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Microsoft Excel est un outil puissant pour organiser les données, créer des visuels et effectuer des calculs. Cependant, son interface peut être déroutante pour les débutants et il faudra peut-être un certain temps pour s'y familiariser. Si vous débutez avec Excel, voici quelques notions de base que vous devez connaître.

Sommaire

1 Collaborer avec d'autres utilisateurs

Que vous souhaitiez partager un fichier de projet avec un collègue, obtenir des commentaires de votre client ou de votre patron, ou travailler avec un ami, Excel facilite la collaboration.

Vous pouvez facilement partager le lien et permettre à d'autres personnes de travailler simultanément sur le même document. Une fois le partage effectué, les utilisateurs peuvent consulter la feuille de calcul ou y apporter des modifications en fonction des autorisations que vous avez accordées. Cela garantit également que toutes les personnes avec lesquelles vous partagez le fichier ont accès à la version la plus récente.

Pour collaborer avec d’autres personnes, vous devez télécharger votre fichier Excel sur OneDrive ou SharePoint ou en créer un nouveau directement à partir de là. Ensuite, ajoutez simplement les e-mails des personnes avec lesquelles vous souhaitez collaborer, configurez leurs autorisations d’accès et partagez le lien. Les personnes ayant accès peuvent ensuite consulter ou modifier le fichier selon leurs besoins. Gardez simplement à l’esprit que la version Web d’Excel est un peu plus limitée que l’application de bureau dédiée.

2 Trier et filtrer les données

Extraire des informations pertinentes à partir d'un ensemble de données complexe peut être extrêmement fastidieux, voire pratiquement impossible si vous devez le faire manuellement. Excel facilite cette tâche en vous permettant de trier et de filtrer les données. Vous pouvez trier par ordre alphabétique les entrées de texte, telles que les noms d'utilisateur, pour trouver rapidement des informations spécifiques. De même, vous pouvez organiser les données numériques pour trouver les entrées pertinentes.

Si vous n'êtes intéressé que par un sous-ensemble de données répondant à des critères spécifiques, vous pouvez utiliser des filtres pour vous concentrer uniquement sur cette partie, ce qui vous évite d'avoir à parcourir toute la feuille. Pour trier les données, mettez en surbrillance l'ensemble de données, accédez à l'onglet « Données », cliquez sur « Trier » et sélectionnez vos préférences de tri.

Pour filtrer les données, sélectionnez la plage, cliquez sur le bouton « Filtrer », cliquez sur les flèches déroulantes et affichez uniquement les données qui répondent aux critères choisis.

3 Ajuster automatiquement les données dans les cellules

Lorsque vous saisissez du texte long ou des nombres dans des cellules qui ne rentrent pas dans leur taille par défaut, les données sont coupées ou débordent dans les cellules voisines. La fonction d'ajustement automatique d'Excel résout ce problème en ajustant automatiquement la largeur et la hauteur de la cellule pour l'adapter au contenu. Cela élimine le besoin de la redimensionner manuellement. Cela rend également vos feuilles de calcul plus attrayantes visuellement.

Comme il s'agit d'une fonctionnalité fréquemment utilisée, vous devez apprendre à l'utiliser. Pour ajuster automatiquement le contenu rapidement, double-cliquez sur la limite entre deux en-têtes de colonne ou de ligne où les données se chevauchent. Vous pouvez également accéder à l'onglet « Accueil », cliquer sur « Format » et choisir « Ajuster automatiquement la hauteur de ligne » ou « Ajuster automatiquement la largeur de colonne ».

4 Geler les vitres

Les en-têtes de colonne et de ligne fournissent un contexte pour les données, mais ils peuvent rapidement disparaître de la vue lorsque vous faites défiler vers le bas ou sur une grande feuille de calcul. Lorsque j'ai commencé à utiliser Excel, c'était une frustration constante car je devais sans cesse faire défiler la page pour vérifier les en-têtes. Puis, j'ai découvert qu'Excel vous permet de geler des lignes et des colonnes spécifiques, en gardant les en-têtes toujours visibles.

Pour geler les en-têtes, accédez à l'onglet « Affichage », cliquez sur « Geler les volets » et sélectionnez « Geler les volets », « Geler la ligne supérieure » ou « Geler la première colonne ».

Pour geler plusieurs lignes ou colonnes, sélectionnez la cellule juste en dessous des lignes et à droite des colonnes que vous souhaitez verrouiller, puis allez dans « Geler les volets » et choisissez à nouveau « Geler les volets ». Cela gèlera tout ce qui se trouve au-dessus et à gauche de la cellule sélectionnée.

