N'ignorez pas la puissance de F1 dans Microsoft Excel

F1 est surtout connu sur Windows et Mac pour être le raccourci clavier qui ouvre le document d'aide ou la fenêtre liée à l'application active. Cependant, dans Microsoft Excel, il s'agit également d'un raccourci vers d'autres commandes tout aussi utiles lorsqu'elles sont associées à d'autres clés.

Les raccourcis clavier de cet article s'appliquent aux ordinateurs Windows. Les raccourcis clavier MAC suivent souvent le même principe, bien que la touche ALT sur un clavier Windows soit souvent remplacée par la touche Options sur un clavier MAC, et la touche CTRL peut être remplacée par la touche CMD. Sur tous les claviers, vous devrez peut-être activer le verrouillage de fonction pour que les touches de fonction fonctionnent comme prévu.

Lancez le volet d'aide

Si vous frappez un obstacle dans Microsoft Excel, appuyez sur F1 pour faire apparaître le volet d'aide, généralement à droite de la fenêtre.

Lorsque le volet d'aide s'ouvre, le champ de texte en haut est déjà actif, vous pouvez donc commencer à taper votre requête immédiatement. Au fur et à mesure que vous tapez, des suggestions apparaîtront et vous pouvez appuyer sur la flèche vers le bas et entrer pour naviguer et en sélectionner une qui semble susceptible de vous aider à résoudre votre problème.

Si vous appuyez sur F1 lorsque vous êtes à mi-chemin d'une action, les suggestions du volet d'aide peuvent être directement liées à cette action. Cela peut être particulièrement utile si, par exemple, vous utilisez une certaine fonction pour la première fois. Pour revenir au menu d'aide principale, avec le champ de texte toujours en direct, appuyez deux fois sur Shift + pour activer l'icône « Accueil », puis appuyez sur Entrée.

Alternativement, continuez à taper et appuyez sur Entrée une fois que vous avez terminé pour voir comment Excel peut vous aider.

D'un autre côté, au lieu de taper une requête dans le champ de texte, appuyez sur Tab et Shift + Tab pour naviguer dans les suggestions et appuyez sur Entrée pour exécuter l'option sélectionnée.

Pour fermer le volet d'aide lorsqu'il est toujours actif, appuyez sur l'espace Ctrl +, puis C.

Afficher et masquer le ruban

Microsoft Excel a tellement d'outils que le ruban occupe une grande quantité de biens immobiliers, surtout si vous utilisez un petit écran. Cela limite la pièce qu'il vous reste pour travailler dans les cellules de la feuille de calcul.

C'est là que Ctrl + F1 est utile. Lorsque vous appuyez sur ce combo de clavier, les groupes d'outils disparaissent, ne laissant que la boîte de nom, la barre de formule, les onglets, le champ de recherche et – si vous l'avez activé – la barre d'outils à accès rapide exposée au-dessus de votre feuille de calcul.

En conséquence, les cellules occupent une plus grande proportion de l'espace d'écran, ce qui facilite la saisie et l'analyse des données.

Pour accéder temporairement aux groupes d'un onglet, appuyez sur Alt, puis la lettre qui apparaît à côté de l'onglet pertinent. Le ruban disparaîtra à nouveau si vous appuyez sur ESC, exécutez une commande ou cliquez ailleurs. Appuyez à nouveau sur Ctrl + F1 pour montrer en permanence le ruban après l'avoir caché.

Si vous préférez utiliser votre souris, vous pouvez afficher et masquer le ruban en double-cliquez sur n'importe quel onglet.

Entrez et sortez du mode plein écran

L'activation du mode plein écran est similaire à afficher et à cacher le ruban, mais il va plus loin en laissant uniquement la boîte de nom et la barre de formule au-dessus de la feuille de calcul, ainsi que les onglets sous la feuille de calcul, affichée.

Pour entrer ce mode, appuyez sur Ctrl + Shift + F1.

Contrairement à Microsoft Word, Microsoft Excel ne vous donne pas la possibilité de passer au mode de mise au point, donc l'utilisation du mode plein écran est le meilleur moyen d'augmenter votre immobilier de la feuille de calcul et de réduire le nombre d'icônes distrayantes sur votre écran.

