela me permet également d'écrire des emails pendant mon temps libre et de les espacer dans la journée, facilitant ainsi la gestion des réponses. Pour planifier un e-mail dans Outlook, préparez votre e-mail, allez dans l'onglet « Options » dans la fenêtre de courrier électronique et cliquez sur « Différer la livraison » dans le groupe Plus d'options. Ensuite, cochez la case à côté de « Ne pas livrer avant » et sélectionnez la date et l'heure souhaitées.
Après cela, cliquez sur « Fermer » puis sur « Envoyer ». L'e-mail restera dans votre boîte d'envoi et sera automatiquement envoyé à l'heure prévue.
5 Profitez de la fonction de balayage
Sweep est un outil pratique mais souvent négligé pour gérer les e-mails répétitifs et indésirables. Je n’ai commencé à l’utiliser que bien plus tard que j’aurais dû. Cette fonctionnalité vous permet de supprimer, déplacer ou archiver rapidement de grandes quantités d'e-mails provenant d'expéditeurs spécifiques en quelques clics. Je l'utilise fréquemment pour supprimer les newsletters et les e-mails promotionnels de ma boîte de réception.
Pour utiliser la fonction Sweep, sélectionnez un e-mail de l'expéditeur que vous souhaitez gérer, puis recherchez le bouton « Sweep » dans l'onglet « Accueil ». Cliquez dessus pour ouvrir le menu déroulant et choisissez votre action préférée : déplacez tous les messages du dossier Boîte de réception, conservez uniquement le dernier message et supprimez le reste, supprimez tous les messages de la boîte de réception, ou plus.
Après avoir sélectionné votre action préférée, cliquez sur « OK ». Ensuite, attendez que le client Outlook traite votre demande.
6 Configurer des réponses automatiques lorsque vous êtes absent du bureau
Une fonctionnalité que je recommande toujours à tout le monde d'utiliser est la réponse automatique d'absence du bureau. Il informe les autres que vous n'êtes pas disponible, que ce soit pour un voyage d'affaires ou des vacances, et leur indique quand ils peuvent attendre une réponse. De cette façon, votre boîte de réception ne sera pas submergée d'e-mails et de suivis, et vous n'aurez pas à expliquer votre absence à votre retour.
Pour configurer des réponses automatiques dans Outlook, accédez à l'onglet « Fichier », cliquez sur « Réponses automatiques » et activez l'option « Envoyer des réponses automatiques ». Cochez la case « Envoyer uniquement pendant cette plage horaire » et définissez les dates/heures de début et de fin de votre absence. Vous pouvez même créer différents messages pour les personnes internes et externes à votre organisation.
Une fois terminé, cliquez sur « OK » et Outlook gérera les réponses automatiques pour vous pendant la période spécifiée.
7 Filtrer intelligemment les e-mails entrants
L'un des moyens les plus efficaces de rationaliser la gestion des e-mails consiste à filtrer intelligemment les messages entrants. J'ai mis en place des règles pour diriger les e-mails importants provenant de contacts spécifiques vers leur dossier, classer les moins importants séparément, signaler les e-mails contenant certains mots-clés, et plus encore. Avec ce filtrage, la plupart des e-mails vont directement à leurs emplacements désignés.
Pour créer des règles dans Outlook, accédez à l'onglet « Accueil », cliquez sur « Règles » et sélectionnez « Gérer les règles et les alertes ». Ensuite, cliquez sur « Nouvelle règle » et choisissez les critères selon lesquels vous souhaitez que vos e-mails soient automatiquement filtrés.
En plus des exemples mentionnés précédemment, vous pouvez définir des règles pour appliquer automatiquement les catégories, utiliser la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les e-mails importants, et bien plus encore.
8 Archiver automatiquement les anciens e-mails
L'un des moyens les plus efficaces de garder ma boîte de réception Outlook organisée consiste à utiliser la fonction d'archivage automatique. Avec Auto Archive, je peux déplacer automatiquement les e-mails de ma boîte de réception vers des dossiers désignés ou vers les archives en fonction d'intervalles de temps spécifiques. Cela évite que ma boîte de réception ne soit encombrée d’e-mails dont je n’ai plus besoin.
Si j'ai besoin d'accéder à des e-mails archivés, je peux facilement les retrouver dans leurs dossiers respectifs. Pour configurer l'archivage automatique dans Outlook, accédez à Fichier > Options. Ensuite, cliquez sur « Avancé » dans le volet de gauche, localisez la section Archivage automatique et cliquez sur « Paramètres d'archivage automatique ». À partir de là, vous pouvez choisir la fréquence à laquelle vous souhaitez que l'archivage automatique s'exécute (par exemple, tous les 7 ou 14 jours).
Vous pouvez également désigner un dossier spécifique pour l'archivage et configurer l'archivage automatique pour qu'il ne s'applique qu'à certains e-mails.
Voici quelques méthodes que j'utilise pour automatiser la gestion de ma messagerie dans Outlook. Ils aident à minimiser les efforts manuels et à éviter que ma boîte de réception ne soit encombrée. Si vous ne les avez pas encore essayés, vous manquez quelque chose. De plus, nous commettons souvent des erreurs involontaires dans Outlook qui peuvent compliquer la gestion de la boîte de réception, vous devriez donc essayer de les éviter.
