7 conseils Google Tâches que vous devez savoir

Google Tâches n'est pas seulement une application de liste de contrôle de base; Il s'agit d'une solution puissante, intuitive et parfaitement intégrée conçue pour apporter l'ordre à votre chaos numérique. Vous pouvez facilement transformer vos pensées éphémères, vos e-mails urgents et vos messages de chat importants en étapes exploitables que vous pouvez suivre, hiérarchiser et compléter.

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Transformer les e-mails en tâches

Souvent, tout en passant par votre boîte de réception, vous rencontrerez un e-mail qui nécessite une action – une réponse, une création de documents ou un suivi. Mais si vous ne le gérez pas immédiatement, il peut facilement être enterré sous de nouveaux messages entrants. C'est un problème courant et un tueur de productivité majeur.

Grâce à l'intégration Gmail sans couture de Google Tasks, vous pouvez convertir instantanément cet e-mail axé sur l'action en une tâche traçable, en le tirant de l'obscurité numérique et en le plaçant carrément sur votre liste de tâches. Par exemple, dans Gmail, ouvrez simplement l'e-mail que vous souhaitez transformer en tâche. Cliquez sur les trois points verticaux et recherchez l'icône Google Tâches ou ajoutez à l'option Tâches, puis cliquez dessus.

Une nouvelle entrée de tâche apparaîtra automatiquement dans votre barre latérale de tâches, pré-remplie du sujet de l'e-mail comme titre de tâche. Vous pouvez ensuite ajouter facilement des détails, définir une date d'échéance ou même créer des sous-tâches (plus à ce sujet sous peu!).

De plus, une chose que j'aime dans cette fonctionnalité, c'est que lorsque vous cliquez sur la tâche plus tard, cela vous ramène tout de suite à l'e-mail d'origine. Vous n'avez pas besoin de rechercher dans votre boîte de réception en essayant de trouver ce message important et de perdre votre temps.

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Ajouter des sous-tâches avec la date d'échéance

Je suis fan de créer des sous-tâches pour des tâches plus grandes et plus complexes. Pourquoi? Parce que cela garantit non seulement que la tâche globale semble moins écrasante, mais offre également une feuille de route claire pour l'exécution. Ce qui est encore mieux, c'est que les tâches Google vous permettent d'attribuer des dates d'échéance spécifiques à ces sous-tâches, ce qui est incroyablement utile pour des projets ou des tâches parasites avec plusieurs dépendances.

Pour ajouter des sous-tâches dans les tâches Google, sélectionnez d'abord la tâche d'origine que vous avez l'intention de décomposer. Ensuite, cliquez sur l'option Ajouter une sous-tâche dans les détails de la tâche. Une nouvelle ligne s'affichera où vous pouvez taper une description. Répétez ce processus pour ajouter autant de sous-tâches que nécessaire.

Pour attribuer une date d'échéance à une sous-tâche, cliquez simplement sur l'icône de date d'échéance à côté de la sous-tâche et choisissez la date et l'heure souhaitées.

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Ajouter des tâches de Google Chat

Vous êtes profondément dans un fil de chat Google avec votre équipe lorsque quelqu'un mentionne une tâche. Au lieu de changer les onglets pour le noter, vous pouvez créer la tâche sur place, encore une fois, grâce à l'intégration de Google Chat avec les tâches. C'est incroyablement utile – vous n'avez plus besoin de copier et de coller des informations ou d'essayer de vous rappeler d'où vient la demande.

Dans Google Chat, survolez le message contenant l'action que vous souhaitez capturer. Un petit menu apparaîtra. Recherchez l'option Ajouter aux tâches, cela pourrait être dans le menu Actions (trois points). Cliquez dessus, et comme avec les e-mails, une nouvelle entrée de tâche apparaîtra dans votre barre latérale Google Tâches, avec un lien vers la conversation originale.

De plus, si vous utilisez Google Chat Spaces, vous pouvez générer et affecter des tâches directement à partir de vos conversations. Ceci est idéal pour les projets de groupe ou les discussions d'équipe où les éléments d'action surviennent fréquemment.

Ouvrez l'application de chat et accédez à l'espace où vous collaborez. Recherchez l'onglet Tâches en haut, puis appuyez sur le bouton de la nouvelle tâche. Entrez un titre, ajoutez des détails si nécessaire, et voici la meilleure partie, vous pouvez attribuer la tâche à quiconque dans l'espace. Vous pouvez également définir une date et une heure, et Google enverra des rappels pour garder tout le monde sur la bonne voie.

