Pourquoi je ne me contente pas de la numérotation par défaut dans Microsoft Word (et vous ne devriez pas non plus)

S'appuyer sur la numérotation par défaut de Microsoft Word entraîne des documents d'apparence générique, un mauvais alignement et un formatage incohérent. En passant seulement quelques minutes à créer une liste de styles personnalisée, je rends mon travail reconnaissable, professionnel et uniforme.

Pourquoi la personnalisation est importante

Le système de numérotation par défaut de Microsoft Word est idéal pour une utilisation rapide et occasionnelle. Cependant, dans certains scénarios, cela ne suffit tout simplement pas :

• Manque de personnalisation : Les documents avec une numérotation standard se ressemblent tous. J'aime que mon travail se démarque et soit reconnaissable grâce à des polices, des couleurs et des symboles soigneusement choisis.
• Alignement bizarre : Les retraits de numérotation par défaut peuvent varier considérablement et peuvent amener le texte de la liste à être trop proche du numéro ou à s'aligner mal avec la marge. Cela donne à mes documents un aspect bâclé et peu professionnel.
• Aucune cohérence : Lorsque je copie ou fusionne des sections d'autres documents, la numérotation de base tente souvent d'hériter du style du nouveau document ou s'interrompt entièrement, ce qui rend le formatage peu fiable.

Pour surmonter ces limitations, j'utilise un processus en deux étapes pour créer et enregistrer définitivement des listes personnalisées.

Étape 1 : Personnalisation des listes de numéros et de puces

Selon le type de document que je crée, j'adapte le système de numérotation standard de Microsoft Word ou je télécharge un graphique à utiliser à la place des puces standard.

Personnalisation de la numérotation standard

Il existe plusieurs façons de personnaliser le système de numérotation standard dans Microsoft Word, mais voici la méthode que j'utilise. Tout d’abord, dans l’onglet Accueil, je développe le menu déroulant « Liste à plusieurs niveaux », puis je clique sur « Définir une nouvelle liste à plusieurs niveaux ».

Ensuite, je m'assure que « 1 » est sélectionné dans la liste des niveaux. Ensuite, après avoir effacé le champ « Entrer le formatage du numéro », je définis le format souhaité. Dans cet exemple, j'ai tapé (PROJ-sélectionnez « Un, Deux, Trois » dans le champ Style numérique pour ce niveau, puis saisissez ).

Ne saisissez jamais la numérotation manuellement, car cela interromprait la fonction automatique de la liste, ce qui signifie que les numéros ne seraient pas mis à jour, avancés ou réinitialisés automatiquement lorsque vous ajoutez ou supprimez des éléments de la liste.

Maintenant, pour confirmer la manière dont la numérotation apparaît sur la page, je clique sur « Police » et j'effectue les modifications de formatage nécessaires.

Enfin, j'ajuste les paramètres d'alignement :

• Aligné à: Ce champ précise où se trouve le nombre s'aligne par rapport à la marge. Par exemple, définir cette valeur sur « 0 cm » signifie que le nombre se trouve dans la marge ; le régler sur « 2 cm » signifie que le nombre est à 2 cm de la marge.
• Retrait du texte à : Ce champ précise où se trouve le texte commence par rapport à la marge, donc idéalement, elle devrait être supérieure à la mesure dans le champ Aligné à. De plus, si votre numérotation personnalisée contient plusieurs caractères, assurez-vous d'en tenir compte lorsque vous calculez l'écart entre le numéro et le texte.

Après avoir cliqué sur « OK », je dois enregistrer le format de numérotation en tant que nouveau style. Pour ce faire, j'ouvre d'abord le volet Styles en cliquant sur l'icône dans le coin inférieur droit du groupe Styles dans l'onglet Accueil. Ensuite, dans le volet Styles, je clique sur le bouton « Nouveau style » (l'icône « A+ »).

