Microsoft Office vs. Google Docs, Sheets, Slides : quelle est la meilleure solution ?

Il existe deux suites bureautiques qui règnent en maître : Google Workspace (Google Docs) et Microsoft Office. Mais laquelle est la meilleure pour vous ?

Applications Office vs. Google Workspace

Microsoft Office et Google Workspace/Docs ont les mêmes trois applications principales. Pour le traitement de texte et les documents texte, vous disposez de Microsoft Word et de Google Docs (le nom Docs est souvent utilisé pour désigner toutes les applications bureautiques de Google). Pour les présentations, vous disposez de Microsoft PowerPoint et de Google Slides. Enfin, les feuilles de calcul sont gérées par Microsoft Excel et Google Sheets.

Vous pouvez accéder aux applications Office Web à partir de onedrive.live.com et utiliser les applications Google à partir de drive.google.com. Les applications Office mobiles sont regroupées dans une seule application Microsoft 365 pour iPhone et Android. Les applications mobiles de Google pour Docs, Sheets, Slides et d'autres outils sont disponibles en téléchargement individuel sur iPhone et Android.

Les fonctionnalités de base et l'interface entre les suites bureautiques sont pour la plupart les mêmes, d'autant plus que Microsoft a mis à jour ses applications Office au fil du temps pour qu'elles se comportent davantage comme celles de Google. Par exemple, Word et Docs ont une conception similaire, de nombreux raccourcis clavier identiques, des outils de vérification orthographique et de correction grammaticale similaires et des fonctionnalités d'édition collaborative similaires.

Microsoft et Google proposent tous deux des versions de bureau et mobiles de toutes leurs applications Office. Vous pouvez ainsi travailler depuis un ordinateur de bureau, une tablette, un ordinateur portable, un téléphone ou tout autre appareil doté d'un navigateur Web. Toutefois, Microsoft propose également des applications de bureau natives pour Word, Excel et PowerPoint, disponibles sur les ordinateurs Windows et Mac. Les applications de bureau sont antérieures aux applications Office en ligne et offrent davantage de fonctionnalités que les versions Web.

Les applications Office de Microsoft sont généralement plus riches en fonctionnalités que celles de Google, principalement parce que Microsoft avait une longueur d'avance et n'a cessé de s'améliorer et d'ajouter de nouvelles fonctionnalités depuis lors : la première version de Word date de 1983 et Google Docs est arrivée en 2006. Par exemple, certaines personnes préfèrent utiliser Excel plutôt que Sheets, car ce dernier manque de certaines fonctions mathématiques et de la possibilité d'installer des plugins qui s'exécutent localement sur l'ordinateur. Google Workspace et Microsoft Office ont le même ensemble de fonctionnalités de base, mais les applications de Microsoft sont indéniablement plus polyvalentes.

Il existe quelques autres outils qui font partie des packages principaux Microsoft 365 et Google Workspace. Vous disposez de Google Drive et Microsoft OneDrive pour le stockage dans le cloud. Les deux services disposent également d'une fonctionnalité permettant de créer des formulaires en ligne qui transfèrent les résultats dans une feuille de calcul.

Il existe néanmoins quelques différences. Google n'a pas d'alternative à Microsoft OneNote, le logiciel de prise de notes pour ordinateur et mobile. Google Keep est proche de la concurrence, mais n'offre pas autant de fonctionnalités que OneNote. L'application Google Drawings, qui permet de créer des diagrammes et des graphiques, n'a pas d'alternative directe dans la suite d'applications de Microsoft. Le client de messagerie Outlook est généralement considéré comme faisant partie de Microsoft 365, mais Google ne propose que la version Web de Gmail, ce qui n'est pas tout à fait la même chose.

Microsoft et Google proposent également tous les services de productivité cloud classiques, notamment l'hébergement de messagerie, le calendrier et les contacts. Si nous devions comparer l'ensemble des écosystèmes cloud de Google et Microsoft, nous serions là toute la journée, nous nous en tiendrons donc aux suites bureautiques.

Ce que vous obtenez gratuitement

La version gratuite de Microsoft 365 vous donne accès aux applications Web et mobiles pour Word, Excel, PowerPoint, OneDrive et Outlook. Elle comprend également 5 Go de stockage cloud. Il vous suffit d'avoir un compte Microsoft gratuit et vous êtes prêt.

