Pourquoi et comment mettre en œuvre un bon suivi de facturation dans votre entreprise ?
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Pourquoi et comment mettre en œuvre un bon suivi de facturation dans votre entreprise ?

Pour avoir un œil sur la trésorerie de votre entreprise, un bon suivi de facturation est nécessaire. Il s’agit de l’une des fonctions principales de la gestion commerciale de votre business. Avec cette solution, vous saurez comment l’argent entre dans votre caisse et comment il en sort. Pour ce qui est de la mise en place de cette stratégie, il faut suivre une démarche précise.

Mais concrètement, en quoi consiste le suivi de facturation ? Quels sont les avantages de ce processus ? Comment mettre en place un bon suivi de facturation dans votre entreprise ? Nous vous invitons à trouver des éléments de réponse dans cet article.

Qu’est-ce que le suivi de facturation

Le suivi de facturation est une méthode qui s’emploie dans le cadre de la gestion commerciale d’une activité. Il permet de suivre les factures qu’une entreprise délivre à ses clients ou à ses fournisseurs. Grâce à ce système, l’entreprise peut facilement s’assurer que les délais de paiement et les suivis d’encaissement sont respectés.

En outre, le suivi de facturation peut vous permettre de savoir quand et par qui une facture a été créée. Ce document permet également de réunir les différents statuts d’une facture. En ce sens, la facture peut être :

  • Suspendue ;
  • À recycler ;
  • Mandatée ;
  • Service fait, etc.

Le suivi de facturation est essentiel pour tout chef d’entreprise qui veut superviser la gestion de son activité. En la matière, l’utilisation d’une solution comme Upflow peut vous faciliter la tâche.

Pourquoi faire un bon suivi de facturation ?

Le suivi de facturation peut apporter beaucoup de bénéfices à votre entreprise. Cela permet d’assurer son bon fonctionnement et de mettre de l’ordre dans votre trésorerie.

Limiter les risques d’impayé avec le suivi de facturation

Le suivi de facturation vous permet de limiter les risques d’impayé. En effet, une mauvaise gestion de votre trésorerie peut conduire à la faillite de votre activité. Pour éviter cela, la meilleure solution est de mettre en œuvre un bon suivi de facturation. Cela vous permettra de connaitre les factures en retard et celles qui doivent être relancées.

Le suivi de facturation permet d’améliorer le suivi client

Avec un suivi de facturation bien mis en place, vous pouvez améliorer votre suivi client de différentes façons. D’abord, vous pourrez optimiser le pilotage de votre activité. Cela vous permettra de légèrement libérer la trésorerie. En outre, vous pourrez savoir en général les différents recours des clients.

Cette information va améliorer votre façon de répondre à ces recours pour la satisfaction de ces derniers. Il faut aussi noter qu’un suivi de facturation vous donne la possibilité de connaitre le fonctionnement de certains de vos clients.

Comment mettre en œuvre un suivi de facturation ?

Vous devez suivre deux processus pour réaliser un bon suivi de facturation. Le premier est de franchir un certain nombre d’étapes qui vous permettront de mieux organiser ce document. Ainsi, vous devez en premier lieu rédiger les conditions générales de vente. Cela permet aux clients d’avoir une idée des conditions de vente de votre entreprise. La deuxième étape consiste à mettre en place un outil de suivi simple et efficace.

Cet outil ou l’ensemble de ces outils doivent être utilisables par les différents membres de votre administration. Le logiciel évoqué plus haut peut être d’une grande utilité. C’est à cette étape que le document est véritablement conçu. La troisième et dernière étape vient clore le premier processus. Cela consiste à contrôler régulièrement la comptabilité et le document de suivi. Ainsi, vous pourrez faire les mises à jour qui s’imposent.

Le deuxième processus pour la mise en place d’un bon suivi de facturation est de créer un tableau Excel. C’est aujourd’hui l’un des meilleurs moyens de réaliser un document de suivi. Vous pouvez avoir différents modèles sur internet.

Toutefois, vous devez garder à l’esprit que votre tableau doit comporter des informations très importantes. Ainsi, on doit y retrouver le numéro de la facture. Ensuite, la date de la facture ainsi que le nom du client doivent être clairement définis sur le document. Vous devez aussi y mettre le montant de la facture, le jour du règlement ainsi que l’état de règlement.

Toutes ces informations doivent y figurer en ordre. En fonction de l’activité de votre entreprise, vous pouvez aussi ajouter une partie prestation ou service sur le suivi de facturation.