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Points clés à retenir

Contrairement à Word, Docs ne nécessite aucune installation. Vous pouvez donc commencer à travailler sur vos documents instantanément à partir de n'importe quel appareil compatible.
Docs offre une interface meilleure et plus propre par rapport à Word, ce qui facilite le travail avec vos fichiers.
Vous pouvez facilement partager vos documents Docs et même inviter des personnes à collaborer avec vous sur vos documents.

Google Docs et Microsoft Word sont tous deux des traitements de texte, mais vous remarquerez rapidement les différences dans leur fonctionnement une fois que vous commencerez à les utiliser. Je préfère Docs à Word et n'utiliserai (probablement) jamais le traitement de texte de Microsoft pour créer des documents. Voici pourquoi.

Docs ne nécessite pas d'installation

L’avantage de Docs est que vous n’avez pas besoin de l’installer. Il s'agit d'un outil de suite bureautique basé sur le Web, vous permettant de créer, modifier et gérer des documents à partir de n'importe quel navigateur Web. Vous choisissez n'importe quel appareil, lancez son navigateur Web, vous connectez à Google et commencez à créer les documents souhaités.

Word, en revanche, doit généralement être installé sur votre ordinateur. Vous devez obtenir le programme d'installation de l'application, installer l'outil, puis lancer l'outil installé pour créer des documents. Parfois, vous rencontrez également des problèmes lors de l'installation de l'outil ou de la création de documents, ce qui peut être évité si vous utilisez Docs.

Il est à noter que Word dispose également d'une version Web, mais elle est loin d'être comparable à la version en ligne de Docs en termes de convivialité. Par exemple, vous ne pouvez pas travailler hors ligne dans la version Web de Word. De plus, la version Web de Word n'offre pas la possibilité d'enregistrer vos documents dans autant de formats de fichiers.

Docs a une interface propre et conviviale

Docs offre une interface plus propre et plus conviviale que Word. Dès que vous lancez Docs, vous êtes accueilli avec une interface répertoriant vos documents récents et des options pour créer de nouveaux documents.

Lorsque vous démarrez un nouveau document ou modifiez un document existant, Docs dispose de toutes les options essentielles disponibles dans sa barre d'outils supérieure. Vous pouvez utiliser ces outils pour formater votre document, ajouter des éléments à votre document et effectuer d'autres actions.

Avec Word, vous avez la possibilité d'ouvrir des documents récents et d'en créer de nouveaux, mais l'interface est assez encombrée. Ensuite, une fois que vous créez ou modifiez un document, vous disposez d’une barre d’outils supérieure déroutante. Vous disposez de plusieurs onglets, chacun offrant des options différentes. Même si cela convient aux documents complexes, vous ne souhaiterez peut-être pas les utiliser quotidiennement.

Il enregistre automatiquement vos documents

Lorsque vous créez un nouveau document ou modifiez un document existant, Docs enregistre automatiquement les modifications que vous apportez à votre document. Cela garantit que vous ne perdrez pas votre travail au cas où votre connexion Internet cesserait de fonctionner ou qu'une autre erreur se produirait. Cette fonctionnalité de sauvegarde automatique est activée par défaut, vous n'avez donc pas besoin de l'activer manuellement de n'importe où.

Word, en revanche, n'enregistre automatiquement les documents que dans certains cas. L'option d'enregistrement automatique des fichiers doit être activée manuellement car elle est désactivée par défaut. Docs ne propose pas de bouton Enregistrer, alors que vous comptez sur ce bouton dans Word pour enregistrer des fichiers.

Exportez vos documents vers différents formats

Docs vous permet de télécharger vos documents préparés dans de nombreux formats de fichiers courants, notamment PDF, DOCX et TXT. Pour enregistrer votre document dans l'un de ces formats, il vous suffit d'accéder à votre document, de sélectionner l'option Fichier > Télécharger et de choisir le format de fichier souhaité. Vous ne recevez aucune confirmation ni boîte de dialogue ; le document sélectionné commence à être téléchargé dans le format choisi sur votre ordinateur.

