Les meilleurs conseils pour créer et utiliser des tableaux dans Microsoft Word

Les tableaux dans Microsoft Word peuvent être utiles pour présenter certains types d'informations plus clairement que sous forme de paragraphes, transformant ainsi des idées complexes en données faciles à lire. Voici quelques-unes de mes méthodes les plus fiables pour créer, formater et sécuriser des tableaux dans Word.

Comment créer un tableau

Il existe quatre façons de créer un tableau dans Microsoft Word.

Tableau déroulant

La première méthode, et probablement la plus courante, consiste à utiliser le menu déroulant Tableau dans l'onglet Insertion du ruban. Lorsque vous cliquez sur cette icône, vous disposez de plusieurs options :

• Passez la souris sur la grille pour définir le nombre de lignes et de colonnes.
• Cliquez sur « Insérer un tableau » pour lancer une boîte de dialogue et spécifier les paramètres du tableau.
• Choisissez « Dessiner un tableau » pour activer l'outil de dessin de tableau.
• Cliquez sur « Convertir le texte en tableau » pour transformer les paragraphes en tableau (nous y reviendrons sous peu).
• Choisissez « Feuille de calcul Excel » pour insérer une feuille de calcul Excel (et tous ses outils) dans votre document Word.
• Passez la souris sur « Tableaux rapides » pour voir quelques tableaux prédéfinis.

Raccourci clavier

Si vous aimez utiliser les raccourcis clavier de Microsoft Word, vous pouvez lancer la boîte de dialogue Insérer un tableau en appuyant sur Alt > N > T > i. Là, vous pouvez utiliser la touche Tab pour passer d'un champ à l'autre, avant d'appuyer sur Entrée une fois que vous êtes prêt.

Taper
+-+
dans votre document et appuyez sur Entrée pour créer la première ligne d'un tableau à une seule colonne,
+-+-+
et Entrée pour créer la première ligne d'un tableau à deux colonnes, et ainsi de suite. L'ajout de tirets supplémentaires entre les symboles plus créera des colonnes plus larges.

Copier et coller depuis Excel

L’une de mes méthodes préférées pour créer un tableau dans Word consiste d’abord à le créer dans Excel, puis à le copier et à le coller dans Word. En effet, il est plus facile de manipuler la taille des cellules, d'utiliser les formules et fonctions d'Excel et de formater l'apparence du tableau.

Convertir du texte en tableau

La dernière méthode consiste à utiliser les données que vous avez déjà dans votre document Word sous forme de paragraphe et à les transformer en tableau. Vous pouvez le faire en sélectionnant le texte, en cliquant sur « Tableau » dans l'onglet Insertion du ruban et en choisissant « Convertir le texte en tableau ».

Bien qu'il puisse être tentant de créer la conversion sans réfléchir, vous devez d'abord vous assurer que votre texte est prêt à être converti. Dans l'exemple ci-dessus, comme les éléments que je souhaite convertir en cellules individuelles du tableau ne contiennent pas d'espaces (par exemple, MUFC sera dans la première cellule, CFC sera dans la cellule suivante, et ainsi de suite), je sais ils se convertiront facilement. Cependant, s'il y avait des espaces dans chaque élément (par exemple, si le premier élément était MUFC et le second CFC), je devrais d'abord séparer chaque élément à l'aide de la touche Tab.

Formatage et propriétés du tableau

Maintenant que nous avons créé notre tableau, nous devons prendre en compte certains éléments pour nous assurer qu'il est aussi beau que possible. Voici quelques ajustements que j’effectue chaque fois que je crée un tableau dans Word.

Conceptions de tables prédéfinies

Tout comme lors de la création de tableaux dans Excel, vous pouvez utiliser les conceptions de tableaux de Microsoft Word pour donner à votre tableau un aspect parfait. Cependant, avant de choisir la conception de votre tableau, vous devez indiquer à Word où se trouvent vos en-têtes.

Dans cet exemple, ma première colonne contient les initiales des équipes de football et les autres colonnes sont leurs adversaires pour les cinq premiers matchs de la saison. Ainsi, les seuls en-têtes de ce tableau se trouvent dans ma première colonne. Pour cette raison, je vais cocher « Première colonne » et décocher « Ligne d'en-tête » dans l'onglet Conception de tableau. De même, si vous avez une ligne d’en-tête et aucune colonne d’en-tête, assurez-vous que Word en est conscient à ce stade.

