10 conseils de gestion et de sécurité de Microsoft Office 365 pour l’enseignement supérieur

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Office 365 est devenu inestimable pour les organisations qui doivent adopter la technologie numérique pour rester compétitives. Cependant, les collèges et les universités sont confrontés à des défis informatiques constants puisque les étudiants vont et viennent. Et tandis que Microsoft 365 élimine le besoin pour les équipes informatiques de gérer les logiciels sur chaque machine, l’apprentissage à distance et les mandats de travail à distance posent plus de défis. Néanmoins, vous pouvez surmonter les obstacles et maximiser les avantages d’Office 365 pour l’enseignement supérieur.

1. Les étudiants peuvent poser des menaces internes

Les établissements d’enseignement supérieur sont un foyer d’activités de piratage puisque les étudiants en technologie de l’information apprennent souvent des techniques informatiques avancées. Les étudiants deviennent souvent curieux et essaient de voir s’ils peuvent contourner les contrôles de sécurité. En tant que tels, les étudiants peuvent devenir une menace interne potentielle pour la sécurité du cloud.

Bien que les failles de sécurité des initiés soient rarement soulignées, des études montrent que les menaces internes représentent environ 14 % du total des failles de sécurité. Les initiés ont tendance à être plus dangereux que les étrangers car ils ont des privilèges d’accès à votre réseau et à votre système.

Pour atténuer les menaces internes, vous avez besoin d’une approche holistique de la sécurité informatique pour une meilleure gestion des vulnérabilités d’Office 365. Idéalement, vous devriez être conscient de ce qui se passe sur votre réseau pour faire face aux activités suspectes. Les experts en sécurité informatique recommandent la mise en œuvre de contrôles d’accès suffisants et l’attribution de niveaux d’accès en fonction des besoins, des responsabilités et de la confiance.

Plus important encore, vous devez identifier les menaces externes et internes avant de développer votre stratégie de sécurité. Vous pouvez configurer des systèmes d’alerte d’accès et de menace pour vous avertir en cas d’activité suspecte sur votre environnement Microsoft 365.

2. Gestion des appareils distants

Les utilisateurs de Microsoft 365 utilisent un service cloud, mais les meilleures pratiques en matière de sécurité informatique nécessitent une stratégie de gestion des appareils cohérente. Récemment, Homeland Security et la NSA ont ordonné à toutes les agences gouvernementales américaines de tenir compte de la version de Windows sur leurs appareils et de mettre en œuvre des protocoles de correctifs pour gérer les principales vulnérabilités.

Vous pouvez mettre en œuvre une stratégie de gestion des appareils appropriée à l’aide d’un outil technologique pour inventorier tous les appareils liés à votre environnement Microsoft 365. En règle générale, vous devez savoir quels appareils accèdent au service cloud, la version du logiciel sur l’appareil et les activités effectuées sur chaque appareil. Bien que les données proviennent de l’écosystème Microsoft, isoler et consolider les données pour générer un rapport peut être fastidieux. Par conséquent, vous devez tirer parti d’une solution de surveillance de la sécurité pour obtenir une visibilité claire de tous les appareils accédant à votre environnement cloud.

3. Gérer les risques liés au cloud de l’enseignement à distance

Le déplacement des fonctions et des processus de votre organisation vers le cloud introduit de nouvelles menaces et de nouveaux risques. De plus, l’apprentissage à distance et le travail à distance peuvent constituer des menaces supplémentaires pour le système. L’accès à distance permet aux étudiants et aux employés d’accéder à votre système cloud et à vos actifs de données. Cela signifie également que les étudiants accèdent à l’écosystème cloud via des réseaux et des appareils personnels.

Bien que la gestion de plusieurs utilisateurs BYOD puisse être mouvementée, il s’agit d’une étape nécessaire pour garantir la sécurité et la conformité. Idéalement, les institutions devraient mettre en place un bon système de gestion des identités pour comprendre où se trouvent les utilisateurs et garder un œil sur leurs activités sur le cloud.

4. Gérer les problèmes de sécurité de Microsoft 365

Microsoft 365 stocke une quantité importante de données institutionnelles sensibles. Les données doivent être sécurisées pour protéger les informations sensibles et garantir la conformité réglementaire. Et pour la plupart des utilisateurs du cloud, la sécurité est une préoccupation croissante car les acteurs malveillants tirent parti de toutes les vulnérabilités imaginables pour exécuter une attaque.

Quels que soient les niveaux de compétence de vos équipes de sécurité informatique, il est important de disposer d’un outil de sécurité qui enregistre toutes les activités dans l’environnement Office 365 et signale toute incohérence. Chaque fois qu’un événement de sécurité se produit, vous pouvez consulter les journaux, déterminer ce qui s’est passé et aider votre équipe à résoudre les vulnérabilités.

5. Mise en œuvre des protocoles de gouvernance

La gouvernance informatique garantit une utilisation efficiente et efficace des ressources informatiques pour aider les organisations à atteindre leurs objectifs. Et tandis qu’Office 365 a pris des mesures pour assurer une meilleure gouvernance des applications de collaboration et de productivité, Higher Ed IT peut améliorer votre posture de gouvernance.

Le service informatique peut vous aider à rationaliser le déploiement de Microsoft 365 dans votre établissement. En règle générale, le SaaS est plus facile à déployer que les solutions sur site, mais les services informatiques doivent s’assurer que tous les utilisateurs disposent des services, de la formation, de l’assistance et d’un accès transparent appropriés.

