Vous débutez avec Microsoft Word ? Les 9 meilleurs conseils à connaître
Microsoft Word est un traitement de texte complet qui peut sembler intimidant pour les nouveaux utilisateurs. Bien que vous puissiez facilement vous lancer et explorer par vous-même, quelques conseils peuvent vous faciliter la tâche. Voici quelques conseils pour vous aider à démarrer.
Sommaire
1 Apprenez les bases de la mise en forme du texte
Si vous souhaitez créer des documents professionnels et visuellement attrayants, vous devez apprendre les bases du formatage. Voyons ce que vous pouvez utiliser dans l'onglet « Accueil » pour y parvenir.
Dans la section Police, vous pouvez modifier le style et la taille de la police et mettre en valeur le texte en le mettant en gras, en italique et en le soulignant. Vous pouvez également modifier la couleur de la police et mettre le texte en surbrillance pour plus d'emphase.
Dans la section Paragraphe, vous pouvez ajuster l'alignement (« Gauche », « Centre », « Droite » ou « Justifier »), l'espacement des lignes et le retrait du texte. Vous pouvez également utiliser cette section pour insérer des listes à puces ou numérotées. Vous pouvez également insérer des bordures autour de vos paragraphes ici.
Dans la section Styles, vous pouvez vous assurer que votre document est cohérent et bien structuré en insérant des en-têtes, des titres, des citations et d'autres éléments de texte.
2 Utilisez des modèles pour un look professionnel
Si vous souhaitez gagner du temps dans Microsoft Word, vous pouvez utiliser des modèles pour créer rapidement des documents d'aspect professionnel. De cette façon, vous n'avez pas besoin de tout recommencer. Il vous suffit de charger le modèle et de commencer à le modifier en fonction de vos besoins.
Vous pouvez sélectionner un modèle lors de la création d'un nouveau document. Pour ce faire, sélectionnez « Nouveau » dans la barre latérale gauche et recherchez le modèle souhaité à l'aide de la barre de recherche située à droite.
Lorsque vous le trouvez, sélectionnez-le puis cliquez sur « Créer » pour créer un nouveau document basé sur ce modèle.
3 Activer la sauvegarde automatique
Si vous ne voulez pas vous retrouver dans une situation où vous fermez le document ou où votre ordinateur tombe en panne sans l'avoir enregistré, vous devez activer la fonction d'enregistrement automatique. Cela enregistre automatiquement le document à chaque modification, puis le télécharge sur OneDrive (si votre ordinateur est connecté à Internet).
Vous devrez créer un compte Microsoft pour pouvoir utiliser OneDrive. Une fois que vous l'aurez fait, vous pourrez activer cette fonctionnalité en activant « Enregistrement automatique » dans le coin supérieur gauche de l'écran.
Il vous sera demandé de vous connecter à votre compte Microsoft. Une fois que vous l'aurez fait, sélectionnez votre compte OneDrive. Ensuite, nommez le document et cliquez sur « OK » pour l'enregistrer sur OneDrive.
Une fois la saisie terminée, les modifications seront automatiquement enregistrées dans le cloud. Le point positif est que le document sera synchronisé sur tous les appareils, y compris Mac, Android et iOS, ce qui signifie que vous pourrez y accéder où que vous soyez.
4 Tapez avec votre voix
Word dispose d'une fonction de dictée qui peut facilement convertir votre discours en texte. Vous pouvez l'utiliser pour capturer facilement vos idées et réduire la fatigue liée à la saisie.
Pour cela, sélectionnez l'onglet « Accueil » et cliquez sur « Dicter » dans la section voix du ruban. Commencez à parler et votre discours sera converti en texte.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « Arrêter la dictée » dans le widget qui apparaît lorsque vous commencez à dicter.
Vous pouvez cliquer sur « Paramètres de dictée » (l'icône en forme d'engrenage) pour modifier des éléments tels que la langue parlée et le microphone à utiliser.
5 Ajustez la mise en page de votre document
L'onglet Mise en page de Word vous permet de personnaliser facilement la configuration de votre page. Vous pouvez l'utiliser pour créer des documents bien structurés et d'aspect professionnel.
Dans le groupe Mise en page, vous pouvez définir les marges, l'espace autour du document et l'orientation (« Paysage » ou « Portrait ») de la page.
Vous pouvez également définir la taille du document pour l'adapter à votre écran ou à votre papier cible. Cliquez simplement sur « Taille » et choisissez l'une des options.