Le principal problème est que vous ne pouvez pas créer ou modifier des documents sur les téléphones et les petites tablettes (« appareils avec une taille d'écran inférieure à 10,1 pouces », selon Microsoft) à moins de payer un abonnement. Si vous ne payez pas, vous ne pouvez consulter que les documents sur votre appareil mobile. Les applications de Google n'ont pas cette limitation.

Les comptes Google gratuits donnent accès à toutes les applications Workspace et à 15 Go de stockage cloud, partagés entre Drive, Photos et Gmail. Il n'y a aucune limite à l'ouverture, à la modification ou à la création de documents sur n'importe quel appareil.

Le prix Premium

Il existe deux façons d'acheter les applications Microsoft Office. La meilleure option pour la plupart des gens est un abonnement Microsoft 365, qui démarre à 69,99 $/an ou 6,99 $/mois (à compter d'août 2024). Le forfait individuel débloque l'accès aux applications de bureau natives pour Word, Excel et PowerPoint, et débloque les fonctionnalités premium d'Outlook, Editor et quelques autres applications. Vous bénéficiez également de 1 To de stockage cloud. Un forfait familial est disponible pour un maximum de six personnes avec plus de stockage.

L'autre option consiste à acheter Microsoft Office 2021 (ou Office 2024, quand il sortira). Il s'agit d'un achat unique qui coûte 149,99 $ et qui comprend uniquement les applications de bureau natives pour Word, Excel et PowerPoint. Les applications ne reçoivent pas de mises à jour de fonctionnalités comme la version par abonnement, et l'achat unique ne débloque pas les capacités d'édition dans les applications mobiles.

Les fonctionnalités d'IA Copilot dans Word, Excel, PowerPoint et d'autres applications Microsoft nécessitent un abonnement Copilot Pro distinct, en plus d'un abonnement Microsoft 365 standard. Vous ne pouvez pas ajouter de fonctionnalités d'IA au package Office à achat unique avec un abonnement Copilot Pro.

Google propose plusieurs forfaits payants, qui servent principalement à ajouter plus de stockage cloud, plutôt qu'à débloquer des fonctionnalités dans les applications Workspace. Le forfait de base augmente votre stockage cloud à 100 Go pour 1,99 $/mois (à compter d'août 2024), et des forfaits supplémentaires sont disponibles pour 2 To de stockage et l'accès aux fonctionnalités Gemini AI dans les applications Workspace.

Vous pouvez utiliser les deux

Les applications Office de Microsoft regorgent de fonctionnalités et les applications de bureau sont plus fiables dans certaines circonstances que n'importe quelle application Web (en particulier lors de la gestion de fichiers volumineux). Cependant, les fonctionnalités d'édition collaborative ne sont pas aussi robustes que celles de Google Workspace et vous devez payer pour débloquer l'édition sur les appareils mobiles. Les applications de bureau natives ne sont également disponibles que pour Windows et Mac. Désolé, fans de Linux.

Les applications Google Workspace ne proposent pas d'applications de bureau natives, mais les applications Web fonctionnent sur toutes les plates-formes de bureau et il n'existe aucune restriction d'affichage ou de modification dans les applications mobiles. La possibilité pour plusieurs personnes de modifier et de collaborer sur Docs, Sheets et Slides est également toujours inégalée : les applications de Microsoft s'en rapprochent, mais ne sont toujours pas aussi performantes en matière d'édition en direct.

La bonne nouvelle est qu'il n'est pas trop difficile de passer d'une suite bureautique à une autre ou d'utiliser les deux pour différents projets. Vous pouvez importer des documents Microsoft Office dans Sheets, Docs ou Slides, et les applications de Google peuvent exporter au format Microsoft Office. Si vous travaillez sur un projet de groupe, vous pouvez effectuer l'édition collaborative en direct dans les applications de Google, puis (si vous le souhaitez) le déplacer vers une application Microsoft pour les modifications finales. Vous pouvez toutefois perdre une partie du formatage lors de la conversion des formats.

Il existe également une troisième option : LibreOffice. Cette suite bureautique gratuite et open source est multiplateforme, avec des applications natives disponibles pour Windows, Mac, Linux et d'autres systèmes d'exploitation. Elle peut également ouvrir des documents Microsoft Office, qu'il s'agisse de fichiers créés par les applications Office ou de fichiers exportés à partir des applications Google Workspace et d'autres applications.

Google Workspace et Microsoft Office proposent tous deux des versions gratuites. Vous pouvez donc les essayer et voir quels outils vous conviennent le mieux.