Étant donné que la plupart des établissements d’enseignement supérieur disposent de services informatiques aux budgets limités, la gestion et l’optimisation des actifs sont souvent une préoccupation majeure. Cependant, vous pouvez facilement gérer et maximiser la valeur de votre service cloud avec un outil de gestion SaaS fiable pour garantir un accès et une utilisation sécurisés des données institutionnelles. Au lieu de déployer des solutions informatiques granulaires, il est préférable de choisir une solution unique qui offre une visibilité et une gestion transparentes de vos actifs cloud.

6. Adopter la gestion du changement, la productivité pour maximiser la valeur de l’investissement

Une bonne gouvernance de l’enseignement supérieur nécessite une gestion méticuleuse des ressources pour maximiser la productivité. Les statistiques montrent qu’environ 56 % des licences Office 365 sont non attribuées, inactives ou sous-utilisées.

Pour optimiser la valeur de l’investissement et la productivité de votre établissement, vous devez exploiter tout le potentiel d’Office 365. Idéalement, vous devez tirer parti des données d’utilisation pour déterminer les applications les plus utilisées. Cela permet également à vos équipes et à vos étudiants d’utiliser la bonne application dans un but précis.

7. Les défis du provisionnement d’Office 365

Les collèges et les universités sont souvent confrontés aux défis de l’approvisionnement et de l’annulation de l’approvisionnement des utilisateurs. Et puisque les écoles traitent avec des milliers d’élèves, l’approvisionnement est un énorme défi. Les cycles sont cycliques et s’étalent rarement sur l’année académique.

Bien qu’il soit toujours important de maintenir le provisionnement, il doit être limité en fonction de l’endroit où se trouvent les utilisateurs dans le processus de métrique de l’école. Au lieu de maintenir un accès complet aux services, l’équipe informatique doit déprovisionner tout utilisateur qui n’a plus besoin d’un service.

8. Conformité légale

Les établissements d’enseignement supérieur doivent supporter des mesures réglementaires comme n’importe quelle autre organisation. Plus précisément, la loi FERPA oblige les écoles à protéger les données sensibles des élèves. La conformité devient un énorme problème avec des implications sécuritaires et financières. Et bien qu’il y ait de plus en plus d’incidents de violation de données et de sanctions, les services informatiques ne sont pas assez rapides dans leur réponse.

À moins que vous ne respectiez les meilleures pratiques en matière de cybersécurité, votre posture de sécurité est faible. Idéalement, vous devriez regarder ce que font vos pairs et adopter une approche holistique de la sécurité et de la conformité. Essayez d’évaluer les performances de votre Office 365 en fonction des données et des scores des pairs en vous concentrant sur la gestion de la configuration, les contrôles d’accès et la conformité.

La plupart des agences et cadres de conformité demandent des journaux de données pendant une certaine période, mais Microsoft ne peut conserver les journaux que pendant les 30 derniers jours. Vous pouvez utiliser une solution tierce qui stocke vos données pendant au moins un an pour garantir la conformité.

9. Maximiser la collaboration lorsque les administrateurs informatiques travaillent à distance

Lorsque Office 365 a été lancé pour la première fois, la plupart des administrateurs informatiques étaient physiquement présents sur le campus. Mais aujourd’hui, la plupart des équipes travaillent à distance mais doivent encore s’acquitter de leurs tâches administratives. Si tous les administrateurs système sont sur place et sont exclusivement responsables de l’approvisionnement des utilisateurs et de la modification des mots de passe, vous risquez d’avoir un problème. Cependant, vous pouvez répartir les responsabilités d’administration dans l’ensemble de l’organisation à l’aide d’un modèle sécurisé et granulaire.

Les scénarios de travail à distance nécessitent un accès spécifique même lorsque l’administrateur est à des kilomètres. Vous pouvez y parvenir en accordant de nouveaux privilèges d’administrateur pour effectuer des tâches spécifiques dans votre environnement cloud. Plus important encore, vous pouvez également limiter la durée pendant laquelle un administrateur nouvellement délégué peut conserver les privilèges afin de minimiser les incidents de sécurité.

10. Gestion des réseaux privés virtuels (VPN)

La plupart des institutions déploient des VPN pour prendre en charge un accès à distance sécurisé. Mais ce n’est peut-être pas toujours la bonne chose à faire. La prise en charge d’un VPN peut être mouvementée car les utilisateurs finaux ont des appareils disparates qui demandent un accès en même temps.

Les VPN ont tendance à contourner les contrôles de sécurité au sein de Microsoft pour les renseignements sur les menaces et l’accès sécurisé. Et comme les VPN agissent comme une porte dérobée vers votre réseau, ils peuvent faciliter l’accès au réseau par des appareils non sécurisés. Les utilisateurs semblent provenir de l’intérieur du réseau, ce qui rend difficile pour votre équipe informatique de localiser les adresses IP, les origines et l’identité de l’appareil lorsqu’un incident se produit.

Conclusion

La technologie cloud est un moteur majeur pour les organisations modernes. Cependant, le déploiement et l’utilisation ne sont pas toujours faciles. Et comme il existe de nombreuses options pour aborder la sécurité d’Office 365, il est important de développer une stratégie appropriée pour vous assurer de mettre en œuvre les mesures appropriées.