Hoe het werken op afstand succesvol organiseren?
Webbureau » Digitaal nieuws » Hoe het werken op afstand succesvol organiseren?

Hoe het werken op afstand succesvol organiseren?

Heb je een netwerk van partners en medewerkers over de hele wereld met wie je samenwerkt? Heb je moeite met de manier waarop je je werkoverleg organiseert en wil je daar verandering in brengen? Hier vindt u nuttige informatie over hoe u werken op afstand met succes kunt organiseren. Lees verder om een ​​idee te krijgen van de methoden die u kunt gebruiken.

Gebruik geschikte hulpmiddelen voor werken op afstand

Om werken op afstand succesvol te organiseren, is het eerste wat u moet doen de juiste hulpmiddelen gebruiken, bijvoorbeeld een mentale kaart, ook wel genoemd " mindmap“. Dit is inderdaad een essentiële stap voor elk bedrijf met werknemers die vanuit huis werken. Mindmaps helpen verschillende werkteams samen te brengen rond specifieke taken.

Hulpmiddelen voor werken op afstand helpen werknemers om deel te nemen aan het bereiken van de doelstellingen van de structuur, ongeacht hun locatie. Ze geven hen de mogelijkheid om effectief in te grijpen in het leven van het bedrijf, ondanks een mogelijke afgelegen ligging. Het is daarom noodzakelijk om te kiezen voor tools waarmee u het volgende kunt doen:

  • het modelleren van gebruikersverhalen,
  • agile plannen,
  • ontwerp iteratie.

Zorg er ook voor dat de tool die u gebruikt u kan ondersteunen bij het beheren van uw visuele projecten. Controleer of het het aantal medewerkers dat u heeft kan ondersteunen. U kunt ook de interface analyseren om ervoor te zorgen dat deze ergonomisch en intuïtief is. Het moet ook geavanceerde functies hebben en voortdurend worden verbeterd.

Plan de inhoud strikt

Als je werken op afstand succesvol wilt organiseren, moet je vooraf alle fasen ervan strikt definiëren. Om dit te doen, moet het team dat verantwoordelijk is voor de ontwikkeling ervan een perfecte kennis hebben van uw doelstellingen en uw middelen. De verschillende elementen van de inhoud dragen daadwerkelijk bij aan het behalen van de beoogde resultaten.

U moet op de werkinterface alle functionaliteiten hebben die nodig zijn voor de juiste uitvoering van de taken die u hebt gedefinieerd. Integreer tools waarmee uw medewerkers en partners zich zelfstandig kunnen organiseren. Zo draag je bij aan de ontwikkeling van hun creativiteit met oog voor de primaire missie van het bedrijf.

Overweeg daarnaast om regelmatig groepswerksessies te organiseren. Daarbij moeten de uitwisselingen goed gestructureerd zijn. Definieer de inhoud van uw virtuele vergaderingen nauwgezet om er aan het einde van de discussies het maximale uit te halen. Bepaal vooraf en precies op welke punten je tijdens de sessies aan de slag gaat.

Vergeet niet om (enkele dagen of uren van tevoren) de inhoud naar de verschillende deelnemers te sturen. Zo hebben ze een duidelijk beeld van wat er tijdens het gesprek aan de orde komt.

Plan het verloop van de sessies

Je moet het verloop van je verschillende werksessies nauwkeurig plannen. Een goede planning van vergaderingen op tijd stelt u in staat om een ​​idee te hebben van de verschillende volgorden. Het helpt uw ​​partners en medewerkers ook om de chronologie van de sessie te begrijpen en te weten wanneer en hoe ze moeten ingrijpen.

Door het verloop van uw sessies te programmeren, bespaart u veel tijd. U kunt zich in deze fase laten bijstaan ​​door online tools en professionals, zowel intern als extern. U moet ook de voortgang plannen van alle taken die u op afstand uitvoert.

Hierdoor heb je een idee van de exacte duur (een deadline voor effectief timemanagement). Een dergelijke planning laat medewerkers weten wanneer ze met de uitvoering zullen beginnen en wanneer deze zal eindigen. Door hen toegang te geven tot de stroom van bedrijfsactiviteiten, worden ze zich bewust van de impact die hun taak heeft op die van anderen.

Wees beknopt tijdens interventies en betrek de verschillende medewerkers 

De twee overige oplossingen hebben betrekking op de inhoud van de toespraken en de betrokkenheid van de verschillende deelnemers.

Wees beknopt tijdens het spreken

Een van de essentiële componenten van werken op afstand is ongetwijfeld beknoptheid. Als u online vergaderingen organiseert, moet u leren kort en bondig te zijn wanneer u spreekt. U zult ook uw medewerkers moeten aanmoedigen om hetzelfde te doen. Zo houd je je aan de afgesproken tijd voor de vergadering.

Ook slaag je erin om de aandacht te trekken van de verschillende deelnemers aan de werksessie, waardoor ze zich niet zullen vervelen. Elke spreker moet een bepaald aantal minuten spreektijd hebben.

Betrek de verschillende medewerkers 

Om werken op afstand succesvol te organiseren, kunt u uw medewerkers erbij betrekken. U kunt dit doen door manieren te vinden om hun motivatie te vergroten. Wijs hen duidelijk omschreven taken en verantwoordelijkheden toe waardoor ze zich betrokken voelen bij de vergadering.

Geef iedereen het woord en waardeer elke ingreep. Dit zal elke deelnemer aanmoedigen om zich uit te spreken en interesse te tonen in de werksessie. Dit is misschien wel een van de beste tips die u helpen uw vergaderingen energie te geven.

★ ★ ★ ★ ★