La signature électronique : tout savoir

À l’ère du digital et surtout du télétravail, des pratiques comme la signature électronique sont privilégiées par les entreprises. Elle apparaît comme une solution efficace, sécurisée et ayant une valeur juridique pour signer des documents et remplacer la version manuscrite. Voulez-vous en savoir davantage sur la signature électronique ? Lisez les éléments de réponse ci-dessous.

Qu’est-ce que la signature électronique ?

Elle est une suite de caractères, un procédé via lequel la personne signataire donne son accord sur un document électronique. C’est un mécanisme qui vise à garantir l’intégrité d’un fichier, et ce, sans contact physique et de façon inaltérable. Autrement dit, lorsque vous signez électroniquement un document, vous ne pourrez plus le modifier ni le contester.

Le processus est entièrement dématérialisé, la personne n’imprime ou ne scanne rien, mais appose juste sa signature depuis son support (smartphone, ordinateur, tablette). Il faut souligner que sur le plan juridique, elle a la même valeur qu’une signature manuscrite. C’est donc un procédé légal reconnu non seulement par les textes français, mais aussi les lois de l’Union européenne.

Cela garantit par ricochet la recevabilité d’un document signé de cette manière comme preuve en justice. La signature électronique facilite les échanges de fichiers, automatise les processus de traitement, permet de gagner en temps et de faire des économies. Elle est fiable (avec une force exécutoire) et aussi rentable, vu que vous faites des gains en termes d’achat d’impression, d’encre et de papier.

Où peut-elle être utilisée ?

La signature électronique peut être utilisée dans presque tous les secteurs d’activité, à commencer par celui des ventes. Vous pouvez vous en servir pour signer des bons de commande, valider des mandats ou des compromis de vente. Elle est également valable pour les devis, les factures, et plus loin, dans le domaine des ressources humaines. En effet, vous pouvez utiliser la signature électronique sur les contrats de travail et les bulletins de paie.

Il est envisageable de recourir à son usage pour les contrats de prestations de services, de partenariat, de bail et les accords de confidentialité. Les appels d’offres, le renouvellement de période d’essai, les procès-verbaux et les documents d’ouverture de compte bancaire sont aussi concernés. Sans oublier les fichiers comptables, immobiliers, les actes notariés, les mandats SEPA et bien d’autres, car la liste n’est pas exhaustive.

Comment fonctionne la signature électronique ?

La signature électronique fonctionne grâce à un procédé cryptographique asymétrique qui lui garantit le caractère infalsifiable. Dans un premier temps, vous devez choisir un tiers de confiance, une société habileté à proposer de telles solutions. Une fois que vous optez pour votre outil de signature électronique, vous allez vous rendre sur le site du fournisseur. Ensuite, connectez-vous à partir de vos identifiants ou de votre clef électronique afin d’ajouter les fichiers à signer.

Pour rappel, il peut s’agir de documents sous format PDF, Word ou selon les possibilités offertes par le tiers de confiance. Puis, vous allez transmettre les fichiers aux destinataires, inviter des signataires en fournissant leurs coordonnées, notamment le numéro de téléphone ou l’email. Chacun de ceux-ci va recevoir une notification et aussi un code via SMS pour sécuriser le processus et prouver leur identité.