N'ignorez pas la puissance de F4 dans Microsoft Excel

Si vous utilisez Microsoft Excel sur un PC Windows et que vous aimez utiliser des raccourcis clavier pour améliorer votre productivité, vous devriez certainement apprendre les nombreuses façons dont la F4 peut vous faire gagner beaucoup de temps.

Pour suivre en lisant cet article, téléchargez une copie gratuite de ce classeur Excel. Après avoir cliqué sur le lien, vous trouverez le bouton de téléchargement dans le coin supérieur droit de votre écran.

Basculement entre les types de référence dans les formules

Il existe trois types de références dans Excel – des références relatives, des références absolues et des références mixtes – et vous pouvez utiliser la clé F4 pour basculer entre celles-ci lors de la génération d'une formule.

Disons que vous établissez le coût de sept produits dans votre magasin et que vous devez ajouter la taxe obligatoire de 20% à ces coûts.

Pour ce faire, dans la cellule E2, vous pourriez taper:

=SUM(D2+(D2*A2))

et appuyez sur ENTER pour ajouter la taxe de 20% au coût de référence.

Cependant, si vous copiez cette formule sur les cellules restantes de la colonne E, lorsque vous descendez chaque ligne, les références dans la formule se déplaceront également dans une ligne – par exemple, la formule de la cellule E3 référenra la cellule A3, E4 référencera A4, etc.

En effet, par défaut, les références Excel sont relatives, ce qui signifie qu'elles utilisent le même positionnement relatif entre l'endroit où vous tapez la formule et la cellule à laquelle ils se réfèrent si vous copiez la formule à un emplacement différent.

Pour résoudre ce problème, vous devez faire référence à la cellule A2 absolue à l'aide de la touche F4. En d'autres termes, même lorsque vous copiez la formule Cost + Tax vers d'autres cellules de la colonne D, vous pouvez utiliser F4 pour vous assurer que la référence à la cellule A2 ne change pas.

Tout d'abord, sélectionnez la cellule E2 et appuyez sur F2 pour modifier la formule. Ensuite, utilisez les touches de flèche pour déplacer le curseur directement avant, au centre de, ou directement après la référence cellulaire que vous souhaitez corriger (dans ce cas, c'est la référence à la cellule A2).

Maintenant, appuyez une fois sur F4 pour basculer le type de référence à une référence absolue. Instantanément, vous remarquerez un signe en dollars ($) placé devant les références de colonne et de ligne, transformant « A2 » en « $ a 2 $ ». Cela signifie que la colonne et la référence de ligne dans ce cas sont verrouillées, donc lorsque vous copiez la formule à d'autres cellules, la référence A2 restera intacte.

Selon votre configuration de clavier, vous devrez peut-être appuyer sur la touche FN avec F4 pour qu'il exécute les actions décrites dans ce guide. Cela dit, si votre clavier a une touche de verrouillage de fonction, activez ou désactivez-le, le cas échéant pour vous empêcher d'avoir à appuyer sur la touche FN à chaque fois.

Après avoir appuyé sur Entrée, vous êtes prêt à dupliquer la formule contenant la référence absolue aux lignes restantes. Appuyez sur la touche de flèche vers le haut pour revenir à la cellule E2. Ensuite, appuyez sur Ctrl + Shift + End pour sélectionner cette cellule et les cellules restantes, puis Ctrl + D pour automatiquement la formule, en toute sécurité, en sachant que la référence à la cellule A2 restera constante.

La prochaine fois, plutôt que d'appuyer sur F4 après avoir fini de taper la formule, appuyez-la dès que vous tapez une référence de cellule dans une formule pour la transformer en une référence absolue au fur et à mesure.

Le plaisir d'utiliser F4 pour basculer entre les références ne s'arrête pas là. Dans cet exemple, vous devez déterminer combien vos employés gagnent chaque année en ajoutant leurs salaires annuels à leurs bonus fixes. En d'autres termes, vous souhaitez ajouter la valeur en B2 à la valeur en D2 pour le chiffre 2023 pour l'employé A, puis vous souhaitez ajouter la valeur en C2 à la valeur en D2 pour leur chiffre 2024.

Pour créer ce calcul, vous avez besoin de référence aux valeurs de la colonne D (le bonus fixe) pour rester absolu, tandis que les références aux lignes (chaque employé) et les colonnes B et C (totaux de chaque année) doivent être relatives. Cette combinaison de références absolues et relatives est appelée référence mixte, et vous pouvez créer ce scénario à l'aide de la touche F4.

Pour y parvenir, dans le type de F2 cellulaire:

=SUM(B2+D2

Maintenant, avec votre curseur qui clignote toujours après la référence à la cellule D2, appuyez sur F4 trois fois afin que seule la référence de la colonne (D) ait le panneau en dollars placé devant lui.

Après avoir fermé les parenthèses et appuyé sur Entrée, revenez à la cellule F2 et appuyez sur Ctrl + C pour copier la formule. Ensuite, appuyez sur la flèche droite pour passer à la cellule G2 et appuyez sur Ctrl + V pour coller la formule. Remarquez comment la référence de la colonne salariale commutant par rapport à la position de la cellule (B2 est passée à C2), tandis que la référence de colonne de bonus fixe ($ d2) reste la même.

Ensuite, sélectionnez les cellules F2 et G2 à l'aide des flèches Shift +, appuyez sur CTRL + Shift + End pour sélectionner également les cellules restantes, puis appuyez sur Ctrl + D pour dupliquer la formule, en toute sécurité en sachant que les références de ligne sont relatives, car elles ne sont pas préfixées avec le symbole $.

