Modifiez plutôt le format de nombre

Excel est bien connu pour faciliter la comptabilité personnelle et commerciale. Deux outils qui permettent cette capacité sont les formats de monnaie et de numéro comptable du programme, qui – à côté de nombreux autres avantages – vous ont évité de saisir manuellement les symboles de devise.

Pourquoi la saisie manuelle des monnaies pourrait causer des problèmes

Quand j'ai réfléchi aux raisons pour lesquelles la saisie des devises manuellement devrait être évitée, la liste a fini par être beaucoup plus longue que je ne l'avais prévu!

Premièrement, la dactylographie manuellement pourrait entraîner des incohérences de format de nombre, où certaines cellules sont formatées comme une valeur financière, et d'autres ne le sont pas. De même, il est facile d'oublier de taper le symbole de devise lorsque vous vous concentrez sur les nombres qui suivent, donc l'utilisation du convertisseur de format de numéro d'Excel est la voie à suivre.

Deuxièmement, les cellules contenant des symboles de devises insérées manuellement pourraient causer des problèmes si les données sont extraites dans un autre programme. Par exemple, cela pourrait empêcher les calculs de calculs efficacement, ce qui nécessite une intervention humaine pour éliminer les symboles manuellement.

Troisièmement, le symbole du dollar ($) a des utilisations très spécifiques qui ne sont pas complètement liées à la monnaie dans Excel. Plus précisément, l'ajout de $ aux références cellulaires les transforme des références relatives à des références absolues ou mixtes, ce qui devrait être la seule fois où vous utilisez le symbole du dollar manuellement dans Excel.

Enfin, les monnaies dans les formules perturberont leur fonctionnalité et les rendront incalculables.

En fin de compte, Excel s'attend à ce que vous entriez uniquement du texte, des nombres, des formules ou des symboles mathématiques dans ses cellules, vous devez donc éviter d'insérer quoi que ce soit d'autre, y compris les symboles de la devise.

Les avantages de l'utilisation de formats de devise et de numéro comptable

Voyons maintenant pourquoi vous devriez utiliser des formats de devise et de numéro de comptabilité au lieu de saisir manuellement les symboles de devise.

Premièrement, Excel reconnaît les valeurs formatées comme des formats de monnaie ou de nombres comptables comme des valeurs financières, donc le programme ajoute automatiquement deux décimales (vous pouvez modifier le nombre de décimales – voir la section suivante pour obtenir de l'aide à ce sujet).

Deuxièmement, comme tous les symboles de devise sont inclus en standard dans les formats de devise et de numéro comptable dans Excel, vous n'avez pas à perdre de temps à essayer de trouver des moyens de saisir des symboles de devise qui ne sont pas situés sur votre clavier.

Troisièmement, si vous créez un document comptable officiel, le format de numéro comptable sépare le symbole de devise du nombre et aligne les points décimaux, ce qui rend l'interprétation et l'analyse des données beaucoup plus simple et l'ajout d'une disposition professionnelle à votre feuille de calcul.

Le format de numéro de devise présente également des avantages de visualisation uniques. Plus précisément, il vous donne la possibilité de faire tourner les nombres négatifs en rouge afin qu'ils se démarquent.

Enfin, l'utilisation de formats de monnaie et de numéros comptables intégrés d'Excel vous donne la confiance que toutes les données financières sont formatées de manière cohérente à travers votre feuille de calcul, les calculs d'Excel ne seront pas obscurcis par des symboles saisis manuellement et les données peuvent être extraites de manière transparente à d'autres plates-formes.

Comment changer le format de numéro d'une cellule en devise ou en comptabilité

Tout d'abord, sélectionnez les cellules, les lignes ou les colonnes contenant les valeurs financières. Ensuite, cliquez sur le menu déroulant Format Number dans le groupe numérique de l'onglet Home sur le ruban, puis cliquez sur « Plus de formats de numéro ». Bien qu'il puisse être tentant de cliquer sur « Devise » ou « comptabilité » dans la liste déroulante, le choix de « plus de formats de nombres » vous donne plus d'options.

Dans le menu de gauche de l'onglet Numéro dans la boîte de dialogue des cellules du format, cliquez sur « Devise ». Là, vous pouvez choisir le nombre de décimales que la devise affiche, le symbole de devise et comment les nombres négatifs apparaissent.

D'un autre côté, cliquez sur « comptabilité » pour présenter vos chiffres financiers de manière plus stylistique. Cette option vous permet également de choisir le nombre de décimales et le symbole de devise.

Lorsque vous avez choisi le format de numéro que vous souhaitez utiliser et ajusté vos paramètres, cliquez sur « OK » pour voir le résultat. Dans mon cas, j'ai utilisé le format de numéro de devise avec 0 décimale et des valeurs négatives formatées dans une police rouge.

Maintenant que vous savez comment formater correctement les chiffres financiers dans Microsoft Excel, pourquoi ne pas utiliser le programme pour faire un budget simple? En effet, vous pouvez utiliser une feuille de travail Excel à la maison pour vous aider à gérer vos dépenses et à tirer le meilleur parti de votre argent!