Utilisez ces 9 astuces Microsoft Word pour gagner du temps

Microsoft Word propose de nombreuses méthodes pour gagner du temps lors de la création ou de la modification de documents. Des raccourcis et modèles à la correction automatique et aux modules complémentaires, examinons quelques astuces qui peuvent accélérer votre flux de travail lorsque vous utilisez Microsoft Word.

1 Apprenez les raccourcis

Comme tout autre programme informatique, Word dispose de nombreux raccourcis qui vous permettent d'effectuer rapidement des actions courantes sans ouvrir de menu. Les raccourcis réduisent le nombre de clics de souris, ce qui peut vous rendre considérablement plus rapide.

Voici quelques-uns des raccourcis Microsoft Word les plus populaires que vous devez apprendre :

Microsoft Word dispose de nombreux autres raccourcis qui facilitent l'édition, la navigation, le formatage et l'insertion d'éléments.

2 Créez vos propres modèles

Créez-vous régulièrement des documents avec les mêmes styles, formats, designs et mises en page ? Vous pouvez gagner beaucoup de temps en les transformant en modèles.

Pour cela, ouvrez le document que vous souhaitez enregistrer comme modèle et cliquez sur Fichier > Enregistrer une copie. Sur la droite, donnez un nom au document, définissez le menu déroulant sur « Modèle Word (*.dotx) », puis cliquez sur le bouton « Enregistrer ».

Vous pouvez sélectionner le modèle personnalisé comme n'importe quel autre lors de la création d'un nouveau document Word. Sélectionnez simplement l'onglet « Personnel » et cliquez sur le modèle : il s'ouvrira comme un nouveau document dans Word.

3 Utiliser la recherche intelligente

Vous n'avez pas besoin de changer d'application lorsque vous souhaitez obtenir des informations sur un mot ou une expression dans un document Word. Vous pouvez utiliser la fonction Recherche intelligente pour rechercher ce que vous avez besoin de savoir.

Pour ce faire, mettez en surbrillance un mot ou une phrase, faites un clic droit dessus et cliquez sur « Rechercher « Mot/Phrase » » dans le menu.

Un panneau apparaîtra sur la droite avec les résultats de la recherche, vous permettant d'approfondir ce que vous avez recherché.

4 Apprenez à utiliser Format Painter

Si vous souhaitez appliquer une mise en forme d'une section à une autre, vous n'avez pas besoin de la recréer de zéro. Le Reproducteur de format peut vous faire gagner beaucoup de temps en copiant et en collant la mise en forme là où vous en avez besoin.

Pour l'utiliser, placez votre curseur sur le texte dont vous souhaitez copier le format. Sélectionnez ensuite l'onglet « Accueil » et cliquez sur le bouton « Reproduire le format » (l'icône en forme de pinceau) dans le groupe Presse-papiers du ruban. Vous remarquerez que votre curseur est désormais doté d'une icône en forme de pinceau.

Ensuite, sélectionnez le texte auquel vous souhaitez appliquer le formatage, et c'est tout. Cependant, lorsque vous appliquez le formatage, le Reproduire le formatage devient inactif. Cela signifie que vous devez répéter ces étapes pour copier et coller à nouveau le formatage.

Si vous souhaitez que le Reproduire le format reste actif, vous permettant d'appliquer la mise en forme à plusieurs sections, double-cliquez sur le bouton « Reproduire le format » au lieu de cliquer une fois dessus.

5 Activer le volet de navigation

Le volet de navigation de Microsoft Word fournit un aperçu de votre document. Il vous permet d'accéder rapidement aux sections et d'effectuer des recherches dans le document. Vous pouvez également réorganiser les titres dans le volet en les faisant glisser vers différentes positions.

Pour activer le volet de navigation, sélectionnez l’onglet « Affichage » et cochez la case « Volet de navigation » dans le groupe Afficher du ruban.

Le volet de navigation apparaîtra sur la gauche, prêt à être utilisé.

6 Créez des raccourcis personnalisés avec la correction automatique

La correction automatique peut facilement corriger la plupart des mots mal orthographiés au fur et à mesure que vous tapez. Mais elle peut également vous aider à créer des raccourcis personnalisés pour les mots, expressions et symboles fréquemment utilisés. Par exemple, si vous utilisez régulièrement le tiret cadratin (—), vous pouvez faire en sorte que chaque fois que vous tapez deux tirets (–), la correction automatique les remplace par ce tiret.

