Name: Tremplin Numérique
Price range: $$$

Danes je poštni nabiralnik postal nepogrešljivo orodje v našem vsakdanjem in poklicnem življenju. Kljub temu je včasih težko krmariti med množico e-poštnih sporočil, prejetih vsak dan.

Ta članek predstavlja nekaj nasvetov za boljše upravljanje vašega nabiralnika in ohranjanje organiziranosti.

povzetek

Organizirajte svojo mapo »Prejeto«.

Organizacija vašega poštnega predala vam omogoča večjo učinkovitost vsakodnevnega poklicnega delovanja. Če vas zanimajo namigi in nasveti za večjo produktivnost, ne oklevajte in obiščite spletno mesto latribudesexperts.fr.

Za začetek je prvi korak organiziranje mape »Prejeto« z ustvarjanjem tematskih map in podmap. Tako boste lahko hitro razvrstili e-poštna sporočila in jih po potrebi enostavno našli.

Za označevanje pomembnih ali prednostnih sporočil lahko uporabite tudi oznake ali oznake.

Če želite organizirati svojo e-pošto:

Ustvarite mape: Ustvarite lahko na primer mape za svojo osebno, službeno e-pošto, račune, newsletters, itd Če želite iti dlje, ustvarite podmape znotraj teh glavnih map.
Uporabite oznake: Nekatera sporočila ponujajo dodelitev barv sporočilom za lažjo identifikacijo. Izkoristite priložnost in barvo povežite z vsako vrsto sporočila (nujno, pomembno, za pozneje itd.).
Konfigurirajte samodejna pravila: večina nabiralnikov vam omogoča, da konfigurirate pravila za samodejno filtriranje dohodnih sporočil. Na primer, vsa e-poštna sporočila lahko pošljete z določenega naslova v namensko mapo.

Redno razvrščajte svojo e-pošto

Dobro upravljajte svoj poštni predal z razvrščanjem. Priporočljivo je namreč, da si vzamete čas za redno urejanje mape »Prejeto«, da preprečite, da bi postala neobvladljiva.

Določite določene ure v dnevu ali tednu za pregled in obdelavo vaše e-pošte, odvisno od vaše dejavnosti in vaših potreb.

Tukaj je nekaj nasvetov, ki vam bodo pomagali učinkovito razvrstiti sporočila:

Hitro preberite vsako sporočilo: vzemite si nekaj sekund, da prepoznate zadevo sporočila in se odločite, ali ga je vredno prebrati takoj, pozneje ali neposredno izbrisati.
Odgovorite na pomembna sporočila: Če e-poštno sporočilo od vas zahteva hiter odgovor, ga obravnavajte čim prej, da ga ne pozabite.
Arhivirajte ali shranite dokončana sporočila: Ko preberete sporočilo in/ali nanj odgovorite, ga lahko premaknete v ustrezno mapo ali arhivirate, da sprostite prostor v mapi »Prejeto«.
Izbrišite nepotrebna sporočila: Izbrišite nepomembna e-poštna sporočila, kot so vsiljena pošta ali oglasi. Prav tako lahko konfigurirate filter neželene pošte, da omejite njihov prihod.

Upravljajte svoje naročnine in masovno pošiljanje

Les newsletters in druga samodejna sporočila lahko hitro vdrejo v našo mapo »Prejeto«, če nismo previdni.

Tukaj je nekaj nasvetov za boljše upravljanje teh vrst e-pošte:

Pametno se odjavite: če nikoli ne berete e-pošte določenega newsletter, si vzemite čas in se odjavite in jim tako preprečite, da bi še naprej zasuvali vaš nabiralnik.
Ustvarite posebna pravila: konfigurirate lahko pravila za samodejno pošiljanje newsletters v namenski mapi ali jih označite kot prebrane.
Uporabite sekundarni e-poštni naslov: Če želite preprečiti, da bi vaše naročnine onesnažile vaš glavni nabiralnik, ustvarite e-poštni naslov, namenjen naročninam na newsletters, forumi ali druge spletne storitve.

V celoti izkoristite funkcije, ki jih ponuja vaš sistem za sporočanje

Končno o upravljanju nabiralnika, poznati morate funkcije, ki jih ponuja vaš nabiralnik, in jih pametno uporabljati za optimizacijo upravljanja vaše e-pošte.

Tu je nekaj primerov:

Uporabite bližnjice na tipkovnici: večina sporočil ponuja bližnjice za hitro izvajanje določenih dejanj (arhiviranje, brisanje, odgovor itd.). Naučite se jih in jih uporabite, da vsak dan prihranite čas.
Konfigurirajte samodejne odgovore: če ste odsotni ali nedosegljivi, konfigurirajte samodejni odgovor, da svoje dopisovalce obvestite o vaši situaciji in jim sporočite datum vrnitve.
Konfigurirajte podpise: ustvarite enega ali več podpisov po meri, da samodejno dodate svoje kontaktne podatke na dno svojih e-poštnih sporočil.

Nekaj uporabnih bližnjic na tipkovnici za Gmail

Preden začnete, omogočite bližnjice na tipkovnici v nastavitvah Gmaila.

Če želite to narediti, pojdite v Nastavitve (ikona zobnika) > Oglejte si vse nastavitve, nato se pomaknite navzdol do Bližnjice na tipkovnici. Kliknite »Omogoči bližnjice na tipkovnici« in nato shranite spremembe.

Obstaja veliko bližnjic, ki jih lahko celo prilagodite (Vse nastavitve > Napredne nastavitve). Tu so glavne:

c: sestavite novo sporočilo;
/ : Kazalec postavite v iskalno vrstico;
p: Odgovor na sporočilo;
a: Odgovori vsem v sporočilu;
f: Posredovanje elektronske pošte;
e: arhiviraj izbrano pošto.

Očitno so te bližnjice specifične za Gmail in ne bodo delovale nujno v Outlooku ali Thinderbirdu.

Če upoštevate te nasvete in prilagodite svoje navade upravljanja e-pošte, bi morali hitro opaziti izboljšavo v organizaciji vašega nabiralnika in prihranek časa pri obdelavi e-pošte.