6 habitudes de formatage Microsoft Excel que vous devez abandonner

Il y a une fine ligne entre une feuille de calcul Microsoft Excel bien formulée et une feuille de travail qui est pleine de problèmes qui prennent du temps à résoudre. Que vous soyez un débutant Excel ou un pro chevronné, éviter ces habitudes de formatage accélérera finalement votre flux de travail et vous assurera que votre feuille de calcul fonctionne comme prévu.

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Fusion de cellules

Imaginez ceci: vous avez une ligne dans Excel où les mêmes données s'appliquent à chaque cellule. Plutôt que de répéter la même valeur plusieurs fois, vous décidez de cliquer sur « fusionner et centrer » dans l'onglet Home sur le ruban.

Cela a fière allure, non? Cependant, la mise en forme de vos données de cette manière est une façon Sfouurefire de vous donner à vous, à vous-même, à vos collègues un mal de tête sur toute la ligne.

Microsoft Excel fonctionne mieux lorsque vous avez une grille cohérente de cellules individuelles placées dans des rangées et des colonnes, donc la fusion des cellules perturbe cette structure de feuille de calcul.

Par exemple, si vous ajoutez des boutons de filtre à la ligne supérieure de vos données contenant des cellules fusionnées et essayez de trier ces données à l'aide de ces boutons, vous verrez un message d'erreur. Il en va de même si vous cliquez sur « Trier » dans l'onglet Données sur le ruban.

Vous aurez également face à un problème similaire si vous essayez de coller les données d'une ligne non fusionnée à une ligne fusionnée.

Si vous avez du mal à abandonner cette habitude, formaz vos données comme une table Excel. Dès que vous faites cela, Excel gris l'option Merge and Center dans le ruban, car le programme sait que cet outil est une recette de catastrophe dans des données correctement formatées.

Heureusement, il existe un autre moyen d'obtenir un résultat de formatage similaire sans envoyer Excel dans une frénésie: le centre à travers l'outil de sélection.

Tout d'abord, sélectionnez les cellules que vous auriez déjà fusionnées et cliquez sur l'icône du lanceur de la boîte de dialogue dans le coin inférieur droit du groupe d'alignement dans l'onglet Home. Alternativement, appuyez sur Ctrl + 1 et appuyez sur la touche flèche droite.

Ensuite, développez le menu déroulant « horizontal » et cliquez sur « Centre à travers la sélection ». Ensuite, cliquez sur « OK ».

Maintenant, bien que les cellules semblent avoir fusionnées, leur structure et leur intégrité ont été préservées. En conséquence, vous pouvez utiliser les filtres et copier et coller les données entre les lignes sans déclencher de messages d'erreur.

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Nombres d'alignement central et gauche

Lorsque vous entrez du texte dans une cellule de Microsoft Excel, il s'aligne sur la gauche, et lorsque vous entrez une valeur numérique, il s'aligne à droite.

En conséquence, vous pouvez choisir de renseigner à gauche les cellules contenant des nombres pour rendre votre feuille de calcul plus rangée. D'un autre côté, vous pouvez sélectionner toutes les cellules et appliquer un alignement central sur tout ce qui est dans votre feuille de calcul.

Mais arrêtez-vous là! Il y a de bonnes raisons pour lesquelles Excel place automatiquement les valeurs numériques à droite d'une cellule.

D'une part, avoir tous les chiffres alignés à droite les rend plus faciles à lire et à comparer que lorsqu'ils sont alignés au centre.

Pour améliorer la lisibilité de vos chiffres alignés à droite, assurez-vous que tous les chiffres d'une colonne ont le même nombre de décimales.

D'un autre côté, les nombres alignés à droite facilitent la différenciation des différents types de données. Par exemple, si votre feuille de calcul est automatiquement à gauche ce que vous pensez être un nombre, il y a de fortes chances qu'elle soit formatée en texte, ce qui signifie que des formules faisant référence à cette cellule ne fonctionneront pas comme prévu.

Alors, évitez la tentation de modifier l'alignement des valeurs numériques dans votre feuille de calcul!

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Ne pas utiliser un format de date reconnu

Lorsque vous entrez une valeur dans une cellule que Excel reconnaît comme une date, le format numérique dans le groupe de nombres de l'onglet Home passera à la date ou à la coutume.

Cependant, s'il vous indique que la cellule a toujours un formatage général, cela signifie que ce que vous avez entré est reconnu comme texte. En conséquence, vous ne pourrez pas utiliser la valeur dans les formules, comme l'élaboration de la différence entre deux dates.

Pour résoudre ce problème, d'abord, effacez la cellule en la sélectionnant et en appuyant sur Supprimer. Ensuite, appuyez sur Ctrl + 1 pour lancer la boîte de dialogue Format Cellules, puis cliquez sur « Date » dans la liste de catégorie de l'onglet Nombre. Là, vous verrez les différentes options de formatage de date que vous pouvez sélectionner pour forcer Excel à voir votre valeur comme une date.

Sélectionnez un emplacement dans le menu déroulant des paramètres régionaux pour afficher les formats de date appropriés pour votre région.

Alternativement, cliquez sur « Custom » dans la liste des catégories et choisissez l'une des options de la liste ou tapez une combinaison différente de Y, M et D pour représenter les années, les mois et les jours respectivement:

Après avoir cliqué sur « OK », tapez la date à l'aide de la structure que vous avez sélectionnée ou créée, et Excel reconnaîtra correctement le format de numéro.

