Jak utworzyć i używać szablonu wiadomości e-mail w programie Microsoft Outlook

Szablony wiadomości e-mail w programie Microsoft Outlook są łatwe do tworzenia, ale nie tak łatwe w nawigacji za każdym razem, gdy chcesz z nich skorzystać. Na szczęście możesz utworzyć szablon i przypiąć go do wstążki, aby uzyskać łatwiejszy dostęp.

Szablony są naprawdę przydatne w przypadku powtarzających się wiadomości e-mail zawierających zwykły tekst. W programie Outlook tworzenie i zapisywanie szablonów jest łatwe. Otwarcie jednego wymaga jednak mnóstwa kliknięć w menu. Łatwiej jest po prostu zapisać wiadomość e-mail w folderze „Wersje robocze”, a następnie skopiować zawartość i wkleić ją do nowej wiadomości e-mail.

To działa, ale możesz ułatwić sobie życie, dodając selektor szablonów do wstążki. Zmniejsza to liczbę kliknięć myszą i umożliwia korzystanie z modeli zgodnie z przeznaczeniem. Biblioteka przydatnych, gotowych wiadomości e-mail, które możesz wybrać z menu, pozwoli Ci zaoszczędzić dużo czasu.

Na początek pokażemy, jak utworzyć szablon wiadomości e-mail, a następnie jak dodać selektor szablonów do wstążki.

Utwórz szablon wiadomości e-mail

Zanim będziesz mógł przypiąć szablon, musisz go utworzyć. Otwórz Microsoft Outlook i utwórz nową wiadomość e-mail. Spersonalizuj go tak, jak chcesz.

Szablony przechowują temat, treść i wszelkie formatowanie, w tym kolory, obrazy tła, podpis i inne. Gdy szablon wiadomości e-mail będzie wyglądał jak Ty, kliknij „Plik”.

Wybierz "Zapisz jako".

W oknie „Zapisz jako” zmień pole „Zapisz jako:” na „Szablon programu Outlook (* .oft)”, a następnie kliknij „Zapisz”.

Twój szablon jest teraz gotowy do użycia.

Jak otwierać szablony wiadomości e-mail w sposób Outlook

Aby otworzyć szablon wiadomości e-mail, jakiego oczekuje program Outlook, musisz przejść do karty „Strona główna”, a następnie kliknąć Nowe elementy> Więcej elementów> Wybierz formularz.

W oknie „Wybierz formularz” należy następnie zmienić menu rozwijane „Szukaj w:” na „Szablony użytkownika w systemie plików”. Na koniec możesz dwukrotnie kliknąć swój model, aby go otworzyć.

Otworzy się nowa wiadomość e-mail z zawartością szablonu. Działa, ale nie jest to szybki proces. Łatwo też zapomnieć o ścieżce menu.

O wiele łatwiej będzie otworzyć szablony, jeśli dodasz do wstążki opcję „Wybierz formularz”.

Jak łatwo otwierać szablony wiadomości e-mail

Zamierzamy dodać nowy przycisk do zakładki „Strona główna” wstążki programu Outlook, abyśmy mogli bezpośrednio stamtąd otworzyć panel „Wybierz formularz”.

Aby rozpocząć, kliknij prawym przyciskiem myszy dowolną kartę wstążki, a następnie wybierz „Dostosuj wstążkę”.

W panelu „Dostosuj wstążkę” zmień menu rozwijane „Popularne polecenia” na „Wszystkie polecenia”.

Przewiń w dół i wybierz „Wybierz formularz”.

Aby dodać ten przycisk do wstążki, musisz najpierw dodać go do jednej z grup w prawej kolumnie.

Dodamy nasz przycisk do zakładki „Strona główna” w swojej własnej grupie obok „Nowy”. Aby powiedzieć Outlookowi, co chcesz zrobić, kliknij „Nowy”, a następnie „Nowa grupa”.

Kliknij nowo dodaną grupę, a następnie kliknij „Zmień nazwę”. Zmień nazwę na „Szablony” (lub cokolwiek chcesz), a następnie kliknij „OK”.

Nazwa nowej grupy zmieni się na tę, którą wymieniłeś. Ostatnim krokiem jest dodanie przycisku do grupy. Wybierz "Wybierz formularz" w lewej kolumnie, kliknij "Dodaj", aby dodać go do grupy, a następnie kliknij "OK".

Twoja nowa grupa, zawierająca przycisk „Wybierz formularz”, będzie teraz widoczna w zakładce „Strona główna”.

Teraz możesz po prostu kliknąć „Wybierz formularz”, aby otworzyć panel i oszczędzić sobie trudu przechodzenia przez mnóstwo menu.