Name: Tremplin Numérique
Price range: $$$

Tegenwoordig is de brievenbus een essentieel hulpmiddel geworden in ons dagelijks en professioneel leven. Desalniettemin kan het soms moeilijk zijn om door de massa e-mails die elke dag worden ontvangen te navigeren.

Dit artikel bevat enkele tips om uw mailbox beter te beheren en georganiseerd te blijven.

overzicht

Organiseer je inbox

De organisatie van uw mailbox stelt u in staat om dagelijks efficiënter te zijn in uw professionele activiteit. Als u geïnteresseerd bent in de tips en adviezen om productiever te zijn, aarzel dan niet om de site te bezoeken latribudesexperts.fr.

Om te beginnen is de eerste stap het organiseren van uw inbox door thematische mappen en submappen te maken. Dit maakt het mogelijk om e-mails snel te classificeren en indien nodig gemakkelijk terug te vinden.

U kunt ook labels of tags gebruiken om belangrijke of prioritaire berichten te markeren.

Uw e-mail ordenen:

Mappen maken: u kunt bijvoorbeeld mappen maken voor uw persoonlijke, professionele e-mails, facturen, newsletters, enz Maak submappen aan in deze hoofdmappen om verder te gaan.
Gebruik labels: sommige berichten bieden aan om kleuren toe te wijzen aan berichten om hun identificatie te vergemakkelijken. Maak van de gelegenheid gebruik om een kleur te associëren met elk type bericht (dringend, belangrijk, om later te lezen, enz.).
Automatische regels configureren: Met de meeste mailboxen kunt u regels configureren om inkomende berichten automatisch te filteren. U kunt bijvoorbeeld alle e-mails van een specifiek adres naar een speciale map sturen.

Sorteer uw e-mails regelmatig

Beheer je mailbox goed door ook te sorteren. Het is inderdaad aan te raden om de tijd te nemen om uw inbox regelmatig te ordenen om te voorkomen dat deze onbeheersbaar wordt.

Stel specifieke tijden gedurende de dag of week in om uw e-mails te controleren en te verwerken, afhankelijk van uw activiteit en uw behoeften.

Hier zijn enkele tips om u te helpen uw berichten effectief te sorteren:

Lees elk bericht snel: neem een paar seconden de tijd om het onderwerp van het bericht te identificeren en te beslissen of het de moeite waard is om het onmiddellijk te lezen, later of direct te verwijderen.
Reageren op belangrijke berichten: Als een e-mail een snelle reactie van u vereist, behandel deze dan zo snel mogelijk om te voorkomen dat u deze vergeet.
Voltooide berichten archiveren of archiveren: als u een bericht eenmaal hebt gelezen en/of beantwoord, kunt u overwegen het naar de juiste map te verplaatsen of te archiveren om ruimte vrij te maken in uw inbox.
Verwijder overbodige berichten: verwijder gerust onbelangrijke e-mails, zoals spam of advertenties. U kunt ook een spamfilter configureren om hun aankomst te beperken.

Beheer uw abonnementen en bulkmailings

de newsletters en andere automatische berichten kunnen snel onze inbox binnendringen als we niet oppassen.

Hier zijn enkele tips om dit soort e-mails beter te beheren:

Meld je slim af: als je nooit e-mails leest van een bepaalde newsletter, neem de tijd om je af te melden om te voorkomen dat ze je mailbox blijven volstoppen.
Specifieke regels maken: u kunt regels configureren om automatisch de newsletters in een speciale map of markeer ze als gelezen.
Gebruik een secundair e-mailadres: om te voorkomen dat uw abonnementen uw hoofdmailbox vervuilen, maakt u een e-mailadres aan dat speciaal is bedoeld voor abonnementen op newsletters, forums of andere online diensten.

Profiteer optimaal van de functies die uw berichtensysteem biedt

Tot slot, wat betreft het beheer van een mailbox, moet u de functies van uw mailbox kennen en deze verstandig gebruiken om het beheer van uw e-mail te optimaliseren.

Hier zijn enkele voorbeelden:

Gebruik sneltoetsen: de meeste berichten bieden sneltoetsen om bepaalde acties snel uit te voeren (archiveren, verwijderen, beantwoorden, enz.). Leer ze en gebruik ze om elke dag tijd te besparen.
Configureer automatische antwoorden: als u afwezig of niet beschikbaar bent, configureer dan een automatisch antwoord om uw correspondenten op de hoogte te stellen van uw situatie en hen een datum van terugkomst te geven.
Handtekeningen configureren: maak een of meer aangepaste handtekeningen om uw contactgegevens automatisch onderaan uw e-mails toe te voegen.

Enkele handige sneltoetsen voor Gmail

Voordat u begint, moet u ervoor zorgen dat u sneltoetsen in de Gmail-instellingen inschakelt.

Ga hiervoor naar Instellingen (het tandwielpictogram) > Bekijk alle instellingen en scrol omlaag naar Sneltoetsen. Klik op "Sneltoetsen inschakelen" en sla de wijzigingen op.

Er zijn veel snelkoppelingen die u zelfs kunt aanpassen (Alle instellingen > Geavanceerde instellingen). Dit zijn de belangrijkste:

c: Stel een nieuw bericht op;
/ : Plaats de cursor in de zoekbalk;
p: antwoord op een bericht;
a: Allen in een bericht beantwoorden;
f: een e-mail doorsturen;
e: Archiveer de geselecteerde mail.

Vanzelfsprekend zijn deze sneltoetsen specifiek voor Gmail en werken ze niet noodzakelijkerwijs in Outlook of Thinderbird.

Door deze tips te volgen en uw gewoonten voor e-mailbeheer aan te passen, zou u snel een verbetering in de organisatie van uw mailbox moeten merken en een tijdsbesparing bij het verwerken van uw e-mails.