Name: Tremplin Numérique
Price range: $$$

Sot, kutia postare është bërë një mjet thelbësor në jetën tonë të përditshme dhe profesionale. Megjithatë, ndonjëherë mund të jetë e vështirë të lundrosh nëpër masën e emaileve të marra çdo ditë.

Ky artikull paraqet disa këshilla për të menaxhuar më mirë kutinë tuaj postare dhe për të qëndruar të organizuar.

Sommaire

Organizoni kutinë tuaj hyrëse

Organizimi i kutisë tuaj postare ju lejon të jeni më efikas në baza ditore në aktivitetin tuaj profesional. Nëse jeni të interesuar për këshillat dhe këshillat për të qenë më produktiv, mos hezitoni të vizitoni faqen latribudesexperts.fr.

Për të filluar, hapi i parë është të organizoni kutinë tuaj hyrëse duke krijuar dosje tematike dhe nën-dosje. Kjo do të bëjë të mundur klasifikimin e shpejtë të emaileve dhe gjetjen e tyre lehtësisht nëse është e nevojshme.

Ju gjithashtu mund të përdorni etiketa ose etiketa për të shënuar mesazhe të rëndësishme ose prioritare.

Për të organizuar emailin tuaj:

Krijo dosje: Për shembull, mund të krijoni dosje për emailet tuaja personale, profesionale, faturat, newsletters, etj Për të shkuar më tej, krijoni nën-dosje brenda këtyre dosjeve kryesore.
Përdorni etiketa: Disa mesazhe ofrojnë për t'u caktuar ngjyrat mesazheve për të lehtësuar identifikimin e tyre. Merrni mundësinë për të lidhur një ngjyrë me çdo lloj mesazhi (urgjent, i rëndësishëm, për t'u lexuar më vonë, etj.).
Konfiguro rregullat automatike: Shumica e kutive postare ju lejojnë të konfiguroni rregullat për të filtruar automatikisht mesazhet hyrëse. Për shembull, mund t'i dërgoni të gjitha emailet nga një adresë specifike në një dosje të dedikuar.

Renditni rregullisht emailet tuaja

Menaxhoni mirë kutinë tuaj postare duke renditur gjithashtu. Në të vërtetë, rekomandohet të merrni kohë për të rregulluar rregullisht kutinë tuaj hyrëse për të parandaluar që ajo të bëhet e pamenaxhueshme.

Caktoni orare specifike gjatë ditës ose javës për të kontrolluar dhe përpunuar emailet tuaja, në varësi të aktivitetit tuaj dhe nevojave tuaja.

Këtu janë disa këshilla për t'ju ndihmuar të renditni mesazhet tuaja në mënyrë efektive:

Lexoni shpejt çdo mesazh: Merrni disa sekonda për të identifikuar subjektin e mesazhit dhe vendosni nëse ia vlen të lexohet menjëherë, më vonë apo të fshihet drejtpërdrejt.
Përgjigjuni mesazheve të rëndësishme: Nëse një email kërkon një përgjigje të shpejtë nga ju, merreni me të sa më shpejt që të jetë e mundur për të mos e harruar.
Arkivi ose skedari i mesazheve të përfunduara: Pasi të keni lexuar dhe/ose t'i përgjigjeni një mesazhi, merrni parasysh ta zhvendosni atë në dosjen e duhur ose ta arkivoni për të liruar hapësirë në kutinë tuaj hyrëse.
Fshi mesazhet e panevojshme: Mos ngurroni të fshini emailet e parëndësishme, të tilla si mesazhet e padëshiruara ose reklamat. Ju gjithashtu mund të konfiguroni një filtër spam për të kufizuar mbërritjen e tyre.

Menaxhoni abonimet tuaja dhe postimet me shumicë

Les newsletters dhe mesazhe të tjera automatike mund të pushtojnë shpejt kutinë tonë hyrëse nëse nuk jemi të kujdesshëm.

Këtu janë disa këshilla për të menaxhuar më mirë këto lloj emailesh:

Çregjistrohu me zgjuarsi: Nëse nuk lexoni kurrë email nga një person i caktuar newsletter, merrni kohë për t'u çregjistruar për të parandaluar që ata të vazhdojnë të rrëmojnë kutinë tuaj postare.
Krijoni rregulla specifike: Ju mund të konfiguroni rregullat për të dërguar automatikisht newsletters në një dosje të dedikuar ose shënojini si të lexuara.
Përdorni një adresë emaili dytësore: Për të parandaluar që abonimet tuaja të ndotin kutinë tuaj kryesore postare, krijoni një adresë emaili të dedikuar për abonimet në newsletters, forume ose shërbime të tjera në internet.

Përfitoni plotësisht nga veçoritë e ofruara nga sistemi juaj i mesazheve

Së fundi, në menaxhimin e një kutie postare, duhet të njihni veçoritë e ofruara nga kutia juaj postare dhe t'i përdorni ato me mençuri për të optimizuar menaxhimin e emailit tuaj.

Ketu jane disa shembuj :

Përdorimi i shkurtoreve të tastierës: Shumica e mesazheve ofrojnë shkurtore për të kryer shpejt veprime të caktuara (arkivim, fshirje, përgjigje, etj.). Mësoni ato dhe përdorni ato për të kursyer kohë çdo ditë.
Konfiguro përgjigjet automatike: Nëse mungoni ose nuk jeni në dispozicion, konfiguroni një përgjigje automatike për të informuar korrespondentët tuaj për situatën tuaj dhe për t'u dhënë atyre një datë kthimi.
Konfiguro nënshkrimet: Krijo një ose më shumë nënshkrime të personalizuara për të shtuar automatikisht informacionin e kontaktit në fund të email-eve.

Disa shkurtore të dobishme të tastierës për Gmail

Përpara se të filloni, sigurohuni që të aktivizoni shkurtoret e tastierës në cilësimet e Gmail.

Për ta bërë këtë, shkoni te Cilësimet (ikona e ingranazhit) > Shihni të gjitha cilësimet, më pas lëvizni poshtë te Shkurtoret e tastierës. Klikoni në "Aktivizo shkurtoret e tastierës" dhe më pas ruani ndryshimet.

Ka shumë shkurtore që madje mund t'i personalizoni (Të gjitha cilësimet > Cilësimet e avancuara). Këtu janë ato kryesore:

c: Hartoni një mesazh të ri;
/ : Vendosni kursorin në shiritin e kërkimit;
p: Përgjigju një mesazhi;
a: Përgjigjuni të gjithëve në një mesazh;
f: Përcjell një email;
e: Arkivoni postën e zgjedhur.

Natyrisht, këto shkurtore janë specifike për Gmail dhe nuk do të funksionojnë domosdoshmërisht në Outlook ose Thinderbird.

Duke ndjekur këto këshilla dhe duke përshtatur zakonet tuaja të menaxhimit të postës elektronike, duhet të vini re shpejt një përmirësim në organizimin e kutisë tuaj postare dhe një kursim kohe në përpunimin e emaileve tuaja.