Passer au sans papier est agréable et étonnamment facile à faire
Sommaire
Points clés à retenir
- Adopter une vie sans papier présente des avantages à la fois pratiques et psychologiques.
- Effectuez un premier examen pour décider de ce que vous devez numériser, jeter ou déchiqueter.
- Un système de classement numérique logique permet de trouver les documents rapidement et facilement, et vous pouvez configurer des sauvegardes locales et dans le cloud pour garantir que vos documents sont toujours en sécurité.
Si vous avez un portefeuille rempli de reçus papier, de billets et plus encore, ou un classeur contenant encore des factures de services publics datant de 10 ans, cela pourrait être le signal idéal pour adopter une vie sans papier. Cela offre de nombreux avantages et effectuer le changement n’a jamais été aussi simple.
Les avantages pratiques et psychologiques d'une vie sans papier
Les avantages d’une existence sans papier s’étendent à la fois sur le plan pratique et psychologique.
Pratique
L'avantage pratique le plus évident est que vous récupérez tout l'espace que vous utilisez actuellement pour stocker le papier, qu'il s'agisse d'un espace d'étagère pour les classeurs à anneaux à une extrémité de l'échelle ou de classeurs de la taille d'un bureau à l'autre.
Le stockage électronique est également un moyen plus sûr de stocker vos dossiers. La plupart des personnes qui dépendent du stockage papier ne disposent que d’une seule copie de leurs documents. En cas d'inondation ou d'incendie, tous ces dossiers pourraient être détruits. Avec le stockage numérique, il est facile de stocker plusieurs copies, comme nous le verrons.
Les documents numériques sont meilleurs en voyage pour la même raison. Si vous avez des cartes d'embarquement papier, des réservations d'hôtel, des itinéraires, etc., il suffit d'un vol de sac ou d'un instant d'inattention dû au décalage horaire pour perdre vos documents. Grâce au stockage numérique, les documents peuvent être conservés sur le téléphone de chaque personne de votre groupe, ainsi que dans le cloud.
Un avantage similaire existe avec les billets de théâtre et autres. Vous ne dépendez pas d'un seul exemplaire qui pourrait être perdu et tant que vous avez votre téléphone avec vous, vous ne pouvez pas non plus laisser votre billet à la maison.
Enfin, les enregistrements numériques facilitent grandement la récupération des informations lorsque vous en avez besoin. Vos documents peuvent facilement être consultés et vous pouvez également y accéder de n'importe où, pas seulement lorsque vous êtes chez vous.
Psychologique
Mais pour moi, les avantages ne sont pas seulement pratiques. J’ai ressenti un soulagement mental lorsque je n’avais plus une masse de paperasse, dont seule une petite partie était réellement nécessaire. J'ai l'esprit tranquille en sachant que j'accède à n'importe quel document quand et où j'en ai besoin, et que tout est protégé contre les catastrophes naturelles. Il y a un sentiment de facilité qui vient du fait de savoir que je peux accéder à mes documents de voyage depuis mon téléphone, ma tablette, mon ordinateur portable ou même depuis un appareil emprunté.
Gérer les papiers dont vous n'avez plus besoin
La première étape est la partie la plus longue du processus, mais elle ne doit être effectuée qu'une seule fois : examiner vos documents existants. Vous allez le diviser en trois catégories :
Il y a une chose que je peux presque garantir : vous avez bien plus de paperasse dont vous aurez besoin ! Cette première catégorie sera donc presque certainement la plus petite des trois.
Si vous dirigez une entreprise, demandez conseil à votre comptable sur la durée de conservation des registres. Au Royaume-Uni, par exemple, la réponse pour la plupart des cas était de sept ans. Mais pour personnel dossiers, vous n’aurez généralement besoin de conserver les éléments que pendant un an.
Prenons l'exemple des factures de services publics. Si vous établissez un budget ou envisagez de changer de fournisseur, il peut être très utile de connaître votre utilisation et vos coûts pour l'année écoulée. Votre facture d'électricité d'il y a cinq ans ? Pas si utile que ça !
Lorsqu'il s'agit de documents que vous n'avez pas besoin de conserver, vous devez décider si vous pouvez simplement les jeter dans le bac de recyclage ou les déchiqueter. Personnellement, j'ai joué la sécurité en plaçant les documents contenant des informations personnelles dans la catégorie « Shred ». Même savoir avec qui est votre banque pourrait être une information précieuse pour un escroc.
Lorsqu'il s'agit de déchiqueter, un destructeur personnel compact prend généralement environ huit feuilles à la fois, tandis qu'un destructeur robuste prend environ 120 feuilles. Il s’agit d’un compromis entre la vitesse, la taille et le prix. Si vous avez un parcelle de paperasse, une autre option consiste à utiliser un service de déchiquetage commercial. Une dernière possibilité consiste à louer ou à emprunter une déchiqueteuse commerciale, puis à utiliser une déchiqueteuse personnelle compacte pour les documents papier occasionnels que vous recevez encore. Cette dernière approche est celle que j’ai adoptée.
