Les meilleurs conseils de Microsoft Office qui ne savent pas que vous ne saviez pas que vous aviez besoin
Vous pensez maîtriser Microsoft Office? Attention à nouveau. Les astuces et les outils puissants que de nombreux utilisateurs négligent sont nichés dans chaque programme de bureau. Ces conseils augmenteront votre productivité et vous aideront à tirer le meilleur parti du logiciel que vous utilisez déjà chaque jour.
Sommaire
Excel Formules qui gagnent du temps et améliorent la précision
Les formules sont au cœur d'Excel, mais même les utilisateurs expérimentés manquent certains des plus utiles. Un excellent exemple est IIRERROR, qui vous permet de nettoyer vos feuilles de calcul en remplaçant les messages d'erreur par une valeur ou un message par défaut. Il est parfait pour éviter ces «# div / 0! erreurs.
Exemple:
=IFERROR(A1/B1, "Check input")
Au lieu de compter uniquement sur VLookup, essayez de combiner l'index et la correspondance. Ce combo est plus flexible et fonctionne même lorsque votre colonne de recherche n'est pas à gauche. Pour tous ceux qui ont eu un échec de Vlookup, c'est un changement de jeu.
Exemple:
=INDEX(C2:C10, MATCH("ProductX", A2:A10, 0))
Besoin de travailler avec du texte? Les fonctions de texte d'Excel – comme gauche, droite, milieu et concat – rendent facile à trancher, à réorganiser et à combiner des données. Ils sont particulièrement utiles pour nettoyer les entrées désordonnées.
Exemple:
=CONCAT(LEFT(A2,3), "-", RIGHT(B2,2))
Le formatage conditionnel ne n'est pas uniquement pour mettre en évidence des valeurs en double. Utilisez-le avec des formules pour colorer les cellules dynamiquement en fonction de vos règles personnalisées. C'est un moyen subtil mais puissant de faire ressortir les données importantes.
Exemple:
rule: =A2>100
SUMIFS et COULFS vous permettent d'analyser de grands ensembles de données en fonction de plusieurs critères. Vous pouvez compter les commandes de plus de 100 $ faites en janvier, par exemple, avec une seule formule propre.
Exemple:
=COUNTIFS(B2:B100, ">100", C2:C100, "January")
Si vous suivez des délais, aujourd'hui et peut maintenant insérer des valeurs de date et de temps en direct. Ils sont parfaits pour les calculs de date limite automatique ou les horodatages.
Exemple:
=TODAY()=NOW()
Vous voulez une liste déroulante intelligente? Utilisez des gammes indirectes et nommées pour créer des listes dépendantes qui changent en fonction d'une sélection antérieure. Il ajoute une touche professionnelle à n'importe quel formulaire.
Exemple:
=INDIRECT(A2)
Et lorsque les modèles de construction, les fonctions de ligne et de colonne vous aident à référence aux positions dynamiquement, afin que vos feuilles de calcul peuvent évoluer et s'adapter à mesure que les données augmentent.
Exemple:
=INDEX(A:A, ROW())
Fonctionnalités Excel cachées pour la productivité
Au-delà des formules, Excel comprend des outils qui automatisent les tâches répétitives. Le remplissage flash peut détecter les modèles et la saisie de données complets automatiquement pour vous. C'est choquant précis.
L'outil d'analyse rapide offre un raccourci vers des graphiques instantanés, une mise en forme et des statistiques de résumé. Sélectionnez simplement vos données et cliquez sur l'icône qui apparaît – c'est comme un mini analyste de données construit directement.
Les tables Excel ne sont pas uniquement pour la mise en forme – elles vous permettent de filtrer, trier et référencer les données structurées avec facilité. Ils se développent également automatiquement lorsque vous ajoutez des lignes ou des colonnes.
Les rangées de groupe ou les colonnes pour effondrer les sections et ranger les feuilles de calcul complexes. Cela est particulièrement utile lorsque vous travaillez avec des rapports à plusieurs niveaux.
Freeze Panes vous permet de verrouiller les en-têtes ou des colonnes spécifiques afin que vous puissiez faire défiler librement sans perdre la trace du contexte de vos données.
Enfin, allez à Special vous permet de sélectionner rapidement les cellules qui répondent à certains critères, comme ceux avec des formules ou des blancs. C'est un moyen rapide de repérer les incohérences ou de préparer des données pour les mises à jour.
Règles Outlook pour la gestion des e-mails plus intelligents
La surcharge par e-mail est réelle, mais la fonctionnalité des règles d'Outlook peut aider à apprivoiser le chaos. Vous pouvez définir des règles pour déplacer automatiquement les e-mails des expéditeurs spécifiques dans les dossiers, afin que votre boîte de réception reste propre.
Vous voulez repérer les messages importants plus rapidement? Utilisez des règles pour appliquer des catégories ou des drapeaux personnalisés aux e-mails clés à leur arrivée.
Si vous gérez des messages répétitifs, comme les demandes de renseignements des clients ou les mises à jour de l'équipe, les règles peuvent automatiser les réponses ou les transmettre à d'autres sans soulever un doigt.
Pour les e-mails qui n'ont pas besoin de sortir immédiatement, retardez la livraison en combinant des règles avec l'option « Ne livrez pas avant ».
Vous pouvez même configurer des règles pour supprimer ou archiver automatiquement les messages de routine, comme les newsletters ou les notifications, après les avoir lus.