Lorsque vous avez basculé les types de référence en utilisant F4 à l'étape précédente, vous aurez remarqué que D 2 $ apparaissant comme l'une des options. Si vous utilisiez cette référence mixte, la référence à la ligne serait absolue, tandis que la référence à la colonne serait relative.

Ainsi, en résumé, lorsque vous tapez une formule, vous pouvez appuyer sur F4 à plusieurs reprises pour parcourir les références absolues, mixtes et absolues.

Répéter la dernière action

Lorsque vous ne tapez pas de formule, F4 a une utilisation complètement différente qui peut vous faire gagner beaucoup de temps.

Dans cet exemple, on vous a demandé d'insérer une colonne vierge entre chaque colonne de figures existante.

La première étape pour y parvenir en utilisant uniquement votre clavier est de passer à la cellule B1, appuyez sur la touche de menu (également connue sous le nom de touche d'application), puis appuyez sur I et entrez pour ouvrir la boîte de dialogue d'insertion.

Ensuite, appuyez sur C et entrez pour insérer une nouvelle colonne à gauche de la colonne B.

Maintenant que vous avez ajouté une colonne vide entre ce qui était auparavant les colonnes A et B, vous pourrait Répétez ce processus pour chaque nouvelle colonne, bien que la séquence de raccourci clavier soit longue. C'est là que la puissance de F4 est vraiment utile.

Tout d'abord, appuyez deux fois sur la flèche droite pour passer de la cellule B1 à la cellule D1.

Ensuite, appuyez sur F4 pour répéter la dernière action que vous venez d'effectuer (insérez une nouvelle colonne à gauche).

Ensuite, utilisez le même Flèche droite x 2> f4 Séquence pour ajouter à plusieurs reprises et rapidement de nouvelles colonnes entre chaque colonne de données existante dans votre feuille de calcul.

Ensuite, imaginons qu'on vous a dit que les colonnes vierges que vous venez d'ajouter doivent être de 1 unité de large. Pour ce faire en utilisant votre clavier, utilisez d'abord la flèche gauche pour revenir à la cellule B1. Ensuite, appuyez sur alt> o> c> w> 1> Entrez pour modifier la largeur de la colonne en conséquence.

Encore une fois, cette séquence de raccourci clavier est difficile à retenir et à effectuer rapidement. Cependant, puisque F4 vous permet de répéter la dernière action que vous avez effectuée, utilisez simplement la flèche droite pour vous diriger vers la colonne D, appuyez sur F4, puis passez à la colonne F, appuyez sur F4, etc. Il m'a fallu moins de cinq secondes pour appliquer ce changement de largeur de colonne aux 14 premières colonnes vierges que j'ai créées plus tôt.

Vous pouvez utiliser F4 pour répéter diverses autres actions précédentes dans Excel, comme modifier la couleur d'une cellule d'une cellule ou des polices, en ajoutant ou en supprimant les bordures, ou même en dupliquant la mise en forme d'une forme ou d'une barre dans un graphique.

Exécuter et répéter une requête de recherche

Beaucoup de gens savent qu'appuyer sur Ctrl + F ouvre l'onglet trouver de la boîte de dialogue Rechercher et remplacer.

Ensuite, après avoir tapé les critères de recherche pertinents dans le champ Find quel champ, vous pouvez appuyer sur Entrée à plusieurs reprises pour trouver chaque cellule qui correspond à ces critères.

Le problème avec cette méthode est que si vous souhaitez apporter des modifications manuelles à votre feuille de calcul entre chaque résultat de recherche en utilisant uniquement votre clavier, vous devez appuyer sur ESC pour fermer la boîte de dialogue Rechercher et remplacer, effectuer vos modifications, puis appuyer sur Ctrl + F pour le relancer.

Au lieu de cela, une fois que vous avez tapé la requête de recherche, appuyez sur ESC pour fermer la boîte de dialogue Rechercher et remplacer, puis appuyez sur Shift + F4 pour effectuer la recherche sans relancer la boîte de dialogue Rechercher et remplacer. Chaque fois que vous appuyez sur Shift + F4 par la suite, la recherche continue comme si la boîte de dialogue était toujours ouverte, même si vous apportez des modifications importantes au contenu des feuilles de calcul.

La beauté de l'utilisation de ce raccourci clavier est qu'Excel se souvient de la dernière requête de recherche jusqu'à ce que vous fermez le classeur.

Appuyez sur Ctrl + Shift + F4 après la fermeture de la boîte de dialogue Rechercher et remplacer pour revenir au résultat de la recherche précédent.

Clôture du classeur ou de la fenêtre active Excel

Les utilisations finales de la touche F4 impliquent la fermeture du classeur Excel ou de la fenêtre.

Lorsque vous appuyez sur CTRL + F4, le classeur actif se fermera (si vous avez activé automatiquement) ou lancera la boîte de dialogue Enregistrer en tant qu'enregistrement (si votre classeur n'est pas enregistré).

Notez que même si cela ferme le classeur actif, la fenêtre Excel reste ouverte, prête à ouvrir une nouvelle feuille de calcul (Ctrl + N) ou enregistrée (Ctrl + O). Si vous souhaitez fermer complètement la fenêtre Excel active, appuyez sur ALT + F4.

---

L'utilisation de F4 et d'autres raccourcis clavier n'est pas le seul moyen d'économiser du temps lorsque vous travaillez dans Microsoft Excel. Par exemple, vous pouvez personnaliser la barre d'outils à accès rapide afin que vos fonctionnalités les plus utilisées, comme la vérification orthographique, la coller spéciale, la mise en forme conditionnelle et les volets de gel, soient accessibles en un seul clic de votre souris.