Le même conseil s'applique aux temps de Microsoft Excel – s'assurez toujours qu'ils sont correctement formatés, afin que vous puissiez les utiliser dans les calculs si nécessaire.

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Colonnes ou lignes entières remplissant les couleurs

Dans cette capture d'écran, l'ensemble de la colonne D est formaté manuellement avec un remplissage de cellules bleues pour indiquer qu'il contient les totaux.

Cependant, cela signifie que vous avez plus de cellules que nécessaire, ce qui rend votre feuille de calcul en désordre et ralentit sa vitesse de traitement.

De plus, si vous sélectionnez certaines cellules dans la colonne colorée et que vous les déplacez vers le droit d'insérer plus de données, le formatage sera biaisé.

La meilleure alternative consiste à formater vos données en tant que table Excel et à ajuster la conception du tableau pour gras de la colonne la plus à droite.

Pour ce faire, sélectionnez les données et dans l'onglet Home sur le ruban, cliquez sur « Format en tant que table ».

Ensuite, sélectionnez une cellule dans la table, ouvrez l'onglet « CONCEPTION DE TABLE » et vérifiez « Dernière colonne » dans le groupe Options Style Table Style pour gras la colonne totale. Vous pouvez également sélectionner les données et augmenter la taille de la police pour plus d'accent.

Cependant, si vos données contiennent un tableau dynamique, cette méthode ne fonctionnera pas car les tables Excel ne peuvent pas accueillir des tableaux renversés. En outre, vous voudrez peut-être souligner une autre colonne.

Dans ces scénarios, utilisez la mise en forme conditionnelle. Dans cet exemple, vous voulez que la cellule de la colonne E devienne bleue lorsqu'il y a un nombre dans la colonne A de la ligne correspondante.

Sélectionnez donc l'ensemble de la colonne E en cliquant sur l'en-tête de la colonne et dans l'onglet Home sur le ruban, cliquez sur Formatage conditionnel> Nouvelle règle.

Ensuite, cliquez sur «Utiliser une formule pour déterminer les cellules à formater» et dans le champ de formule vide, tapez:

=ISNUMBER($A1)

Ensuite, cliquez sur « Format » pour sélectionner la couleur de remplissage, puis cliquez sur « OK » pour fermer les boîtes de dialogue.

Parce que vous avez dit à Excel de colorer les cellules sélectionnées lorsque la valeur de la colonne A est un nombre, seules les cellules pertinentes sont colorées et lorsque vous ajoutez plus de données à la colonne A, la cellule correspondante de la colonne E adopte ce formatage.

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En utilisant différentes polices

Lorsque vous enseignez aux gens à utiliser Excel, je souligne toujours l'importance de la cohérence, et cela est particulièrement vrai en ce qui concerne la sélection des polices.

Le mélange des polices de caractères dans Excel fait paraître la feuille de calcul encombrée, désorganisée et non professionnelle, et peut présenter des défis pour les personnes ayant des difficultés de lecture.

Au lieu de cela, choisissez une seule police sans-serif qui est facile à lire, se différencie clairement entre les lettres et les nombres qui pourraient se ressembler dans d'autres polices et qui ne sont pas trop stylistiques. APTOS, Arial, Tahoma et Verdana sont de bons choix pour les feuilles de calcul lisibles et professionnelles.

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Formatage des tables manuellement

Dans Microsoft Excel, vous pouvez appliquer le formatage manuel aux données pour augmenter sa lisibilité et faire ressortir certaines valeurs.

Dans cet exemple, une bordure a été ajoutée entre les lignes 1 et 2, les valeurs de la colonne C sont audacieuses et toutes les autres lignes ont été remplies grises.

Cependant, si vous vouliez ajouter des données à la ligne 13 ou à la colonne D, vous devrez dupliquer le formatage manuellement.

De plus, si vous deviez insérer une nouvelle ligne au milieu des données, le formatage des lignes à bandes serait hors ligne.

En fait, la mise en forme manuelle de votre table pourrait causer de nombreux autres problèmes sur toute la ligne, qui prendraient le temps de réparer.

Au lieu de cela, sélectionnez vos données non formatées et dans l'onglet Home sur le ruban, cliquez sur «Format en tant que table».

Ensuite, dans la boîte de dialogue Créer la table, assurez-vous que les cellules correctes sont sélectionnées, cochez « ma table a des en-têtes » Si tel est le cas, et cliquez sur « OK ».

Maintenant, vos données sont reformatées en tant que table Excel, et dans l'onglet de conception de la table, vous pouvez ajouter et supprimer des bandes de lignes, des boutons de filtrage, une ligne totale et diverses autres options.

De plus, lorsque vous ajoutez plus de lignes et de colonnes en cliquant et en faisant glisser la poignée de remplissage de la table dans le coin inférieur droit, tout format de table sera automatiquement appliqué à ces nouvelles cellules.

Si vos données contiennent des tableaux renversés, vous ne pouvez pas les formater en tant que table Excel. Dans ce scénario, gardez le formatage de la table manuelle au minimum, comme l'utilisation de la police en gras dans les en-têtes de colonne. De plus, plutôt que de colorier des lignes ou des colonnes entières pour les rendre plus faciles à lire, cliquez sur « Focus Cell » dans l'onglet Voir sur le ruban.

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En fin de compte, lorsque vous utilisez Microsoft Excel, visez à rendre votre feuille de calcul facile à lire et à vos données faciles à manipuler. Éviter les habitudes de mise en forme discutées dans cet article contribuera grandement à vous aider à y parvenir.