8 conseils de recherche Outlook pour trouver des e-mails instantanément
Rechercher un e-mail dans une boîte de réception débordante peut donner l’impression de chercher une aiguille dans une botte de foin. Cependant, l'utilisation intelligente des fonctionnalités de recherche d'Outlook vous permet de localiser rapidement ce dont vous avez besoin sans perdre de temps à trier le désordre. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils de recherche pour vous aider à trouver n'importe quel e-mail en quelques secondes.
Sommaire
1 Utilisez des mots-clés ou des expressions ciblés
Vous devez utiliser des mots-clés et des expressions ciblés pour vous assurer que votre recherche génère des e-mails pertinents. Utiliser des termes génériques comme plan ou rapport renverra trop de résultats, ce qui rendra difficile de tous les passer au crible. Affiner votre recherche avec des termes plus spécifiques, comme rapport annuel des ventes ou Plan d'octobrevous pouvez limiter les résultats aux e-mails les plus pertinents.
Je recommande également de mettre vos termes de recherche entre guillemets, car cela aide Outlook à trouver des correspondances exactes plutôt que des occurrences individuelles des mots. Par exemple, rechercher « rapport annuel des ventes » entre guillemets renverra des e-mails contenant cette phrase exacte plutôt que des instances distinctes de annuel, venteset rapport.
Cela facilite la recherche d'e-mails pertinents, mais soyez prudent : si la phrase ne correspond pas exactement au contenu, vous risquez de manquer le résultat que vous recherchez.
2 Tirer parti des opérateurs booléens
Comme Excel, la recherche Microsoft Outlook prend en charge plusieurs opérateurs booléens qui peuvent vous aider à affiner vos résultats de recherche. Ceux que j’utilise le plus souvent sont AND, OR et NOT. Avec l'opérateur AND, vous pouvez filtrer les e-mails contenant les deux termes de recherche ; avec OR, vous recevrez des e-mails contenant l'un ou l'autre des termes ; et avec NOT, vous pouvez exclure un terme spécifique.
Si vous souhaitez trouver des e-mails sur le salaire d'un employé spécifique, comme Jeanvous pouvez rechercher John ET salaireet Outlook n'affichera que les e-mails mentionnant les deux. Pour trouver des e-mails mentionnant soit notification ou annonceutiliser annonce OU notification. Si vous souhaitez rechercher des e-mails contenant des rapports mais exclure ceux liés au budget, vous pouvez utiliser rapport PAS de budget.
3 Filtrer par expéditeur ou destinataire
Vous pouvez filtrer les e-mails par expéditeur ou destinataire si vous vous souvenez de leur nom ou de leur adresse e-mail, ce qui constitue le moyen le plus rapide de localiser des e-mails spécifiques. Pour rechercher les e-mails que vous avez reçus de quelqu'un, utilisez de : nom ou adresse e-mail. Par exemple, si vous recherchez des e-mails de Joe, vous pouvez rechercher de : Joe ou de : joe@outlook.com. Outlook affichera alors uniquement les emails envoyés par Joe.
De plus, vous pouvez facilement retrouver les e-mails que vous avez envoyés à quelqu’un en utilisant son nom ou son adresse e-mail. Pour ce faire, utilisez à : nom ou adresse e-mail. Par exemple, la recherche à : Joe ou à : joe@outlook.com affichera tous les e-mails que vous avez envoyés à Joe. Lorsque vous avez plusieurs contacts portant le même nom, l’utilisation de l’adresse e-mail est généralement plus fiable.
4 Rechercher dans une plage de dates
Vous pouvez rechercher des e-mails dans une plage de dates spécifique si vous vous souvenez de la date à laquelle vous les avez reçus. Par exemple, pour filtrer les emails reçus dans la première quinzaine de janvier, vous pouvez taper reçu : 01/01..01/15. Vous pouvez également utiliser des expressions en langage naturel comme reçu : hierou reçu : le mois dernier. Pour rechercher les e-mails envoyés, remplacez simplement reçu avec envoyé.
Vous pouvez filtrer les e-mails d'un jour particulier en tapant reçu : 09/10. Pour exclure les e-mails d'une date précise, utilisez simplement un – signer avec le envoyé ou reçu opérateur. Pour combiner des plages de dates avec des mots-clés, tapez simplement d'abord le mot-clé, suivi de la plage de dates, et Outlook trouvera les e-mails reçus dans les dates spécifiées mentionnant ce mot-clé.