Pour ce faire, accédez à Fichier > Options > Vérification et cliquez sur le bouton « Options de correction automatique ».

Dans l'onglet « Correction automatique », assurez-vous que la case à cocher « Remplacer le texte au fur et à mesure de la frappe » est cochée. Dans la zone de texte sous « Remplacer », saisissez le mot, la phrase ou le symbole que vous souhaitez remplacer. Dans la zone de texte sous « Par », saisissez le raccourci qui le remplace. Cliquez ensuite sur le bouton « Ajouter » pour l'inclure dans la liste de correction automatique.

Cliquez sur « OK » pour fermer la boîte de dialogue. À partir de maintenant, lorsque vous saisissez ce raccourci, la correction automatique le remplace en conséquence.

7 Installer des modules complémentaires de productivité

L'installation de modules complémentaires dans Microsoft Word peut ajouter de nouvelles fonctionnalités qui rationalisent votre flux de travail ou automatisent les tâches répétitives. Pour installer un module complémentaire dans Microsoft Word, sélectionnez l'onglet « Accueil » et cliquez sur le bouton « Modules complémentaires » dans le groupe Modules complémentaires du ruban.

Recherchez le complément souhaité dans la fenêtre contextuelle, puis cliquez sur le bouton « Ajouter » à côté de celui-ci lorsqu'il apparaît dans la liste.

Si vous souhaitez découvrir les modules complémentaires disponibles pour Microsoft Word, cliquez sur le bouton « Plus de modules complémentaires » dans le coin inférieur droit de la fenêtre contextuelle. Cela ouvrira la boutique, dans laquelle vous pourrez rechercher des modules complémentaires par catégorie ou à l'aide de filtres.

8 Utilisez la collaboration en temps réel

Si vous souhaitez travailler avec d'autres personnes sur un document Word, vous n'avez plus besoin de leur envoyer une copie et de fusionner manuellement les modifications apportées au document principal après l'avoir modifié. Vous pouvez utiliser OneDrive pour collaborer en temps réel (à condition que tout le monde dispose d'un compte Microsoft). Si ce n'est pas le cas, ils peuvent facilement en créer un sur le site Web de Microsoft.

Tout d'abord, vous devez vous connecter à votre compte Microsoft dans Word. Pour ce faire, cliquez sur « Se connecter » dans le coin supérieur droit de l'écran, puis suivez les instructions pour vous connecter.

Pour ajouter quelqu'un à un document, cliquez sur le bouton « Partager » dans le coin supérieur droit et cliquez à nouveau sur « Partager » dans le menu.

Sélectionnez le compte OneDrive sur lequel vous souhaitez télécharger le fichier, donnez un nom au document, puis cliquez sur le bouton « OK ».

Dans la boîte de dialogue, entrez les adresses e-mail des collaborateurs, puis cliquez sur le bouton « Envoyer ».

9 Utilisez l'application mobile Word lorsque vous êtes en déplacement

Vous n'avez plus besoin d'accéder à un ordinateur pour créer et modifier des documents Microsoft Word. Vous pouvez facilement télécharger l'application mobile et le faire où que vous soyez. Si vous enregistrez le document sur OneDrive, vous pouvez y accéder sur l'application et les modifications que vous apportez seront synchronisées automatiquement, ce qui vous permettra de reprendre là où vous vous étiez arrêté lorsque vous reviendrez à la version de bureau.

Vous pouvez télécharger l'application Microsoft Word pour Android et iOS respectivement sur Google Play et l'App Store.

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Il existe de nombreuses autres astuces pour gagner du temps avec Microsoft Word, et nous ne pouvons pas toutes les citer dans un seul guide. Par exemple, vous pouvez également personnaliser la barre d'outils Accès rapide pour placer les commandes fréquemment utilisées à portée de main.

De plus, si vous souhaitez accélérer considérablement votre rédaction, pensez à ajouter Copilot Pro à Microsoft Word. Cette IA peut vous aider à rédiger, réécrire et résumer rapidement des documents, ce qui peut améliorer considérablement votre flux de travail et votre productivité.