N'ignorez pas la puissance de F9 dans Microsoft Excel

Microsoft Excel a tellement de raccourcis clavier qu'il peut parfois être difficile de se souvenir des plus utiles. L'un des plus négligés est F9, ce qui vous donne plus de contrôle sur le calcul des formules dans vos feuilles de travail.

Les raccourcis clavier de cet article s'appliquent aux ordinateurs Windows. Les raccourcis clavier MAC suivent souvent le même principe, bien que la touche ALT sur un clavier Windows soit souvent remplacée par la touche Options sur un clavier MAC, et la touche CTRL peut être remplacée par la touche CMD. Sur tous les claviers, vous devrez peut-être activer le verrouillage de fonction pour que les touches de fonction fonctionnent comme prévu.

Recalculation des formules en mode de calcul manuel

Par défaut, Excel calcule automatiquement les formules dès que des modifications sont apportées qui affectent les résultats. Cependant, vous pouvez choisir de désactiver les calculs automatiques en sélectionnant « Manuel » dans le menu déroulant Options de calcul, qui se trouve dans l'onglet Formules du ruban.

Le mode de calcul manuel est bénéfique si vous avez un grand ensemble de données contenant de nombreuses formules, car il empêche Excel d'effectuer constamment un grand nombre de calculs en même temps. En conséquence, vous êtes moins susceptible de faire face à des manquements dans les performances de votre tableur.

Dans ce mode, les cellules qui n'ont pas recalculées pour s'aligner sur les changements dans les données sont reformatées avec un strikethrough (également connu sous le nom de valeur obsolète), pour vous rappeler que les informations de ces cellules sont non synchronisées.

À ce stade, vous pouvez utiliser l'un des nombreux raccourcis clavier liés à la F9 pour déclencher des récalculs:

Étant donné que les deux derniers raccourcis clavier dans le tableau ci-dessus déclenchent un recalcul dur sur toutes les feuilles de calcul de tous les classeurs ouverts, ces opérations pourraient prendre un certain temps – ou, dans le pire des cas, provoquer à Excel de répondre complètement – si vous traitez de grands ensembles de données contenant de nombreuses formules dans plusieurs classeurs dans le même temps.

Débogage des formules complexes

Il existe différentes façons d'examiner et de déboguer les formules dans Excel.

Par exemple, vous pouvez appuyer sur Ctrl + `(la touche Grave) pour afficher toutes les formules utilisées dans chaque cellule. Bien que cela soit utile si vous êtes en mesure de scanner rapidement une formule et de repérer manuellement les erreurs, elle n'identifie directement aucun problème. De plus, le remplacement de toutes les valeurs calculées par des formules peut rendre une feuille de calcul encombrée et difficile à lire.

Vous pouvez également utiliser l'outil de formule d'évaluation d'Excel (alt> m> v), qui – comme son nom l'indique – décompose une formule en composants distincts afin que vous puissiez les examiner un par un. Cependant, cet outil ne vous permet que d'évaluer les formules de gauche à droite, et vous ne pouvez pas effectuer les modifications directement dans la boîte de dialogue Evaluer Formula. De plus, cet outil peut signaler les fausses erreurs, créant ainsi plus de problèmes qu'il ne résout.

Cependant, une méthode moins connue pour examiner les formules est la clé F9, qui surmonte les problèmes ci-dessus en vous permettant de choisir la formule à évaluer, vous permettant d'évaluer manuellement chaque partie d'une formule dans n'importe quel ordre et indiquant quelle partie mène à l'erreur.

Dans cet exemple, imaginez que vous avez créé un ensemble de données dans les cellules A1 à F11, et vous souhaitez utiliser la table de recherche dans les cellules H1 à I4 pour extraire des informations clés. Vous avez utilisé la combinaison d'index-match-match pour générer le résultat dans la cellule I4, mais pour le moment, il renvoie l'erreur # n / a:

=INDEX(B2:F11,MATCH(I2,A2:F11,0),MATCH(I3,B1:F1,0))

Pour déboguer cette formule, sélectionnez la cellule I4 et appuyez sur F2 pour entrer en mode d'édition. Maintenant, vous pouvez sélectionner n'importe quelle partie de la formule – en utilisant votre souris ou en appuyant sur Shift + Ferte Keys – pour l'évaluer.

Tout d'abord, sélectionnez l'argument final dans la formule – match (i3, b1: f1,0).

Ensuite, appuyez sur F9 pour révéler ce que cette partie de la formule reviendra lorsque vous appuyez sur Entrée. Vous vous attendez à ce que cela revienne 2, car le coût est la deuxième mesure de la ligne 1.

Étant donné que cette partie de la formule a retourné ce que vous attendiez, vous savez que ce n'est pas ce qui cause le problème.

Cependant, vous ne voulez pas que cette valeur soit codée dure dans votre formule, car vous voulez que la recherche change en fonction de la sélection de mesure dans la cellule I3. Alors, appuyez sur Ctrl + Z pour revenir à la formule à sa forme d'origine. En appuyant sur ESC, annule également la conversion F9, bien que vous deviez appuyer à nouveau sur F2 pour revenir en mode édition.

Ensuite, sélectionnez l'avant-dernier argument – Gatch (I2, A2: F11,0) – et appuyez sur F9 pour l'évaluer. Cela devrait revenir 6, car 2020 est la sixième année de la colonne A.

Cependant, il renvoie l'erreur # n / a, vous savez donc que cette partie de la formule cause le problème. Cela signifie que vous pouvez concentrer votre attention sur le premier argument de match et comprendre pourquoi il renvoie une erreur.

Pour ce faire, appuyez d'abord à Ctrl + Z pour revenir à la formule à sa forme d'origine. Après cela, vous remarquerez que le tableau de recherche fait référence aux cellules A2 à F11, où, en fait, il ne devrait référencer les cellules de l'A2 à A11. Ainsi, modifiez la formule en conséquence.

Ensuite, sélectionnez à nouveau cette partie de la formule et appuyez sur F9 pour vérifier qu'elle renvoie le résultat que vous attendez.

Une fois que vous avez confirmé que c'est le cas, appuyez sur Ctrl + Z pour renvoyer la formule à sa forme d'origine et appuyez sur Entrée pour voir le nouveau résultat:

=INDEX(B2:F11,MATCH(I2,A2:A11,0),MATCH(I3,B1:F1,0))

Minimiser la fenêtre Excel

Appuyez sur Ctrl + F9 minimise la fenêtre Excel, ce qui signifie que le classeur est temporairement caché sans être complètement fermé.

Il s'agit d'un raccourci pratique si vous avez des informations sensibles dans votre feuille de calcul, et que vous souhaitez la cacher rapidement à la vue des autres. C'est également un moyen utile de naviguer vers votre bureau en utilisant uniquement votre clavier si Excel est le seul programme que vous avez ouvert.

Pour restaurer la fenêtre Excel après l'avoir minimisé, maintenez Alt, puis appuyez sur l'onglet jusqu'à ce que la fenêtre Excel soit sélectionnée. Ensuite, relâchez les clés pour continuer à travailler sur votre feuille de calcul.

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F9 n'est pas le seul raccourci clavier Microsoft Excel qui peut vous faire gagner du temps. Par exemple, F1 affiche le volet de tâche d'aide Excel, Ctrl + F1 montre ou masque le ruban, Alt + F1 crée un tableau des données sélectionnées, et Alt + Shift + F1 insère une nouvelle feuille de calcul. D'un autre côté, F4 dans Excel vous permet de basculer entre les types de référence, de répéter la dernière action, de répéter une requête de recherche et de fermer le classeur ou la fenêtre active Excel.