Appuyez sur Alt pour réactiver temporairement le ruban, ou appuyez à nouveau sur Ctrl + Shift + F1 pour quitter le mode plein écran.

Vous pouvez également passer en mode sombre si vous travaillez sur votre ordinateur pendant une période prolongée et que vous êtes affecté par un écran lumineux.

Insérer un graphique

Les graphiques sont un excellent moyen de visualiser rapidement vos données dans Microsoft Excel, et la connaissance du raccourci du clavier accélère encore plus ce processus. Si vos données se trouvent dans une table Excel ou des cellules non formatées, à condition qu'il n'y ait pas de lignes ou de colonnes vierges, sélectionnez n'importe quelle cellule dans la plage et appuyez sur Alt + F1. Par défaut, la fourniture de vos données est structurée correctement, ce raccourci clavier génère un graphique de colonnes en cluster dans la même feuille de calcul.

Pour insérer le tableau par défaut sur une nouvelle feuille de calcul, appuyez sur F11.

Pour basculer ce graphique en un autre type, le graphique toujours sélectionné, appuyez sur alt> jc> c pour lancer la boîte de dialogue Type de dialogue de dialogue. Là, appuyez sur Tab une fois pour activer la liste des types de graphiques (étiqueté 1 Dans la capture d'écran ci-dessous), et utilisez les touches de flèche de haut en bas pour sélectionner un graphique. Ensuite, appuyez à nouveau sur l'onglet pour activer les variations de type de graphique (étiqueté 2 dans la capture d'écran ci-dessous). Enfin, utilisez les touches de flèche gauche et droite pour sélectionner un type de graphique spécifique et appuyez sur Entrée pour l'insérer.

D'un autre côté, vous pouvez modifier le type de graphique par défaut qui est inséré chaque fois que vous appuyez sur ALT + F1 à l'avenir. Pour ce faire, suivez le même processus que dans l'étape ci-dessus, mais plutôt que d'appuyer sur Entrée une fois que vous avez atterri sur une variation de type de graphique, appuyez sur la touche de menu (également connue sous le nom de touche d'application) pour lancer et sélectionner le bouton « Définir en tant que graphique par défaut ». Ensuite, appuyez sur Entrée pour confirmer.

Ajouter une nouvelle feuille de travail

L'utilisation de plus d'une feuille de calcul dans Excel peut être un excellent moyen d'organiser vos données. Cela dit, avoir trop d'onglets peut nuire aux performances de votre classeur, donc ajouter une nouvelle feuille de calcul lorsqu'il est absolument nécessaire.

Pour ajouter et ouvrir une nouvelle feuille de calcul dans Microsoft Excel, appuyez sur Alt + Shift + F1. Comme vous pouvez le voir dans la capture d'écran ci-dessous, l'onglet de la nouvelle feuille de calcul est placé à gauche de l'onglet de feuille de travail précédemment actif.

Si vous voulez toujours que de nouvelles feuilles soient ajoutées à droite des onglets existants, créez une feuille de calcul factice, cliquez et faites glisser pour que ce soit l'onglet le plus à droite et effectuez toujours la commande alt + shift + f1 à partir de cette feuille de calcul.

Ensuite, pour renommer la feuille de calcul que vous venez de créer, appuyez sur alt> h> o> r et saisissez le nouveau nom.

Si votre classeur contient plus d'une feuille de calcul, appuyez sur la page CTRL + pour passer à la prochaine feuille de calcul ou à la page Ctrl + pour passer à la précédente. Pour supprimer la feuille de calcul active, appuyez sur alt> h> d> s, mais utilisez ce raccourci clavier avec prudence, car vous ne pouvez pas annuler cette action.

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F1 n'est pas le seul raccourci de clé de fonction utile dans Microsoft Excel. Par exemple, F4 vous permet de basculer entre les types de référence dans les formules, répéter la dernière action, effectuer et répéter une requête de recherche et fermer le classeur ou la fenêtre active. D'un autre côté, F9 est pratique si vous souhaitez recalculer les formules, déboguer les formules complexes ou minimiser la fenêtre Excel.