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Hoje, a caixa de correio tornou-se uma ferramenta essencial em nossa vida diária e profissional. No entanto, às vezes pode ser difícil navegar pela massa de e-mails recebidos todos os dias.

Este artigo apresenta algumas dicas para gerenciar melhor sua caixa de correio e se manter organizado.

resumo

Organize sua caixa de entrada

A organização da sua caixa de correio permite-lhe ser mais eficiente no dia-a-dia da sua atividade profissional. Se você está interessado nas dicas e conselhos para ser mais produtivo, não hesite em visitar o site latribudesexperts.fr.

Para começar, o primeiro passo é organizar sua caixa de entrada criando pastas e subpastas temáticas. Isso permitirá classificar e-mails rapidamente e encontrá-los facilmente, se necessário.

Você também pode usar rótulos ou tags para marcar mensagens importantes ou prioritárias.

Para organizar seu e-mail:

Criar pastas: por exemplo, você pode criar pastas para seus e-mails pessoais e profissionais, faturas, newsletters, etc Para ir além, crie subpastas dentro dessas pastas principais.
Use etiquetas: algumas ofertas de mensagens para atribuir cores às mensagens para facilitar sua identificação. Aproveite para associar uma cor a cada tipo de mensagem (urgente, importante, para ler depois, etc.).
Configurar regras automáticas: a maioria das caixas de correio permite que você configure regras para filtrar automaticamente as mensagens recebidas. Por exemplo, você pode enviar todos os e-mails de um endereço específico para uma pasta dedicada.

Classifique seus e-mails regularmente

Gerencie bem sua caixa de correio, também classificando. De fato, é recomendável reservar um tempo para organizar regularmente sua caixa de entrada para evitar que ela se torne incontrolável.

Defina horários específicos durante o dia ou a semana para verificar e processar seus e-mails, dependendo da sua atividade e das suas necessidades.

Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a classificar suas mensagens de forma eficaz:

Leia cada mensagem rapidamente: Reserve alguns segundos para identificar o assunto da mensagem e decida se vale a pena ler imediatamente, depois ou deletar diretamente.
Responda a mensagens importantes: Se um e-mail exigir uma resposta rápida de você, trate-o o mais rápido possível para evitar esquecê-lo.
Arquivar ou arquivar mensagens concluídas: Depois de ler e/ou responder a uma mensagem, considere movê-la para a pasta apropriada ou arquivá-la para liberar espaço em sua caixa de entrada.
Excluir mensagens desnecessárias: sinta-se à vontade para excluir e-mails sem importância, como spam ou anúncios. Você também pode configurar um filtro de spam para limitar sua chegada.

Gerencie suas assinaturas e correspondências em massa

Os newsletters e outras mensagens automáticas podem invadir rapidamente nossa caixa de entrada se não tomarmos cuidado.

Aqui estão algumas dicas para gerenciar melhor esses tipos de e-mails:

Cancele a assinatura de forma inteligente: se você nunca leu e-mails de um determinado newsletter, reserve um tempo para cancelar a assinatura para evitar que eles continuem a sobrecarregar sua caixa de correio.
Criar regras específicas: Você pode configurar regras para enviar automaticamente o newsletters em uma pasta dedicada ou marque-os como lidos.
Use um endereço de e-mail secundário: para evitar que suas assinaturas poluam sua caixa de correio principal, crie um endereço de e-mail dedicado a assinaturas para newsletters, fóruns ou outros serviços online.

Aproveite ao máximo os recursos oferecidos pelo seu sistema de mensagens

Por fim, sobre o gerenciamento de uma caixa de correio, você deve conhecer os recursos oferecidos por sua caixa de correio e usá-los com sabedoria para otimizar o gerenciamento de seu email.

Aqui estão alguns exemplos:

Use atalhos de teclado: a maioria das mensagens oferece atalhos para executar rapidamente determinadas ações (arquivar, excluir, responder, etc.). Aprenda-os e use-os para economizar tempo todos os dias.
Configurar respostas automáticas: Em caso de ausência ou indisponibilidade, configure uma resposta automática para informar os seus correspondentes da sua situação e dar-lhes uma data de retorno.
Configurar assinaturas: crie uma ou mais assinaturas personalizadas para adicionar automaticamente suas informações de contato ao final de seus e-mails.

Alguns atalhos de teclado úteis para o Gmail

Antes de começar, certifique-se de ativar os atalhos de teclado nas configurações do Gmail.

Para fazer isso, vá para Configurações (o ícone de roda dentada) > Ver todas as configurações e role para baixo até Atalhos do teclado. Clique em “Ativar atalhos de teclado” e salve as alterações.

Existem muitos atalhos que você pode personalizar (Todas as configurações > Configurações avançadas). Aqui estão os principais:

c: Escrever uma nova mensagem;
/ : Posicione o cursor na barra de pesquisa;
p: Responder a uma mensagem;
a: Responder a todos em uma mensagem;
f: Encaminhar um e-mail;
e: Arquivar o e-mail selecionado.

Obviamente, esses atalhos são específicos do Gmail e não funcionarão necessariamente no Outlook ou no Thinderbird.

Seguindo estas dicas e adaptando seus hábitos de gerenciamento de e-mail, você notará rapidamente uma melhora na organização de sua caixa de correio e uma economia de tempo no processamento de seus e-mails.