7 fonctionnalités pratiques de Microsoft Excel que vous avez peut-être manquées

Parfois, lorsque vous utilisez des applications tous les jours, de nouvelles fonctionnalités peuvent passer inaperçues. Afin que vous soyez au courant des outils utiles pour vos feuilles de calcul, jetez un œil à ces fonctionnalités de Microsoft Excel que vous avez peut-être manquées.

1. Sparklines pour les petits graphiques rapides

Bien que vous puissiez créer de nombreux types de graphiques et de graphiques dans Excel, l’option sparkline est celle que vous pourriez ignorer. Avec lui, vous pouvez insérer un graphique utile dans une seule cellule sans vous distraire des données.

Sélectionnez la cellule où vous souhaitez ajouter le sparkline. Accédez à l’onglet Insertion et choisissez un graphique Ligne, Colonne ou Gain/Perte, selon le style souhaité, dans la section Sparklines du ruban.

Dans la fenêtre contextuelle, entrez la plage de cellules ou sélectionnez-la sur votre feuille pour remplir la zone Plage de données. Confirmez ou modifiez l’entrée dans la zone Plage d’emplacements pour le placement de la ligne sparkline. Cliquez sur OK. »

Vous aurez alors un petit graphique astucieux dans une cellule individuelle pour montrer rapidement un visuel de vos données sans toutes les peluches.

2. Validation des données pour éliminer les entrées incorrectes

Lorsque vous créez une feuille que d’autres personnes peuvent remplir ou collaborer sur une feuille de calcul, vous pouvez vous retrouver avec les mauvaises données aux mauvais endroits. Grâce à la validation des données, vous pouvez vous assurer que les informations que tout le monde saisit sont celles qui lui appartiennent.

Sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez ajouter la validation. Accédez à l’onglet Données et cliquez sur le bouton Validation des données dans la section Outils de données du ruban ou utilisez la flèche déroulante pour sélectionner cette option.

Lorsque la boîte s’ouvre, choisissez le type de validation que vous souhaitez utiliser. Vous pouvez sélectionner texte, date, heure, nombre entier, décimal, liste ou un type de données personnalisé. Complétez les champs restants selon le type de données que vous choisissez.

En option, vous pouvez utiliser les onglets Message d’entrée et Alerte d’erreur pour personnaliser l’instruction ou le message d’erreur. Cliquez sur « OK » lorsque vous avez terminé.

À l’avenir, lorsque quelqu’un ajoutera des données à cette cellule, il devra saisir les données qu’Excel attend lors de la validation. S’ils ne le font pas, ils recevront une erreur.

La fonction de validation des données est un excellent moyen de créer également des listes déroulantes dans votre feuille pour la saisie de données.

3. Barre d’état pour voir (et copier) les calculs sans formules

Vous voudrez peut-être faire un calcul rapide, comme additionner ou faire la moyenne de quelques nombres, mais vous n’avez pas nécessairement besoin de la formule ajoutée à votre feuille. À l’aide de la barre d’état, vous pouvez voir les calculs de manière simple et rapide.

Sélectionnez les cellules contenant les valeurs que vous souhaitez calculer. Ensuite, regardez la barre d’état. Vous verrez Somme, Moyenne, Minimum, Maximum et Compte.

Pour ajuster les calculs qui s’affichent dans la barre d’état, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et sélectionnez ceux que vous souhaitez cocher à côté.

Pour les utilisateurs de Windows, vous pouvez également copier une valeur directement à partir de la barre d’état. Sélectionnez simplement celui que vous voulez, et il sera placé dans votre presse-papiers. Vous pouvez ensuite l’insérer dans votre feuille ou la coller dans une autre application.

4. Flash Fill pour le remplissage des cellules

Si vous avez beaucoup de données à remplir, la fonction Flash Fill peut vous aider à le faire en reconnaissant des modèles. Par exemple, vous pouvez avoir une liste de noms et prénoms dans une seule colonne que vous souhaitez diviser en deux colonnes. En saisissant une seule donnée, Flash Fill peut remplir le reste.

Ajouter une donnée dans une cellule. Pour notre exemple, nous allons entrer le prénom. Ensuite, accédez à l’onglet Données et cliquez sur le bouton Remplissage Flash dans la section Outils de données du ruban.

Vous devriez voir Excel remplir le reste des cellules avec ces prénoms. Vous pouvez faire la même chose pour le nom de famille. Entrez-en un dans la cellule du haut et appuyez sur le bouton Flash Fill. Boum, un et c’est fait !

5. Supprimer les doublons en un clic

Les doublons se produisent. Cela est particulièrement vrai si vous importez des données dans Excel à partir d’une autre source. Vous devrez peut-être prendre du temps pour nettoyer les données répétitives. Dans Excel, vous pouvez supprimer les doublons en quelques secondes.

Sélectionnez les données que vous souhaitez évaluer pour les doublons. Accédez à l’onglet Données et cliquez sur le bouton Supprimer les doublons dans la section Outils de données du ruban.

Dans la boîte qui s’ouvre, confirmez les colonnes que vous souhaitez vérifier et cliquez sur « OK ».

Vous verrez alors vos doublons disparaître avec un message vous indiquant combien ont été supprimés.

6. Fenêtre de surveillance pour des résultats de formule rapides

Si vous avez un grand classeur avec de nombreuses feuilles et des tonnes de données, la fenêtre de surveillance vous aide à garder un œil sur vos formules. Plutôt que de rechercher ces résultats changeants dans vos feuilles de calcul et vos données, ajoutez simplement la formule à l’outil et visualisez rapidement les résultats.

Sélectionnez une cellule contenant la formule que vous souhaitez surveiller. Accédez à l’onglet Formules et sélectionnez « Watch Window » dans la section Formula Auditing du ruban.

Cliquez sur « Ajouter une montre » pour ajouter une formule à la liste.

Confirmez que la cellule sélectionnée est correcte et cliquez sur « Ajouter ».

Vous pouvez maintenant ouvrir la fenêtre de surveillance à partir de l’onglet Formules à tout moment pour voir les résultats changeants de vos formules sans les traquer.

7. Analysez les données sans le travail

Microsoft Excel fournit une fonctionnalité pratique pour analyser automatiquement vos données. Bien nommée, la fonction Analyser les données peut vous faire gagner du temps lorsque vous avez besoin d’une analyse rapide.

Sélectionnez la feuille avec laquelle vous souhaitez travailler et accédez à l’onglet Accueil. Cliquez sur « Analyser les données » dans la section Analyse du ruban.

Vous verrez une barre latérale ouverte sur la droite vous permettant de poser des questions sur vos données, de découvrir des informations, de voir des fréquences et des modèles et d’insérer des éléments tels que des graphiques et des tableaux croisés dynamiques.

Assurez-vous de faire défiler vers le bas de la barre latérale et cliquez sur le lien pour voir tous les résultats d’analyse disponibles pour vos données.

J’espère que ces fonctionnalités d’Excel sont quelques-unes que vous commencerez à utiliser pour gagner du temps, réduire les erreurs et suivre l’évolution de vos données. Si vous souhaitez continuer à apprendre ce dont tous les Excel sont capables, assurez-vous de consulter notre guide des fonctions de base d’Excel que tout le monde devrait connaître.