6 Hacks Excel pour élever votre jeu de feuille de calcul

Que vous cherchiez à augmenter votre efficacité de feuille de calcul, à élever vos capacités d'analyse des données ou à améliorer vos prospects de carrière, l'apprentissage de nouvelles astuces dans Microsoft Excel est sûr de vous aider en cours de route. Alors, ajoutez ces six hacks Excel à votre boîte à outils aujourd'hui.

6

Ajouter un graphique à barres sans insérer de graphiques

L'une des premières choses que nous avons enseignées dans les classes Excel à l'école est de savoir comment utiliser les données pour créer un graphique. Bien qu'il s'agisse d'une compétence inestimable à avoir dans votre arsenal, il est parfois plus utile de visualiser vos données sans les cloches et les sifflets attachés aux graphiques Excel.

Dans cet exemple, le graphique des barres occupe trop d'espace et les barres ne s'alignent pas avec les lignes de feuille de calcul.

C'est là que la mise en forme conditionnelle et la fonction REPT sont utiles. Explorons ces deux hacks individuellement.

Création de graphiques à barres en utilisant la mise en forme conditionnelle

Pour créer des graphiques à barres à cellules à l'aide de la mise en forme conditionnelle, sélectionnez les cellules contenant les valeurs, et dans l'onglet Home sur le ruban, cliquez sur «Formatage conditionnel».

Ensuite, survolez les «barres de données» et sélectionnez un type de remplissage.

Maintenant, les cellules que vous avez sélectionnées sont partiellement remplies en fonction de leurs valeurs relatives dans l'ensemble de données. La valeur la plus importante est représentée par une cellule entièrement remplie, tandis que seuls les zéros seront complètement vides.

De plus, si les valeurs changent, il en va de même pour les longueurs des barres de données.

Cependant, peut-être que vous voulez que les barres de données soient près de les cellules contenant les valeurs. Dans la capture d'écran ci-dessus, cela signifierait que la colonne B contient les valeurs, et la colonne C contient les barres de données. Pour ce faire, d'abord, sélectionnez la cellule C2, type:

=B2

et appuyez sur Ctrl + Entrez pour rester dans la même cellule.

Maintenant, double-cliquez sur la poignée de remplissage pour dupliquer la formule dans la colonne.

Ensuite, sélectionnez les valeurs dupliquées que vous venez de générer et appuyez sur Ctrl + 1 pour ouvrir la boîte de dialogue Format Cellules. Ensuite, dans l'onglet Numéro, cliquez sur « Custom », tapez ;;;; (trois demi-colons) dans le champ de texte, et cliquez sur « OK ».

Même si les cellules de la colonne C semblent vides, elles contiennent toujours les valeurs que vous avez dues à la colonne B plus tôt – elles sont juste invisibles.

Maintenant, appliquez les barres de données de formatage conditionnel aux cellules contenant les valeurs invisibles.

Création de graphiques à barres à l'aide de la fonction rept

Une autre façon de créer des graphiques à barres à cellules est d'utiliser la fonction REPT, qui répète un caractère spécifié un nombre de fois donné.

Dans la cellule à côté de la première valeur que vous souhaitez visualiser, tapez:

=REPT("|",x)

et appuyez sur Ctrl + Entrée.

Dans cette formule, « | » Le caractère vertical des glyphes (enfermé en doubles citations) est souvent accessible en appuyant sur Shift ou FN en même temps que la clé pertinente, et x est une référence à une cellule contenant une valeur numérique. Ici, la formule fait référence à la cellule B2 et renvoie ainsi 14 glyphes verticaux.

Si les valeurs que vous visualisez sont des pourcentages, ajouter * 100 à la formule à l'intérieur de la parenthèse de clôture.

Double-cliquez sur la poignée de remplissage de cette cellule pour répéter la formule dans la colonne.

À l'heure actuelle, les données sont visualisées comme un graphique de décompte, car les polices par défaut dans Excel placent de petits espaces entre chaque caractère. Pour résoudre ce problème, sélectionnez les cellules pertinentes et dans l'onglet Home sur le ruban, sélectionnez une police de caractères qui ne sépare pas les caractères avec un espace, comme « pochoir » ou « Playbill ».

Lorsque les barres de données s'adaptent à la largeur de la colonne, les graphiques à barres créés à l'aide de la fonction REPT se développent ou contractent dynamiquement, quelle que soit la largeur des cellules qu'ils occupent.

