4 Astuces spéciales coller qui vous feront gagner du temps dans Microsoft Excel

Paste Special est un outil sous-estimé dans Microsoft Excel, de nombreuses personnes ne l'utilisant que pour coller les valeurs. Mais ça peut faire beaucoup plus que ça! Que ce soit la première fois que vous avez entendu parler de Coller Special ou que vous êtes un Excel Pro chevronné, ces conseils et astuces sont garantis pour vous faire gagner beaucoup de temps.

Le raccourci clavier pour Paste Special dans Microsoft Excel 365 (la version utilisée dans cet article) et Microsoft Excel 2024 est Ctrl + Alt + V. Cependant, dans les anciennes versions, le raccourci clavier est Ctrl + Shift + V.

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Augmenter ou diminuer de nombreuses valeurs du même montant

Vous pouvez utiliser Paste Special pour apporter des modifications en gros des valeurs dans votre feuille de calcul Microsoft Excel.

Dans cet exemple, disons que vous avez utilisé XLookup pour retourner les notes des étudiants en fonction des seuils de la table de recherche.

Cependant, vous vous rendez compte plus tard que les limites de grade sont trop strictes, vous voulez donc réduire tous les seuils de trois points.

Au lieu de le faire manuellement, vous pouvez faire une somme simple dans une autre colonne, avant de remplacer les anciens seuils par les nouveaux. Cependant, cette méthode prendra trop de temps, surtout lorsque vous pouvez utiliser Paste Special pour faire la même chose en moins d'étapes.

Tout d'abord, dans une cellule vide, tapez 3comme c'est la diminution que vous souhaitez appliquer à tous les seuils. Ensuite, appuyez sur Ctrl + C pour copier cette cellule.

Ensuite, avec la cellule d'influenceur encore copiée, sélectionnez toutes les cellules contenant les valeurs que vous souhaitez augmenter ou diminuer, et appuyez sur Ctrl + Alt + V pour lancer la boîte de dialogue spéciale de la pâte.

La boîte de dialogue diffère selon ce que vous avez copié et sélectionné. Par exemple, lors de la duplication du formatage d'un graphique à un autre graphique, vous n'avez que trois options: coller tous, formats coller et coller des formules.

Maintenant, appuyez sur les touches qui correspondent aux caractères soulignés dans les actions que vous souhaitez effectuer. Dans ce cas, vous souhaitez effectuer l'opération de soustraction, donc appuyez sur S, et vous souhaitez seulement copier la valeur (pas le formatage), alors appuyez sur V.

Enfin, lorsque vous appuyez sur Entrée, vous verrez tous les seuils diminuer de 3, et les cellules ont conservé leur formatage d'origine, y compris la bordure et la taille de la police plus petite.

N'oubliez pas d'effacer la cellule de l'influence une fois que vous avez terminé!

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Transformer les nombres entiers en pourcentages

Si vous avez déjà essayé de changer un numéro entier en pourcentage, vous saurez trop bien qu'Excel ne le facilite pas.

Par exemple, imaginez que vous avez reçu cette feuille de calcul et que vous souhaitez transformer les valeurs de la colonne B en pourcentages.

Cependant, si vous sélectionnez les cellules pertinentes et cliquez sur le symbole « pourcentage » dans le groupe numérique de l'onglet Home sur le ruban, car les valeurs sont des nombres entiers, ils se convertiront en valeurs de pourcentage plus grandes que vous espériez.

Au lieu de cela, avec les nombres entiers dans leur format d'origine, tapez 1% dans une cellule vide et appuyez sur Ctrl + C pour le copier.

Maintenant, sélectionnez les cellules contenant les valeurs que vous souhaitez convertir à partir de nombres entiers en pourcentages et appuyez sur Ctrl + Alt + V. Ensuite, appuyez sur M pour activer l'opération de multiplication.

Si la cellule de l'influence est formatée différemment des cellules que vous souhaitez affecter, n'oubliez pas d'appuyer également sur V pour copier uniquement les valeurs.

Enfin, appuyez sur ENTER, et tous les nombres seront convertis en pourcentages prévus. Vous pouvez également effacer la cellule d'influence, car elle n'est en aucune façon liée aux valeurs de la colonne B.