Word vous permet également de télécharger vos documents dans différents formats, mais le processus n'est pas aussi simple. Par exemple, vous obtenez une interface encombrée et des étapes qui ne sont pas vraiment nécessaires pour obtenir le document dans le format choisi.

Pour exporter un fichier dans Word, vous devez cliquer sur le menu Fichier, puis choisir Enregistrer sous, puis Parcourir, puis choisir le format de fichier préféré dans le menu déroulant (qui répertorie les formats de fichiers que vous n'utiliserez probablement jamais).

Si vous avez des commentaires sur un auteur de document, Docs facilite grandement l'ajout de ces commentaires sous forme de commentaire au texte sélectionné dans le document. Vous pouvez même mentionner des personnes dans les commentaires pour qu'elles sachent que ce commentaire est pour elles.

Word propose également l'option de commentaire, mais l'ajout d'un commentaire n'est pas aussi pratique qu'avec Docs. En effet, les commentaires ne sont souvent pas mis à jour en temps réel. De plus, si vous marquez quelqu'un dans un commentaire, cette personne ne peut pas répondre à ce commentaire depuis son e-mail (ce qui est possible avec Docs).

Un lien suffit pour accéder à un document

L’avantage de Docs est la simplicité avec laquelle vous pouvez partager vos documents avec d’autres. Lorsque vous créez un document Google Docs, un lien spécifique lui est attribué. Vous pouvez ensuite récupérer ce lien et le partager avec d'autres pour que d'autres puissent accéder à votre document. Vous pouvez définir des niveaux d'accès, ce qui signifie choisir qui peut uniquement visualiser, visualiser et modifier vos documents.

Word enregistre vos documents localement sur votre ordinateur, ce qui signifie que vous devez transférer le fichier du document à d'autres personnes pour que d'autres puissent le visualiser et le modifier. C'est fastidieux et bien moins pratique que ce que Docs a à offrir. De plus, la personne à qui vous envoyez le document ne verra pas les modifications que vous avez apportées au document après l'avoir envoyé ; c'est parce que le partage manuel n'est pas en temps réel.

Invitez les autres à collaborer avec vous

Docs vous permet d'inviter des personnes à collaborer avec vous sur vos documents. Vous pouvez inviter des personnes à modifier vos documents et les voir apporter des modifications en temps réel sur votre écran. Docs affiche même les curseurs des autres personnes lorsqu'elles modifient votre document. Il s'agit d'une fonctionnalité très utile et pratique pour les documents qui nécessitent que plusieurs personnes travaillent dessus.

Word enregistre les documents localement, vous ne pouvez donc pas avoir plusieurs personnes travaillant sur le même document en même temps. Même si vous envoyez le document à d'autres personnes, vous ne verrez pas les modifications apportées jusqu'à ce qu'elles vous renvoient le fichier. Cette fonctionnalité est présente dans la version Web de Word, mais encore une fois, vous êtes coincé avec les fonctionnalités limitées qu'offre cette version.

Travaillez depuis n’importe quel appareil

Enfin et surtout, Docs fonctionne sur presque tous les appareils. Vous pouvez accéder à ce traitement de texte à l'aide d'un navigateur Web sur votre ordinateur. Si vous utilisez un iPhone ou un téléphone Android, vous pouvez obtenir l'application Docs pour votre appareil. Docs synchronise toutes vos modifications en temps réel, ce qui signifie qu'une modification apportée à un document sur le Web apparaît instantanément dans l'application mobile et vice versa.

Word propose également une application mobile, mais comme l'application de bureau enregistre les documents localement, vous ne pouvez pas accéder à ces fichiers sur votre mobile. Vous devrez importer ces fichiers sur votre appareil mobile d'une manière ou d'une autre pour pouvoir ensuite les modifier. Vous avez la possibilité d'utiliser OneDrive pour synchroniser vos fichiers, mais c'est une chose supplémentaire à configurer avant de commencer à créer vos documents.

Comme vous pouvez le constater, Docs est beaucoup plus simple et pratique à utiliser. Si vous utilisez uniquement Word comme traitement de texte, essayez Docs et voyez comment cela fonctionne pour vous.