Utilisez les paramètres du groupe de polices de l'onglet Home pour modifier la couleur et la taille des barres créées via la fonction Rept.

5

Déboguez vos formules avec des précédents et des personnes à charge

J'ai perdu le compte du nombre d'e-mails que j'ai reçues de collègues et de lecteurs me demandant pourquoi leurs formules de feuille de calcul Excel ne fonctionnent pas. La plupart du temps, j'ai résolu le problème en quelques secondes en traçant des précédents et des personnes à charge.

Avant de vous montrer un exemple, permettez-moi de prendre un moment pour expliquer ce que je veux dire par précédents et personnes à charge:

• Précédents: Ce sont des cellules qui contribuent à la valeur d'une cellule. Par exemple, si la formule de la cellule C1 est = sum (a1 + b1), les précédents de la cellule C1 sont les cellules A1 et B1.
• Tentes à charge: Ce sont des cellules qui utilisent la valeur d'une cellule. En utilisant le même exemple, la cellule C1 dépend des cellules A1 et B1.

Voyons cela en action dans un exemple très simple. Imaginez que vous avez créé une formule dans la cellule B1 qui était censée moyenne les valeurs des cellules A1 à A10. Cependant, vous vous rendez compte plus tard que le résultat n'est pas ce que vous attendiez.

Pour déboguer cette formule, sélectionnez la cellule contenant la formule, et dans l'onglet Formules du ruban, cliquez sur « Trace Précédents ».

Tout de suite, les flèches vous disent que les cellules précédentes sont des cellules A1 et A2, révélant que vous avez accidentellement oublié d'inclure la cellule A3 dans la formule.

De même, vous pouvez sélectionner chaque cellule de la colonne A et cliquer sur « Trace les personnes à charge » pour voir quelles cellules utilisent sa valeur dans une formule.

Pour effacer votre feuille de calcul des flèches indiquant le précédent et les cellules dépendantes, cliquez sur «Retirer les flèches».

4

Créer et utiliser des listes personnalisées

Microsoft Excel reconnaît que si vous tapez Lun Dans la cellule A1, vous êtes susceptible de taper Mar Dans la cellule A2, Épouser dans la cellule A3, et ainsi de suite. En conséquence, vous pouvez cliquer et faire glisser la poignée de remplissage pour compléter automatiquement cette liste.

Il en va de même pour les mois de l'année: si vous tapez JanExcel suppose que la prochaine valeur sera Fév Lorsque vous cliquez et faites glisser la poignée de remplissage vers le bas.

La poignée de remplissage fonctionne à la fois des colonnes en bas et entre les lignes.

Vous pouvez profiter de cette automatisation en créant vos propres listes personnalisées.

Par exemple, imaginez que vous travaillez pour la Premier League en Angleterre, et vous vous retrouvez toujours à taper les noms d'équipe manuellement. Arrêtez-vous là, car vous pouvez faire Excel faire le travail dur pour vous.

Tout d'abord, tapez la liste une fois entière dans une feuille de calcul Excel ou importez-la à partir d'une autre source.

Assurez-vous que la liste est triée dans un ordre mémorable, comme par ordre alphabétique ou chronologiquement. Cela facilitera la mémorisation du premier élément de la liste dans les étapes ultérieures.

Ensuite, cliquez sur « Fichier » et sur l'écran d'accueil Excel, cliquez sur « Options ».

Maintenant, sélectionnez « Advanced » dans le menu de gauche, et faites défiler vers le bas pour trouver et cliquer sur « Modifier les listes personnalisées ».

Ensuite, cliquez sur le champ vide « Importer la liste à partir des autres cellules », sélectionnez les cellules contenant la liste que vous souhaitez créer et cliquez sur « Importer ».

Une fois que vous avez importé la liste, fermez les deux boîtes de dialogue en cliquant deux fois sur « OK ».

Enfin, accédez à la feuille de calcul où vous souhaitez générer la liste, tapez le premier élément et cliquez sur la poignée de remplissage jusqu'à ce que tous les éléments de la liste soient affichés.

Si vous faites glisser la poignée de remplissage au-delà du nombre de cellules requises pour la liste, la liste recommencera et les éléments seront répétés.

3

Gagnez du temps en utilisant le volet de navigation

Naviguer entre les onglets de feuille de calcul dans le menu horizontal en bas de la fenêtre Excel peut prendre du temps et frustrant, surtout s'il y a beaucoup de feuilles de calcul dans le classeur.