Avec Paste Special dans Microsoft Excel, vous pouvez copier et coller plus que le contenu ou la mise en forme d'une cellule. En effet, vous pouvez également dupliquer le commentaire ou la note d'une cellule dans une autre cellule.

Dans cette feuille de calcul, disons que vous avez ajouté une note à une cellule pour indiquer qu'une tâche a besoin d'une nouvelle attention.

Vous vous rendez ensuite compte que d'autres tâches doivent également avoir la même note qui leur est attachée. Oui, vous pouvez copier le texte dans la note et le dupliquer manuellement, mais l'utilisation de Coller Special est un itinéraire beaucoup plus rapide. Vous pouvez également utiliser Ctrl + C et Ctrl + V pour copier toute la cellule, y compris ses commentaires et notes, mais cette méthode provoque des problèmes si les cellules sont formatées différemment.

Tout d'abord, sélectionnez et copiez la cellule contenant la note, puis sélectionnez la cellule ou les cellules où vous souhaitez que la note soit dupliquée.

Appuyez sur CTRL tout en sélectionnant des cellules non adjacentes pour les sélectionner ensemble.

Maintenant, appuyez sur C pour sélectionner « Commentaires et notes ».

Enfin, appuyez sur Entrée pour voir la note dupliquée aux cellules sélectionnées.

Si vous utilisez la même méthode pour copier des commentaires entre les cellules, l'horodatage dans le commentaire ou les commentaires dupliqués sera le même que l'horodatage dans le commentaire original. En d'autres termes, l'horodatage ne met pas à jour pour indiquer quand le commentaire a été dupliqué via Paste Special.

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Commutation des lignes et des colonnes

Il est juste de dire que tous les outils spéciaux de la pâte sont conçus pour accélérer votre flux de travail à Microsoft Excel. Cependant, la plus puissante de toutes les options spéciales de la pâte vous permet de changer de lignes et de colonnes dans vos données.

Dans cet exemple, imaginons que vous avez reçu cette feuille de calcul, et vous souhaitez changer les noms de la ligne 1 avec les jours de la semaine dans la colonne A, car les champs devraient être dans les colonnes et les enregistrements devraient être en lignes.

Le retournement de vos données de l'horizontal à la verticale prendrait manuellement beaucoup de temps et entraînerait inévitablement des erreurs de copie. Heureusement, vous pouvez le faire en quelques étapes en utilisant une pâte spéciale.

Tout d'abord, sélectionnez toutes les données, y compris la ligne d'en-tête et appuyez sur CTRL + C pour les copier.

Si vos données sont dans une table Excel formatée, avant de la copier, vous devrez sélectionner n'importe quelle cellule dans la table, et cliquez sur « Convertir à Range » dans l'onglet Conception de la table sur le ruban.

Ensuite, cliquez sur la cellule où vous souhaitez que la valeur supérieure-gauche des données transposées soit (en vous assurant qu'il y a suffisamment d'espace sous cette cellule pour la nouvelle table), et appuyez sur Ctrl + Alt + V pour lancer la boîte de dialogue spéciale Coller.

Une fois ouvert, appuyez sur E pour activer l'action de transposition. De plus, vérifiez si vous souhaitez sélectionner l'une des options de la section Paste de la boîte de dialogue – par exemple, si certaines cellules sont formatées en tant que dates, appuyez sur U pour conserver les valeurs et leurs formats de nombre.

Lorsque vous appuyez sur Entrée, la table transposée apparaît dans la position que vous avez sélectionnée.

Vous pouvez désormais supprimer la table d'origine et formater la nouvelle pour répondre à vos besoins.

Vous pouvez également utiliser la fonction de transposition dans Excel pour obtenir un résultat similaire. Cependant, lorsque les données transposées via Paste Special ne sont pas liées aux données d'origine, la fonction de transposition produit un tableau dynamique renversé qui se met à jour pour refléter tout changement dans les données d'origine.

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Bien que la boîte de dialogue spéciale de pâte vous permet de copier des formats, il existe un moyen plus rapide de l'y parvenir si vous souhaitez copier le formatage dans de nombreuses cellules dans différentes régions de votre feuille de calcul. Sélectionnez les cellules contenant le formatage que vous souhaitez copier et double-cliquez sur l'icône Format Painter. Ensuite, sélectionnez les cellules où vous souhaitez que le formatage soit collé.