Les étapes rapides poussent les choses plus loin en vous permettant de combiner plusieurs actions, comme le déplacement, la catégorisation et la réponse – en un seul clic.
Des fonctionnalités de perspectives moins connues qui facilitent la vie
La fonction de boîte de réception ciblée apprend quels messages importent le plus et vous aident à hiérarchiser sans tri manuellement. C'est une bouée de sauvetage calme pendant les semaines occupées.
Besoin de planifier à l'avance? Vous pouvez planifier des e-mails à envoyer plus tard, vous permettant de travailler à l'avance sans inonder la boîte de réception de quelqu'un après les heures.
Lorsque vous avez besoin d'une décision de groupe, ajoutez des boutons de vote à votre message. Les destinataires peuvent répondre en un simple clic et Outlook suit les résultats.
Partager votre calendrier avec les collègues rend les réunions de planification indolore, surtout lorsque vous utilisez des autorisations pour contrôler qui voit quoi.
@Ementions vous a permis d'attirer l'attention sur quelqu'un dans un message et l'a ajouté automatiquement à la liste des destinataires. C'est pratique pour garder les gens dans la boucle.
Les dossiers de recherche vous permettent de créer une vue filtrée de votre boîte de réception. Considérez-les comme des recherches enregistrées qui affichent toujours les derniers messages correspondant à vos critères.
Conseils de mot sous-estimés et PowerPoint
Microsoft Word et PowerPoint existent depuis toujours, mais de nombreux utilisateurs n'ont toujours pas exploité certaines de leurs fonctionnalités les plus utiles. Ces joyaux cachés peuvent vous faire gagner du temps et donner à vos documents un avantage professionnel poli.
L'une des façons les plus simples d'appliquer un formatage cohérent est avec Format Painter. Cliquez simplement sur l'icône du pinceau pour copier le style d'un bloc de texte sélectionné, puis cliquez sur un autre bloc pour l'appliquer.
Double-cliquez sur l'icône et vous pouvez appliquer le même formatage à plusieurs zones sans cliquer à nouveau. C'est un énorme gain de temps lorsque vous travaillez sur des rapports ou des decks à glissière.
Besoin de créer une présentation rapidement? La fonction de «diapositives de réutilisation» de PowerPoint vous permet de retirer les diapositives d'un autre deck tout en gardant leur formatage d'origine. Vous pouvez importer des diapositives individuelles ou des sections complètes, ce qui facilite la réutilisation des travaux antérieurs sans recommencer à zéro.
PowerPoint comprend une IA intégrée pour aider à polir votre présentation. Le volet des idées de conception suggère automatiquement des dispositions professionnelles et des placements d'image en fonction de votre contenu.
Pour une narration visuelle plus lisse, utilisez la transition de morphage entre des diapositives similaires. Il anime les objets lorsqu'ils se déplacent ou changent – parfaits pour afficher des états de progression ou avant et après.
Raccourcis et personnalisation à l'échelle du bureau
De nombreuses fonctionnalités de Microsoft Office s'étendent sur Word, Excel, Outlook et PowerPoint. Ces outils de personnalisation et d'efficacité peuvent rendre votre flux de travail beaucoup plus intuitif.
La plupart des gens connaissent des raccourcis communs comme Ctrl + C et Ctrl + V, mais vous pouvez également attribuer le vôtre. Dans Word et d'autres applications Office, accédez au menu Options et personnalisez les touches de raccourci pour les commandes fréquentes. Une fois que vous les avez configurés, des tâches comme l'insertion d'une table ou l'application d'un style spécifique peuvent se produire avec une seule touche.
Situé au-dessus du ruban, la barre d'outils à accès rapide est une zone de personnalisation petite mais puissante. Vous pouvez épingler vos outils préférés, comme enregistrer, annuler ou imprimer un aperçu – il s'agit donc toujours d'un clic, peu importe l'onglet sur lequel vous vous trouvez. Il est particulièrement utile pour les commandes enterrées profondément dans les menus.
Avec les fichiers synchronisés dans le cloud dans OneDrive ou SharePoint, les applications Office vous permettent d'accéder aux versions précédentes de vos documents. Cliquez simplement sur Fichier> Info> Historique de la version. Vous pouvez comparer les modifications, restaurer les versions antérieures ou récupérer quelque chose que vous avez accidentellement supprimé.
Dans Word, Excel, PowerPoint et Outlook, vous pouvez épingler des fichiers en haut de la liste des documents récents. Cliquez simplement sur l'icône de la broche à côté du nom du fichier. C'est un moyen facile de garder vos projets les plus importants à l'avant et au centre – plus de fouilles dans les dossiers.
Comment continuer à tirer le meilleur parti de Microsoft Office
Si vous commencez à utiliser plus de formules et de règles, cela aide à garder les notes. Vous pouvez noter des descriptions dans une colonne de notes dans Excel ou même les stocker dans OneNote. Les règles d'Outlook peuvent être sauvegardées et réutilisées – idées si vous changez de périphérique ou obtenez un nouvel ordinateur.
L'écosystème de Microsoft 365 vous permet de connecter Excel, Outlook et des équipes pour les workflows plus lisses. Recherchez des compléments de bureau pour encore plus de fonctionnalités, surtout si vous utilisez souvent les mêmes types d'outils.
Avec seulement quelques petits changements, vous pouvez débloquer beaucoup plus de valeur de Microsoft Office. Que vous vous fassiez des numéros ou que vous gériez des e-mails, ces conseils vous aideront à travailler plus intelligemment – pas plus difficile.