Vous pouvez également diviser votre texte en colonnes en cliquant sur « Colonnes » et en choisissant « Une », « Deux » ou « Trois » dans le menu. Les options « Gauche » et « Droite » alignent la première colonne dans la direction choisie, puis la rétrécissent.
Dans l'onglet Organiser, vous pouvez définir la position des éléments que vous insérez (par exemple, des images, des formes et des graphiques), les insérer dans le texte ou en faire des éléments d'arrière-plan ou de premier plan. Vous pouvez également modifier leur alignement ou les faire pivoter.
6 Utilisez les fonctionnalités d'évaluation pendant la collaboration
Dans l'onglet Révision, vous verrez des fonctionnalités qui facilitent grandement la collaboration dans Word. Celles que vous devez connaître en priorité sont l'ajout de commentaires et le suivi des modifications.
Pour ajouter un commentaire, sélectionnez le texte que vous souhaitez commenter et cliquez sur « Nouveau commentaire » dans la section Commentaires du ruban. Dans le volet Commentaires à droite, rédigez votre commentaire, puis cliquez sur le bouton bleu « Envoyer ».
La fonctionnalité de suivi des modifications vous permet de suggérer des modifications au document au lieu de le modifier directement. Vous et vos collaborateurs pouvez examiner les modifications ultérieurement et les accepter ou les rejeter.
Pour commencer à suivre les modifications, sélectionnez l'onglet « Révision » et cliquez sur « Suivi des modifications » dans la section Suivi du ruban. Désormais, lorsque vous saisissez des suggestions, elles s'affichent dans une couleur différente. Vous pouvez ensuite sélectionner la suggestion et cliquer sur « Accepter » ou « Rejeter » dans la section Modifications du ruban pour l'ajouter ou la supprimer du brouillon final.
7 Utilisez l'éditeur pour améliorer votre rédaction
En parlant des fonctionnalités de révision, vous devriez également profiter de la fonction Éditeur. Cet outil basé sur l'IA peut améliorer votre écriture en fonction de l'orthographe, de la grammaire, de la clarté, de la concision et du style.
Pour l'utiliser, accédez à l'onglet « Révision » et cliquez sur « Éditeur » dans la section Vérification du ruban.
Un panneau apparaîtra sur la gauche, avec un score d'éditeur. Il contiendra des corrections et des suggestions que vous pouvez apporter pour aider le document à correspondre au style et au ton que vous recherchez. Essayez d'obtenir un score de 100 %.
Vous pouvez modifier le style et le ton, par exemple, en développant la section « Écriture formelle » et en choisissant entre « Formel », « Professionnel » et « Décontracté » dans le menu.
8 Installer des modules complémentaires de productivité
Vous pouvez augmenter votre productivité dans Word en installant des modules complémentaires, qui sont de petites applications qui ajoutent des fonctionnalités personnalisées. Ceux-ci peuvent vous aider à rationaliser les tâches dans Microsoft Word.
Pour installer un module complémentaire dans Microsoft Word, sélectionnez l'onglet « Accueil » et cliquez sur « Modules complémentaires » dans la section Modules complémentaires du ruban. Cliquez sur le bouton « Autres modules complémentaires » en bas de la fenêtre contextuelle pour ouvrir la boutique.
Recherchez le complément dans la zone « Rechercher » et cliquez sur « Ajouter » à côté de celui que vous souhaitez installer.
Dans l'invite, cliquez sur « Continuer » pour installer le module complémentaire. Pour certains modules complémentaires, vous devrez peut-être accepter les conditions générales avant l'installation. Et pour lancer un module complémentaire, cliquez à nouveau sur le bouton « Modules complémentaires » et sélectionnez-le dans la fenêtre contextuelle.
9 Activer la protection des documents
Word peut protéger vos documents contre les accès et modifications non autorisés, ce qui est extrêmement utile s'ils contiennent des informations sensibles.
Pour activer la protection du document, accédez à Fichier > Informations et cliquez sur le bouton « Protéger le document ». Cliquez ensuite sur « Crypter avec un mot de passe » dans le menu qui s'affiche.
Il vous sera ensuite demandé de saisir un mot de passe et de le confirmer. N'oubliez pas que si vous perdez ce mot de passe, vous ne pourrez plus accéder au document. Veillez donc à en choisir un dont vous vous souviendrez facilement ou à le conserver en lieu sûr.
Ce ne sont là que quelques conseils de base pour vous aider à démarrer. Il existe d'autres astuces Microsoft Word que vous pouvez consulter pour augmenter votre efficacité. Si vous consacrez du temps et des efforts à cette application, vous deviendrez bientôt un maître de la rationalisation de votre flux de travail dans Microsoft Word.
