Si vous n'utilisez pas cette fonctionnalité OneNote, vous manquez quelque chose

Si vous disposez d'un abonnement Microsoft 365 et que vous rédigez toujours des notes de cours ou des procès-verbaux de réunion, vous n'en tirez pas le meilleur parti ! La fonctionnalité d'enregistrement et de transcription de OneNote peut vous faire économiser tout ce temps et ces efforts. Voici comment vous pouvez commencer à l'utiliser.

Comment enregistrer et transcrire dans OneNote

L'enregistrement et la transcription audio dans OneNote sont très simples et peuvent vous faire gagner beaucoup de temps. Voici comment commencer :

Tout d’abord, ouvrez un bloc-notes dans OneNote et ajoutez une nouvelle page. Dans l'onglet « Accueil », cliquez sur l'icône « Plus d'options » (elle ressemble à trois points ou à des points de suspension). Cela vous montrera des options supplémentaires. Cliquez sur « Transcrire » dans la liste déroulante.

Un panneau latéral apparaîtra sur la droite, vous offrant deux façons de transcrire. Si vous disposez déjà d'un fichier audio préenregistré, cliquez sur « Télécharger l'audio » et votre explorateur de fichiers apparaîtra afin que vous puissiez sélectionner votre fichier.

Si vous n'avez pas encore d'enregistrement et souhaitez capturer de l'audio en direct, cliquez sur « Démarrer l'enregistrement ». OneNote commencera immédiatement l'enregistrement à partir du micro de votre ordinateur. Vous pouvez mettre en pause et reprendre l'enregistrement quand vous le souhaitez en cliquant sur le bouton du microphone. L'enregistrement continuera également à s'exécuter en arrière-plan, afin que vous puissiez changer d'application et continuer à utiliser votre PC normalement pendant qu'il est en cours.

Une fois que vous êtes satisfait de l'audio que vous avez capturé, cliquez sur « Enregistrer et transcrire maintenant ».

OneNote téléchargera le fichier sur OneDrive, le traitera et renverra une transcription. La vitesse de transcription dépend de la taille de votre fichier audio. Je l'ai testé avec un fichier audio de 15 minutes et il a renvoyé les transcriptions en 3 minutes environ, bien que votre connexion Internet soit définitivement un facteur.

Il n'y a aucune limite sur la longueur audio pour le moment, mais Microsoft a inclus un avis indiquant qu'il pourrait en ajouter à l'avenir, alors profitez-en tant que vous le pouvez !

Votre transcription est liée à la page sur laquelle elle a été créée, alors ne craignez pas de la perdre même si vous fermez accidentellement le volet de transcription. Cependant, cela signifie également que vous ne pouvez avoir qu’une seule transcription par page. Si vous devez transcrire autre chose, vous devrez le faire sur une nouvelle page. J'ai constaté que vous devrez parfois fermer et rouvrir le volet de transcription avant qu'il ne vous donne la possibilité de démarrer une nouvelle transcription sur une nouvelle page.

Au-dessus de la transcription, vous trouverez un menu de lecture qui vous permet d'écouter votre enregistrement audio. Ce qui est cool, c'est que OneNote capture tous les dessins que vous faites sur la page pendant l'enregistrement. Ainsi, lorsque vous lisez l’audio, vos traits d’encre apparaîtront également, parfaitement adaptés à l’audio. C'est un excellent moyen de capturer des notes et des visuels tout en gardant tout synchronisé.

Modification de votre transcription

Une fois que vous avez votre relevé de notes, vous pouvez facilement apporter des modifications pour corriger d’éventuelles erreurs. Passez simplement votre pointeur sur la partie de la transcription que vous souhaitez modifier et cliquez sur l'icône en forme de crayon.

À partir de là, vous pouvez apporter des modifications au texte ou même renommer les intervenants. Si vous choisissez de renommer un orateur, vous pouvez appliquer cette modification à l'ensemble de la transcription en cochant la case « Changer tous les orateurs ». Une fois que vous avez terminé, cochez la case pour enregistrer vos modifications.

Une fois que vous êtes satisfait de votre transcription, la dernière étape consiste à l'ajouter à votre page. Vous pouvez ajouter vos relevés de notes section par section ou en une seule fois.

Pour le faire par section, passez votre pointeur sur la transcription que vous souhaitez ajouter et cliquez sur le bouton Cliquez plus.

Si vous choisissez de tout ajouter en même temps, vous disposez de quatre options quant aux éléments à ajouter à la page :

• Juste un SMS
• Texte avec haut-parleurs
• Texte avec horodatage
• Haut-parleurs et horodatages

Choisissez le format qui vous convient le mieux et vous êtes prêt à partir !

Conseils pour obtenir les meilleurs enregistrements et transcriptions audio

L’obtention d’une transcription précise dépend de la capture d’un enregistrement audio de qualité. Il y a quelques choses que vous pouvez faire pour obtenir le meilleur enregistrement possible.

Tout d’abord, vérifiez votre entrée audio. Assurez-vous que vous utilisez le bon microphone et testez-le pour vous assurer qu'il fonctionne correctement.

Ensuite, vérifiez que vous enregistrez avec la meilleure qualité sonore. Cliquez sur « Fichier » et sélectionnez « Options ». Accédez à « Audio et vidéo », cliquez sur « Format » et choisissez la valeur la plus élevée dans le menu déroulant. Cela améliorera la qualité de vos enregistrements vocaux, mais notez que cela augmentera également la taille de vos fichiers audio.

Enfin, si vous envisagez d’utiliser intensivement cette fonctionnalité, investissez dans un bon enregistreur de son. Bien que vous puissiez enregistrer avec le microphone intégré de votre ordinateur, celui-ci ne permettra pas d'isoler votre voix et de supprimer le bruit ambiant. De plus, des sons externes comme le claquement des touches de votre clavier peuvent interférer avec votre enregistrement. Un enregistreur vocal comme le Sony Mono Digital Voice Recorder pourrait résoudre ce problème pour vous.

Limites de la fonctionnalité d'enregistrement de OneNote et solutions de contournement

Par défaut, l'enregistrement sur OneNote se limite à la collecte audio du microphone de votre ordinateur. Cela signifie que si vous essayez de transcrire un appel Zoom, vous ne pouvez pas utiliser de casque et vous devez mettre le volume à fond pour donner à votre micro la meilleure chance de capter le son.

Heureusement, il existe un moyen de contourner ce problème. Vous pouvez activer le mixage stéréo, puis modifier les paramètres d'entrée audio de OneNote afin qu'il capture les sons provenant de votre ordinateur. Pour ce faire, revenez aux paramètres audio et vidéo et cliquez sur « Appareils ». Choisissez « Studio Mix » dans la liste déroulante et appuyez sur « OK » pour finaliser vos modifications.

Si cela ne fonctionne pas, ne vous inquiétez pas, vous pouvez toujours essayer ces méthodes pour enregistrer le son provenant de votre PC, puis le télécharger pour transcription.

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La fonctionnalité d'enregistrement et de transcription de OneNote change la donne et vous fera économiser des heures de travail fastidieux. Vous pouvez rendre les choses encore plus faciles en utilisant l'IA pour organiser ces notes. Et cela ne s'arrête pas là. OneNote peut augmenter votre productivité en vous permettant de réduire le nombre d'autres applications et de tout organiser au même endroit.