Une façon de surmonter ce problème est de cliquer avec le bouton droit sur les flèches de navigation dans le coin inférieur gauche sous la zone cellulaire pour lancer une liste verticale des noms de feuille de calcul.

Cependant, ma méthode préférée consiste à utiliser le volet de navigation d'Excel. En effet, en plus d'afficher les noms de feuilles de calcul, il répertorie les tables, les graphiques, les gammes nommées et autres éléments de chaque feuille de travail, agissant essentiellement comme un menu dynamique de tout dans votre classeur.

Pour activer le volet de navigation, ouvrez l'onglet « Afficher » sur le ruban et cliquez sur « Navigation ».

Maintenant, dans le volet de navigation, cliquez sur l'une des feuilles pour y sauter directement ou cliquez sur les flèches à côté des noms de feuilles pour accéder à un élément spécifique.

Cliquez avec le bouton droit sur une feuille, un graphique ou une table dans le volet de navigation pour le renommer. De plus, si vous ne vous souvenez pas de l'emplacement d'un élément particulier, recherchez-le dans la barre de recherche en haut du volet.

2

Correction de la mise en forme du pourcentage brisé

Si vous avez déjà essayé de changer un numéro entier en un pourcentage de Microsoft Excel, vous saurez trop bien que le programme ne le facilite pas.

Par exemple, imaginez que vous avez reçu cette feuille de calcul et que vous souhaitez transformer les valeurs de la colonne B en pourcentages.

Si vous sélectionnez les cellules pertinentes et cliquez sur « pourcentage » dans le groupe numérique de l'onglet Home sur le ruban, car les valeurs sont des nombres entiers, ils se convertiront en valeurs de pourcentage plus grandes que vous espériez.

Pour surmonter ce problème, avec les nombres entiers dans leur format d'origine, tapez 1% dans une cellule vide et appuyez sur Ctrl + C pour le copier.

Maintenant, sélectionnez les cellules contenant les valeurs que vous souhaitez convertir à partir de nombres entiers en pourcentages et appuyez sur Ctrl + Alt + V pour lancer la boîte de dialogue spéciale de la pâte. Ensuite, appuyez sur M pour activer l'opération de multiplication et appuyez sur Entrée.

Maintenant, tous les nombres entiers sont convertis en pourcentages prévus.

À ce stade, vous pouvez effacer la cellule d'influenceur, car elle n'est plus liée aux valeurs de la colonne B.

1

Capturer des instantanés dynamiques de vos données

Si vous créez un tableau de bord de données clés, cet outil est celui que vous ne pouvez tout simplement pas négliger. La pâte d'Excel en tant qu'outil d'image lié vous permet de dupliquer un ensemble de données en tant qu'image, ce qui signifie que vous pouvez le formater et le repositionner afin qu'il ressemble à la pièce. De plus, l'image collée est dynamique, ce qui signifie qu'elle met à jour pour refléter toute modification des données d'origine.

Pour utiliser cet outil, sélectionnez d'abord la plage de cellules contenant les données que vous souhaitez capturer et appuyez sur Ctrl + C.

Maintenant, dirigez-vous vers la feuille où vous souhaitez que l'image dynamique de vos données soit insérée, et cliquez sur la flèche en bas « Coller » dans l'onglet Home sur le ruban. Enfin, trouvez et cliquez sur l'icône qui ressemble à un presse-papiers avec une chaîne liée et une image.

Contrairement aux images normales, ceux créés à l'aide de la pâte comme outil d'image lié sont dynamiques, ce qui signifie qu'ils mettent à jour pour refléter tout changement dans les données d'origine. En même temps, ils se comportent comme des images normales en termes de positionnement, de redimensionnement et de formatage. En effet, vous pouvez cliquer et faire glisser l'image pour le déplacer (ou les poignées autour du bord pour la redimensionner), et reformater l'image en la sélectionnant et en vous dirigeant vers l'onglet « Format d'image » sur le ruban.

Décochez « Gridlines » dans l'onglet Affichage du ruban pour ajouter de la clarté à l'image collée.

Pour dupliquer d'autres éléments – comme des graphiques ou des tables formatés – comme une image, utilisez l'outil de caméra peu connu d'Excel.

---

Maintenant que vous avez ramassé des conseils Excel pratiques, déterminez votre niveau d'expertise en passant les tests de compétences en geek pour débutant, intermédiaire et avancé!