Maintenant, lorsque je me dirige vers le groupe Styles de tableau dans le même onglet, je constate que Word a créé des styles basés sur les paramètres que je viens de définir (avec une ligne séparant les deux premières colonnes).

Pour définir une conception de tableau comme style par défaut, cliquez avec le bouton droit sur le style concerné dans l'onglet Conception de tableau, puis cliquez sur « Définir par défaut ». Tous les tableaux ultérieurs que vous créerez adopteront automatiquement ce style.

Tableaux sur plusieurs pages

L’un des plus grands défis de Microsoft Word consiste à gérer des tableaux répartis sur deux pages. Dans cet exemple, le tableau semble compliqué car il est divisé sur deux pages.

Une façon de résoudre ce problème consiste à forcer toutes les lignes à rester ensemble. C'est la meilleure option si votre tableau ne contient que quelques lignes. Pour ce faire, sélectionnez toutes les lignes (y compris la ligne d'en-tête), à ​​l'exception de la ligne du bas. Ensuite, cliquez sur l'icône « Paramètres de paragraphe » dans l'onglet Accueil.

Dans la boîte de dialogue Paragraphe, accédez à l'onglet « Sauts de ligne et de page », cochez « Conserver avec le suivant » et cliquez sur « OK ».

Cela forcera les lignes du tableau à rester ensemble sur la page suivante.

Alternativement, si vous disposez d’un tableau plus long, vous pouvez répéter la ligne d’en-tête. Pour ce faire, sélectionnez la ligne d'en-tête et cliquez sur « Propriétés » dans l'onglet Disposition du tableau.

Dans la boîte de dialogue Propriétés du tableau, ouvrez l'onglet « Ligne », cochez « Répéter comme ligne d'en-tête en haut de chaque page » et cliquez sur « OK ».

Vous verrez alors la ligne d’en-tête répétée sur chaque page.

Largeur du tableau

Si vous créez votre tableau à l'aide de la boîte de dialogue Insérer un tableau, vous pouvez définir la largeur de la colonne manuellement, cocher « Ajustement automatique au contenu » ou cocher « Ajustement automatique à la fenêtre ».

AutoFit To Contents ajuste automatiquement la largeur des colonnes en fonction du contenu des cellules :

AutoFit To Window répartit le tableau sur toute la largeur de votre page :

Vous pouvez également basculer entre ces deux paramètres après avoir créé votre tableau en cliquant sur « AutoFit » dans l'onglet Mise en page du tableau.

Si vous souhaitez corriger les largeurs du tableau et des colonnes, cliquez sur « Largeurs de colonnes fixes ».

Enfin, vous pouvez cliquer et faire glisser manuellement les largeurs de colonnes ou modifier les dimensions dans le groupe Taille de cellule de l'onglet Disposition du tableau.

Autres conseils pratiques

Voici quelques autres conseils qui vous aideront avec vos tableaux Microsoft Word :

1. Appuyez sur Tab pour passer à la cellule suivante de la ligne ou pour créer une nouvelle ligne en dessous si votre curseur se trouve dans la cellule inférieure droite de votre tableau.
2. Si vous devez ajouter du texte directement avant votre tableau, placez votre curseur dans la cellule supérieure gauche et appuyez sur Ctrl+Maj+Entrée. Votre tableau descendra alors d'une ligne et votre curseur sera au début de la ligne ci-dessus, prêt à être saisi.
3. Par défaut, Word place un marqueur de paragraphe après un tableau. Cela peut être frustrant si votre tableau se trouve au bas de la dernière page de votre document, car cela peut forcer Word à créer une nouvelle page avec un marqueur de paragraphe vide. Bien que vous ne puissiez pas supprimer ce marqueur de paragraphe, placer votre curseur dans cet espace vide et réduire la taille de la police à 1 pt peut résoudre le problème de création d'une page supplémentaire.
4. Parfois, si vous ajustez manuellement la largeur des cellules d’un tableau, vous pourriez avoir du mal à les réaligner. Il s’agit d’un problème frustrant qui existe dans Microsoft Word depuis des décennies ! La meilleure option consiste à triple-cliquer sur les cellules environnantes une par une avec l'onglet Disposition du tableau ouvert et à faire correspondre les largeurs des cellules en tapant manuellement leurs dimensions dans les champs Hauteur et Largeur du groupe Taille de cellule.

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En plus de convertir du texte en tableau, vous pouvez également convertir un tableau en texte, une option utile si vous avez trop de tableaux dans votre document Word, car cela peut ralentir ses performances.