Fakturowanie ręczne a oprogramowanie do fakturowania: co jest lepsze?

Sponsorowane

Firmy często wystawiają faktury ręcznie, ponieważ na początku działalności nie mają dobrze zdefiniowanych systemów. Może to wymagać rozpoczęcia od zera przy sporządzaniu faktury papierowej. Może to również wymagać przesłania i ręcznej edycji dokumentów Word lub szablonów faktur w arkuszach kalkulacyjnych. W wyniku tego procesu wysyłane są załączniki do wiadomości e-mail.

Wyobraź sobie przez chwilę, że jesteś właścicielem jednej z tych nowoczesnych firm. Zarządzanie ręcznym fakturowaniem staje się bardziej czasochłonne i podatne na błędy wraz z rozwojem firmy. Tutaj pojawia się automatyczne rozliczanie. Zautomatyzowane fakturowanie polega na automatycznym generowaniu i wysyłaniu faktur do klientów za pomocą oprogramowanie do fakturowania.

Tutaj porównamy i porównamy fakturowanie ręczne wykonywane przy użyciu szablonów faktur do pobrania z fakturowaniem automatycznym wykonywanym za pomocą aplikacji do fakturowania, aby dokładnie wyjaśnić, co jest najlepsze dla Twojej firmy.

Co to jest fakturowanie ręczne?

Istnieją dwa rodzaje fakturowania ręcznego: procesy oparte na arkuszach kalkulacyjnych i procesy oparte na szablonach przetwarzania tekstu. To całkowicie oryginalna koncepcja.

Każdy szablon, w tym nazwy nadawcy i odbiorcy, musi zostać wypełniony na fakturze przed jej dostarczeniem.

To samo dotyczy narzędzi cyfrowych, które są powiązane z ręcznymi i elektronicznymi metodami fakturowania. Dlatego ogólna strategia nie jest konieczna, ponieważ można zintegrować wiele kanałów płatności. Jednak ani przypomnienia o płatnościach, ani raporty nie mogą być korygowane w czasie rzeczywistym. Proces ręczny wymaga znacznej inwestycji czasu.

Co to jest oprogramowanie do fakturowania?

Aplikacja do fakturowania pomaga w obsłudze kont klientów. Za pomocą tego narzędzia można łatwo wygenerować fakturę z danymi sprzedanych towarów lub świadczonych usług. W zarządzaniu finansami firmy ważne jest, aby zwracać uwagę na najdrobniejsze szczegóły.

Oprogramowanie do fakturowania oferuje szereg wstępnie zdefiniowanych szablonów, które ułatwiają zarządzanie. Użytkownicy mogą również łatwo wysyłać te faktury innym za jednym kliknięciem przycisku.

Oprogramowanie do fakturowania a fakturowanie ręczne: odkryj różnicę!

Ta sekcja poświęcona jest wyjaśnieniu kluczowych aspektów, które wyróżniają te dwie faktury:

Automatyzacja:

W procesie ręcznego wystawiania faktur to od księgowego lub innej osoby zależy przygotowanie faktury i upewnienie się, że uwzględniono wszystkie istotne fakty. Z drugiej strony korzystanie z oprogramowania do fakturowania położy kres tej praktyce. Ponieważ oprogramowanie zostało zaktualizowane o wszystkie informacje, będzie w stanie wystawić fakturę w mgnieniu oka.

Monitorowanie ręczne:

W przypadku ręcznego rozliczania konieczne jest śledzenie wszelkich problemów, które mogą się pojawić ręcznie. Osoba prowadząca firmę jest odpowiedzialna za ręczne kontaktowanie się z klientami w sprawie płatności. Jednak za pomocą aplikacji rozliczeniowej można skonfigurować przypomnienia o płatnościach, które będą wysyłane do konsumentów w sposób zautomatyzowany. W ustalonych odstępach czasu klienci będą powiadamiani o zbliżających się należnych im płatnościach.

Reports en temps réel

Gdy fakturowanie odbywało się ręcznie, największym wyzwaniem było wygenerowanie faktury po zakończeniu czynności. Zdarzają się sytuacje, gdy stworzenie go zajmuje księgowemu dużą liczbę dni. Problem ten został jednak rozwiązany poprzez wprowadzenie oprogramowania do generowania faktur. Procedurę można wykonać natychmiast, a księgowy musi tylko opisać szczegóły; potem wszystko można załatwić w krótkim czasie.

Płatność online:

Gdy faktury są generowane ręcznie, nie ma możliwości zintegrowania aplikacji płatniczych innych firm. Jeśli jednak korzystasz z aplikacji rozliczeniowej, znacznie łatwiej będzie połączyć wszystkie programy innych firm potrzebne do pobierania płatności. Innymi słowy, firma była w stanie szybko zbierać płatności dzięki wykorzystaniu oprogramowania do fakturowania, co uprościło proces.

Nadal masz wiele opcji do zbadania, jeśli chodzi o dostępne oprogramowanie do fakturowania. Obecnie klienci mogą skorzystać z usługi o nazwie Biuro Faktur, która upraszcza proces.

Wnioski

Większość właścicieli firm zaczyna włączać do swoich działań oprogramowanie do automatycznego fakturowania. Czasami najlepszym rozwiązaniem jest oprogramowanie specyficzne dla branży, a innym razem najlepszym rozwiązaniem jest rozwiązanie uniwersalne.

Twoje potrzeby biznesowe, przepływ pracy i procedury księgowe będą odgrywać rolę w wybranym przez Ciebie oprogramowaniu do fakturowania online. Oprogramowanie, które zarządza informacjami o Twoich klientach, spełni Twoje potrzeby w zakresie generowania faktur.

Gdy jesteś w trakcie wybierania oprogramowania do fakturowania i fakturowania, zdecydowanie zalecamy porównanie wszystkich podstawowych funkcji wymaganych dla Twojej firmy.