Pourquoi j'utilise Gmail uniquement sur Microsoft Outlook (et vous devriez le faire aussi)

Je parierais que lorsque vous pensez à Outlook, vous pensez à l'utiliser pour vos e-mails professionnels ou peut-être pour vos comptes personnels Microsoft. J'avais l'habitude de penser à Outlook de la même manière jusqu'à ce que j'ajoute mes comptes Gmail à Outlook et découvre un certain nombre de fonctionnalités intéressantes.

Il est facile d'envoyer des e-mails à partir de différents comptes de messagerie

L'une des premières fonctionnalités que j'ai découvertes était la facilité avec laquelle il était possible d'envoyer un nouveau message électronique à partir de différentes adresses e-mail. En sélectionnant simplement le menu déroulant dans la fenêtre d'envoi d'e-mails, j'ai la possibilité de sélectionner le compte de messagerie à partir duquel je souhaite envoyer.

Si je devais faire la même chose dans Gmail, cela me prendrait plusieurs étapes : je devrais d'abord changer de compte, puis je pourrais rédiger un nouveau message électronique ; dans Outlook, tout ce que j'ai à faire est de sélectionner le compte approprié dans un menu déroulant et je suis prêt.

Bien que cela puisse sembler une amélioration mineure du flux, je ne peux personnellement pas surestimer la fréquence à laquelle j'utilise cette fonctionnalité.

La création de signatures électroniques est plus simple

Que j'envoie des e-mails depuis mes comptes de messagerie personnels ou professionnels, les signatures sont un élément essentiel que j'aime inclure à la fin de toute communication. Comme pour le basculement entre les comptes de messagerie lors de l'envoi d'un nouveau message électronique, la gestion des signatures électroniques de mes différents comptes de messagerie est beaucoup plus simple avec Outlook.

En configurant simplement une signature dans les paramètres de signature, je peux personnaliser ce que je souhaite inclure dans ma signature, qu'il s'agisse de texte accompagné de graphiques ou simplement de texte.

Il est certainement préférable de devoir basculer entre les comptes Gmail dans un navigateur pour faire la même chose.

Avoir la possibilité de modifier rapidement et facilement la signature électronique de plusieurs comptes de messagerie représente un gain de temps considérable.

Dossiers séparés pour chaque compte de messagerie

Bien que Gmail utilise généralement des étiquettes pour organiser les messages électroniques au lieu de la structure de dossiers traditionnelle de Microsoft, ils fonctionnent tous deux bien les uns avec les autres dans Outlook.

Lorsqu'un compte Gmail est ajouté dans Outlook, les étiquettes sont ajoutées sous forme de dossier dans la section de compte Gmail correspondante. Cela vous fait gagner du temps, puisque vous n'avez pas à organiser vous-même toutes les étiquettes dans des dossiers ni à vous soucier du fait que les e-mails ne soient pas transférés. et organisé correctement. Si vous avez besoin de déplacer quelque chose, déplacer un e-mail vers le dossier correspondant est aussi simple que de glisser-déposer (ou de cliquer avec le bouton droit) sur l'e-mail dans le dossier de votre choix.

Vous pouvez basculer entre les comptes Gmail dans un navigateur, mais l'interface Outlook offre un moyen plus pratique d'accéder aux e-mails de plusieurs comptes, d'autant plus qu'ils sont soigneusement triés dans des dossiers.

La gestion de plusieurs calendriers Gmail est plus simple

Lorsqu'il s'agit de gérer les calendriers Gmail sur plusieurs comptes Gmail, Outlook excelle (sans jeu de mots). Il vous permet de créer facilement une nouvelle réunion dans différents calendriers Gmail beaucoup plus facilement que vous ne pourriez le faire dans une seule instance Gmail. Dans Outlook, si je souhaite créer une nouvelle réunion, il me suffit de sélectionner le menu déroulant et de choisir le calendrier approprié pour la réunion. En un seul clic, vous pouvez sélectionner le calendrier auquel vous souhaitez ajouter le nouvel événement, la tâche ou la réunion, ce qui vous fait gagner du temps et des clics.

En fin de compte, utiliser Outlook pour gérer mes e-mails et mon calendrier m'a fait gagner des heures au fil des ans, tout simplement parce que je n'ai pas besoin de basculer entre les comptes pour gérer mes e-mails et mes calendriers. Si vous n'avez pas essayé d'utiliser Outlook pour rationaliser vos tâches liées à la messagerie électronique et au calendrier, vous devriez certainement le faire : cela pourrait vous faire gagner du temps.