5 Verrouiller les cellules sélectionnées pour empêcher leur modification

Lorsque vous partagez des feuilles de calcul, en particulier avec des utilisateurs disposant d'un accès de modification, vous devez verrouiller les cellules contenant des données que vous ne souhaitez pas que d'autres modifient accidentellement ou intentionnellement. Pour verrouiller des cellules spécifiques dans Excel, sélectionnez toutes les cellules de la feuille, puis maintenez la touche Ctrl enfoncée et mettez en surbrillance celles que vous souhaitez protéger. Cela les désélectionnera de la sélection actuelle.

Ensuite, appuyez sur Ctrl+1, accédez à l'onglet « Protection » et décochez la case « Verrouillé ». Enfin, cliquez sur « OK ».

Après cela, accédez à l'onglet « Révision », ouvrez le menu déroulant « Protéger », sélectionnez « Protéger la feuille » et cliquez sur « OK ».

6 Apprendre les raccourcis clavier

Les raccourcis clavier éliminent le besoin de naviguer dans les onglets, de rechercher des options ou d'effectuer des tâches répétitives. Ils vous permettent de vous déplacer dans votre classeur sans utiliser de souris ou de pavé tactile. Ainsi, vous familiariser avec certains des raccourcis clavier utiles peut réellement vous faire gagner du temps et vous éviter des efforts manuels.

Par exemple, Ctrl+Page précédente/suivante vous permet de passer d'une feuille à l'autre, Ctrl+G ouvre la boîte de dialogue « Aller à » pour une navigation rapide et Ctrl+H lance l'outil « Rechercher et remplacer » pour mettre à jour les données. De même, Ctrl+` (backtick) affiche les formules au lieu des résultats pour une vérification facile ; Ctrl+Espace sélectionne une colonne entière et Maj+Espace sélectionne une ligne entière.

Appuyez sur F4 pour répéter votre dernière action et vous pouvez gérer la mise en forme des cellules en appuyant sur Ctrl+1. Vous devriez également explorer d'autres raccourcis utiles pour rationaliser votre flux de travail dans Excel.

7 Comprendre les références cellulaires

Vous devez utiliser les références de cellule correctes (relatives, absolues et mixtes) pour pointer avec précision vers des cellules et des plages spécifiques, car elles affectent directement la précision de vos calculs.

Les références relatives (par exemple, A1) s'ajustent automatiquement lorsque vous copiez ou déplacez une formule vers un nouvel emplacement. Par exemple, si vous créez une formule dans B1 qui fait référence à A1, puis la copiez dans B2, elle deviendra la référence A2. En revanche, les références absolues (par exemple, $A$1) restent constantes quel que soit l'emplacement où la formule est copiée ou déplacée.

Les références mixtes vous permettent de verrouiller la ligne ou la colonne tout en conservant la flexibilité de l'autre partie. Par exemple, A$1 verrouillera la ligne 1 tout en permettant à la colonne de s'ajuster lorsque la formule est copiée.

Lorsque vous rencontrez des erreurs dans des formules ou des entrées, vous devez savoir comment les identifier, les comprendre et les résoudre. Excel fournit divers outils pour vous aider à résoudre les problèmes. Par exemple, si une cellule affiche une erreur telle que #DIV/0!, #NAME? ou #VALUE!, vous pouvez cliquer sur le triangle vert dans le coin supérieur gauche de la cellule pour obtenir une explication et des suggestions pour corriger l'erreur.

Si le problème concerne les références de cellules, des outils tels que Trace Precedents et Trace Dependents peuvent vous aider à localiser le problème. De plus, l'outil « Évaluer la formule » vous permet de parcourir les formules étape par étape pour identifier les problèmes plus rapidement. Des fonctions telles que ISERROR et SIERROR sont également utiles pour résoudre les erreurs dans votre feuille de calcul.

De même, l’outil de vérification des erreurs intégré d’Excel, disponible sous Formules > Vérification des erreurs > Tracer les erreurs, peut analyser votre feuille de calcul à la recherche d’erreurs de formule courantes et vous aider à les corriger.

Voici quelques-unes des fonctionnalités Excel fréquemment utilisées que vous devez connaître en tant que débutant. Cependant, l'apprentissage d'Excel est un processus continu ; il faut des années pour maîtriser bon nombre de ses fonctionnalités, et il y aura toujours plus à découvrir. Prenez l'habitude d'explorer régulièrement les fonctionnalités d'Excel et d'apprendre quelque chose de nouveau chaque jour.