Dans la boîte de dialogue Créer un nouveau style à partir du formatage, je donne à mon nouveau style un nom clair et descriptif avant de choisir « Liste » dans le champ Type de style. Ensuite, si je souhaite utiliser ce style dans d'autres documents créés à partir du modèle Normal, en bas de la fenêtre, je coche « Nouveaux documents basés sur ce modèle ».

Si tu ne le faites pas Si vous souhaitez enregistrer ce nouveau style de numérotation dans le modèle Normal, mais plutôt dans un nouveau modèle, laissez la case « Nouveaux documents basés sur ce modèle » décochée et consultez la section « Enregistrement et réutilisation des listes personnalisées » ci-dessous.

Enfin, lorsque je clique sur « OK », le nouveau style apparaît sous Styles de liste dans le menu déroulant principal de la liste à plusieurs niveaux.

Créer des puces de marque

Lorsque je crée une documentation de marque, j'utilise un petit graphique à la place des puces pour faire ressortir mon travail.

Tout d’abord, je conçois le logo sur mon ordinateur, en m’assurant qu’il a un rapport hauteur/largeur de 1:1 (carré), et je l’enregistre au format PNG ou JPG. Ensuite, je suis les mêmes étapes que lorsque je crée une liste numérotée standard personnalisée, avec une différence :

1. Ouvrez le menu déroulant « Liste à plusieurs niveaux » et cliquez sur « Définir une nouvelle liste à plusieurs niveaux ».

2. Sélectionnez « 1 » dans la liste des niveaux.

3. Effacez le champ « Entrer le formatage du numéro ».

4. La principale différence avec les étapes ci-dessus : Dans le champ Style numérique pour ce niveau, faites défiler vers le bas et cliquez sur « Nouvelle image » (voir la capture d'écran ci-dessous). Ensuite, localisez et sélectionnez le logo.

5. Définissez l'alignement et cliquez sur « OK ».

6. Ouvrez le volet Styles et cliquez sur « A+ ».

7. Nommez le style, cliquez sur « Liste » et si vous souhaitez ajouter le nouveau style de puce au modèle Normal, cochez « Nouveaux documents basés sur ce modèle ».

Le graphique de marque doit être cohérent pour tous les éléments de la liste. La création d'un style distinct pour chaque liste d'éléments interrompt le flux automatique de la liste, je vous recommande donc fortement d'éviter cela.

Voici à quoi ressemblent mes puces de marque How-To Geek :

Étape 2 : Enregistrer et réutiliser les listes personnalisées

Même si la vérification de « Nouveaux documents basés sur ce modèle » dans la boîte de dialogue Créer un nouveau style à partir du formatage est censée rendre la liste personnalisée disponible dans les futurs documents, elle n'est pas toujours fiable. Je franchis donc une autre étape en enregistrant le fichier actuel en tant que modèle personnalisé.

Par défaut, tous les nouveaux documents Word utilisent le modèle Normal. Cependant, parfois, j'aime créer des modèles personnalisés dédiés pour éviter que mon modèle Normal ne devienne trop volumineux avec un formatage et des fonctionnalités personnalisés.

Pour ce faire, dans le document actuel contenant ma liste personnalisée nouvellement créée, je clique sur Fichier > Enregistrer sous. Ensuite, dans le champ Type de fichier, je sélectionne « Modèle Word », je nomme le modèle pour qu'il soit facile à identifier, puis je clique sur « Enregistrer » pour enregistrer le fichier dans le dossier Modèles par défaut.

Ensuite, lorsque je rouvre Microsoft Word, je clique sur « Nouveau », je localise et double-clique sur le modèle que je viens d'enregistrer, et un nouveau document s'ouvre avec la liste personnalisée prête à être utilisée.

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La création de listes personnalisées n'est qu'une des façons dont j'améliore le formatage de Microsoft Word. Par exemple, j'utilise également des sauts de page au lieu d'appuyer sur Entrée à plusieurs reprises, j'insère des tables des matières automatiques au lieu de les saisir manuellement et j'utilise un formatage de tableau prédéfini au lieu de les formater moi-même. En utilisant ces fonctionnalités intégrées, je m'assure que tous mes documents sont propres, cohérents et professionnels.