Numériser les documents que vous devez conserver
Tous les documents que vous devez conserver seront numérisés au format PDF et stockés sur votre PC. Ma forte recommandation est de numériser un document à la fois, afin de pouvoir classer les choses efficacement.
Comme pour les destructeurs, différents scanners offrent différentes capacités. À une extrémité de l’échelle se trouvent les scanners ultra-compacts à feuille unique ou les applications de numérisation qui utilisent l’appareil photo de votre smartphone. À l’autre extrémité se trouvent des scanners à bac pouvant numériser 100 pages à la fois.
Étant donné que les documents tels que les relevés de pension peuvent comporter de 10 à 12 pages et qu'il est fastidieux de numériser chaque page individuellement, il vaut la peine de se procurer un scanner d'une capacité d'environ 12 feuilles. Vérifiez que celui que vous recevez peut numériser des pages recto verso.
Je suis plutôt minimaliste, j'ai donc emprunté un scanner pour mes premières numérisations et j'utilise simplement une application pour smartphone pour suivre la très petite quantité de documents entrants qu'il me reste.
Création d'un système de classement numérique facile à utiliser
Votre scanner vous offrira presque certainement le choix de numériser avec ou sans reconnaissance optique de caractères (OCR). Si vous choisissez l'OCR, alors le texte des documents sera indexé, afin que vous puissiez rechercher des mots-clés. L’inconvénient est que les fichiers OCR sont plus gros et occupent donc plus d’espace sur votre PC.
Cependant, avec un système de classement numérique soigneusement organisé, vous aurez moins besoin de fichiers PDF consultables, car il sera facile de trouver les documents dont vous avez besoin.
La structure exacte de votre système de classement dépendra du type de documents dont vous disposez, et la structure de vos dossiers et sous-dossiers n'a de sens que pour vous. L’objectif est simplement de garantir que chaque fois que vous avez besoin d’un document, vous puissiez le localiser rapidement et facilement.
À titre d'exemple, voici à quoi ressemble ma propre structure de dossiers :
Vous pouvez l'utiliser comme une invite pour créer une structure qui a du sens pour votre vie et la façon dont vous catégorisez les choses.
Passer aux relevés bancaires et factures électroniques
Presque toutes les banques et sociétés financières facilitent grandement le passage des relevés papier aux relevés numériques. En effet, ils vous proposent probablement cette option de manière proactive à intervalles réguliers, car cela leur permet d’économiser de l’argent. Sinon, connectez-vous simplement à votre compte et vous verrez probablement une option pour cela, ou vous pouvez demander au service client de l'organiser.
Il en va de même pour les entreprises de services publics et pour presque tous ceux qui vous envoient des factures ou des relevés.
Dans certains cas, les entreprises peuvent suggérer une application, alors parlons-en.
Les applications sont vos amies
Les applications offrent généralement le moyen le plus simple de fonctionner sans papier. Ceux-ci vous offrent un accès instantané aux documents récents. Les relevés en ligne sont parfois limités à 1 à 2 ans, donc si vous avez besoin ou souhaitez des relevés plus anciens, cela vaut la peine d'en télécharger des copies. Lorsqu’il s’agit de banques et de sociétés financières, les applications vous permettent presque toujours de télécharger facilement des versions numériques de tous les documents dont vous pourriez avoir besoin.
Le seul inconvénient des applications est que vous avez besoin d'un accès à Internet, donc pour des choses comme les billets, j'ai également tendance à capturer les codes QR afin d'en avoir une copie hors ligne dans mon application Photos. De cette façon, si un contrôleur de billets souhaite vérifier votre billet de train lorsque vous traversez une zone avec une mauvaise couverture mobile, ou si votre billet de théâtre est vérifié au plus profond du bâtiment, vous disposerez d'une copie hors ligne à scanner.
Protéger vos données dématérialisées
Enfin, une fois que vous avez numérisé tous vos documents, vous devez vous assurer que tous vos fichiers sont sauvegardés en toute sécurité. La création de sauvegardes entièrement automatiques est très simple pour les PC Windows et les Mac Apple, mais assurez-vous simplement que les sauvegardes sont activées.
Étant donné que les disques externes conservés chez vous vous rendent toujours vulnérable aux scénarios d'incendie et d'inondation, je recommande également fortement d'effectuer une sauvegarde sur un service cloud. J'utilise Dropbox pour mettre en miroir mon dossier de documents, mais vous pouvez également faire la même chose avec iCloud, Microsoft OneDrive, Google Drive et bien plus encore.
L'examen initial des documents, le déchiquetage et la numérisation prennent un peu de temps, mais les avantages en valent la peine. Quelque 14 ans après avoir franchi le pas, je considère toujours que c’est une très bonne décision.