Chaque fois que quelqu'un crée ou met à jour une tâche, tout le monde dans l'espace est informé. Si une tâche vous est affectée, elle apparaîtra également dans votre liste de tâches Google personnelle – vous ne le manquerez donc pas, même si vous ne vérifiez pas activement l'espace.

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Afficher les tâches dans Google Calendar

Une autre fonctionnalité qui m'aide à planifier mon temps efficacement et à m'assurer que mes tâches sont effectuées dans les délais est la possibilité d'afficher les tâches dans le calendrier Google. Cette intégration simple transforme votre liste de tâches en un calendrier visuel. Lorsque les tâches ont des dates d'échéance, elles apparaissent automatiquement dans votre calendrier.

Pour afficher vos tâches dans Google Calendar, ouvrez le calendrier et recherchez l'option Tâches dans la barre latérale. Assurez-vous que la case à côté des tâches est sélectionnée.

Vos tâches apparaîtront sur leurs dates d'échéance respectives. Vous pouvez également cliquer sur les tâches de la barre latérale pour voir une liste complète de toutes vos tâches.

Un avantage supplémentaire de cette intégration est la possibilité de faire glisser et déposer des tâches dans votre calendrier pour les reprogrammer. Si votre journée s'occupe de façon inattendue, déplacez simplement les tâches à un moment plus opportun, je n'ai pas besoin d'ouvrir les tâches Google séparément.

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Ajouter plus d'un rappel

Parfois, un rappel ne suffit pas. Nous avons tous des tâches ou des événements critiques qui nécessitent une attention à plusieurs intervalles, comme planifier à l'avance pour les anniversaires ou les délais de projet.

Native, Google Tâches ne prend pas en charge plusieurs rappels pour une seule tâche. Pourtant, vous pouvez contourner cela en créant des tâches en double avec différents temps de rappel. Ouvrez simplement la tâche, ajoutez plusieurs sous-tâches et affectez différentes dates et heures à chacun.

Alternativement, vous pouvez ignorer les tâches Google entièrement et créer un événement dans Google Calendar avec les mêmes détails que la tâche. Vous pourrez définir plusieurs notifications à différents intervalles. Gardez à l'esprit, cependant, que cet événement apparaîtra dans votre calendrier, pas votre liste de tâches Google.

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Créer des tâches à l'aide de Google Gemini

L'assistant AI de Google, Gemini (anciennement connu sous le nom de Bard), apporte une nouvelle dimension à la gestion des tâches en vous permettant de créer des tâches en utilisant le langage naturel. Cette fonctionnalité est parfaite pour capturer rapidement des tâches lorsque vous multitâche ou ne souhaitez pas naviguer dans les applications.

Pour créer des tâches à l'aide de Gemini, ouvrez simplement l'assistant et dites ou tapez quelque chose comme « Créez une tâche pour terminer le rapport trimestriel d'ici vendredi » ou « Rappelez-moi d'acheter des produits d'épicerie demain après-midi ».

C'est ça! Gemini ajoutera la tâche à votre liste de tâches Google. Vous pouvez également utiliser des Gemini pour créer plusieurs tâches en une seule fois.

Google Tâches Mobile Widget, c'est comme avoir une mini version de votre liste de tâches vivant directement sur l'écran d'accueil de votre téléphone. Il offre une visibilité instantanée et un accès rapide sans avoir besoin d'ouvrir une application autonome. Vous pouvez jeter un coup d'œil à votre écran d'accueil pour voir quelle est la prochaine étape, ou appuyez sur un bouton pour ajouter rapidement une nouvelle tâche ou marquer un comme complet.

Pour configurer le widget sur votre appareil Android ou iOS, appuyez sur une zone vide de votre écran d'accueil, choisissez des widgets et faites défiler pour trouver le widget Google Tâches. Enfin, faites-le glisser vers l'emplacement souhaité et redimensionnez au besoin.

Une fois ajouté, vos tâches à venir seront affichées en bonne place. Le widget vous permet d'ajouter de nouvelles tâches ou de les marquer avec juste un robinet.

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À ce jour, vous avez vu comment Google Tâches peut faire bien plus que contenir une simple liste de tâches, et lorsque vous apportez le calendrier Google dans le mélange, tout commence à fonctionner en harmonie. Les utiliser ensemble signifie que vous ne répertoriez pas seulement les tâches, vous prévoyez réellement quand les attaquer. Vous obtenez une vue claire de votre journée, semaine ou mois, avec tout, des petits rappels aux grandes délais, où vous pouvez le voir.