5 Localiser les e-mails avec pièces jointes
Outlook vous permet de filtrer les e-mails avec des pièces jointes. Si l'e-mail que vous recherchez contient une pièce jointe, vous pouvez effectuer une recherche par mot clé, type de pièce jointe, taille ou même nom de la pièce jointe. Pour trouver tous les e-mails avec pièces jointes, tapez simplement hasattachments: oui dans la barre de recherche. Pour filtrer les e-mails contenant des pièces jointes d'un contact spécifique, utilisez John a des pièces jointes : oui.
Pour filtrer les e-mails contenant un type de pièce jointe spécifique, tel qu'un PDF, vous pouvez utiliser hasattachments: oui pièce jointe: pdf. Vous pouvez également effectuer une recherche par taille de pièce jointe avec taille :>10 Mo. Si vous connaissez le nom exact du fichier, tapez pièce jointe : « nom_fichier.pdf » pour localiser l'e-mail contenant cette pièce jointe spécifique.
6 Utiliser les options de recherche avancées
La recherche avancée d'Outlook vous permet de combiner divers paramètres de recherche pour une expérience de recherche plus raffinée. Vous pouvez filtrer les e-mails par ligne d'objet, mots-clés, expéditeur ou destinataire, pièces jointes, date, etc. L'utilisation simultanée de plusieurs filtres vous aide à affiner les résultats et à trouver exactement ce que vous recherchez.
Chaque filtre supplémentaire que vous appliquez réduit le nombre d'e-mails à trier. Pour combiner plusieurs filtres avec cette fonctionnalité, cliquez sur la barre de recherche, puis cliquez sur les trois points horizontaux à l'extrême droite et choisissez Outils de recherche > Recherche avancée. Dans la boîte de dialogue qui apparaît, vous pouvez saisir autant de détails que possible pour affiner davantage vos résultats de recherche.
7 Enregistrez vos recherches fréquentes
Si vous recherchez fréquemment des e-mails en utilisant les mêmes critères, les dossiers de recherche personnalisés peuvent vous éviter de les recréer à chaque fois. Tout d’abord, définissez vos critères de recherche à l’aide de la barre de recherche pour vous assurer d’obtenir les bons résultats. Ensuite, allez dans Dossier > Nouveau dossier de recherche, sélectionnez « Créer un dossier de recherche personnalisé » et cliquez sur « Choisir ».
Ensuite, nommez votre dossier de recherche, cliquez sur « Critères », définissez les conditions spécifiques que vous avez définies précédemment et cliquez sur « OK ». Ce dossier apparaîtra maintenant dans le panneau de gauche. Pour rechercher des e-mails correspondant aux mêmes critères, cliquez sur le dossier de recherche et Outlook filtrera les e-mails, même les nouveaux que vous avez reçus récemment.
8 Filtrer les e-mails lus/non lus
Un filtre de recherche que je trouve particulièrement utile consiste à filtrer les e-mails en fonction de leur statut de lecture. Ma boîte de réception contient plus de 500 e-mails non lus et je dois presque toujours rechercher les e-mails importants que j'ai lus au moins une fois. En utilisant le lire : vrai filtre, Outlook affichera uniquement les e-mails qui répondent à d’autres critères et ont déjà été lus, excluant les e-mails non lus et affinant les résultats.
De même, si je laisse un email à lire plus tard et que je l'oublie, j'utilise lire : faux pour filtrer les e-mails non lus et appliquer des filtres de date ou d'autres filtres pour trouver le message spécifique. Lorsqu’ils sont utilisés intelligemment, les deux filtres peuvent réduire considérablement le nombre de résultats de recherche, surtout lorsqu’ils sont combinés avec d’autres critères de recherche.
Rechercher des e-mails pertinents dans une boîte de réception devenue un dépotoir peut s'avérer difficile. En apprenant ces conseils sur l'utilisation des outils de recherche d'Outlook, vous devriez désormais trouver beaucoup plus facile de localiser les e-mails dont vous avez besoin. En appliquant ces techniques, vous économiserez beaucoup de temps et d'efforts dans le processus.