Les chatbots IA peuvent-ils vraiment aider à la gestion du temps ? Voici ce que j'ai appris

La gestion du temps est un combat pour moi depuis que j'ai quitté l'université. Les choses ont empiré lorsque le COVID-19 a frappé et j'ai perdu toute structure pour ma journée. Heureusement, je comprends comment utiliser l'IA pour m'aider dans ma gestion du temps. Cela s’est avéré meilleur que prévu et m’a redonné le temps dont j’avais bien besoin.

Le point de rupture

J'ai toujours été un peu un gars d'idées. De l'utilisation de l'IA pour coder un jeu vidéo à l'écriture de ma propre fiction personnelle, j'ai découvert de nombreux passe-temps au fil des ans. Le problème, c’est quand mes passe-temps commencent à prendre le dessus sur mon temps personnel et quand je commence à perdre la notion de ce qui devrait arriver et à quel moment.

Les méthodes traditionnelles de gestion du temps ne fonctionnaient pas pour moi. Bien sûr, j'utiliserais la minuterie Pomodoro intégrée de Windows 11 pour gagner en productivité, mais j'avais presque constamment l'impression de faire tourner mes roues dans la boue. Les réunions me dépassaient et je ne m'en rendais compte qu'une fois l'heure écoulée. Il y a une limite à l’aide qu’apporte l’hyperconcentration, et c’était cette limite.

Après avoir décidé que les choses devaient changer, j'ai commencé à configurer mon agenda Google pour me donner des « blocs » de temps pour me concentrer. Cela a bien fonctionné au début, mais à mesure que les choses ont changé, il est devenu plus difficile de respecter ce calendrier au fil du temps. Des choses surgissaient de manière inattendue et réduisaient mon temps. Comme j'utilisais déjà l'IA pour certaines choses, j'ai décidé de voir si cela pouvait m'aider dans ma gestion du temps.

Choisir le bon compagnon IA

Plusieurs modèles d'IA et outils de planification d'IA spécialisés peuvent vous aider à créer un plan de gestion du temps. J'utilise déjà assez largement ChatGPT, ainsi que Claude AI, pour des choses comme la planification des missions et la structuration des flux de travail pour des projets personnels. J'ai pensé qu'il serait facile de transférer cela vers un agenda quotidien qui me donnerait ce dont j'avais besoin.

Aux côtés des agents d'IA typiques, j'ai également vérifié quelques outils d'IA spécialisés avec des versions gratuites pour voir comment ils correspondaient. Malheureusement, aucun agent IA ne semble effectuer de planification individuelle et personnalisée ; la plupart ne sont que des produits commerciaux destinés aux entreprises et aux chefs d’équipe. Même si je pouvais m'adapter à ces choses, le coût et le temps investis dans l'apprentissage de ces systèmes n'en valaient pas la peine. J'ai pensé que mon meilleur pari serait d'utiliser l'un des systèmes d'IA que j'utilise fréquemment.

Entre Claude et ChatGPT, j'ai opté pour ChatGPT car il était beaucoup plus simple de communiquer l'efficacité temporelle à l'agent. L'IA de Claude est incroyable pour le codage collaboratif et la révision de code, mais elle ne se prête pas autant à la planification. GPT n'est pas intégré à mes autres outils de planification (Google Agenda et la minuterie Pomodoro), j'ai donc dû configurer manuellement les tâches qu'il m'a confiées. Maintenant, il ne restait plus qu'à demander à ChatGPT de planifier ma journée pour moi.

Inviter ChatGPT à planifier mes journées

Ainsi, pour que mon plan de gestion du temps fonctionne, j'ai dû me concentrer sur quelques détails clés :

• Supprimer les distractions qui pourraient nuire à mon état de flux.

• Découvrez comment planifier mes périodes les plus productives.

• Commencez par un plan quotidien.

• Intégrez-le à un plan hebdomadaire.

• Transférez-le sur Google Agenda pour le synchroniser.

Pour cela, j'ai utilisé un cadre d'invite d'IA appelé SAID (Situation, Action, Impact et Détail) qui aide ChatGPT à se mettre à ma place. Je lui ai demandé ça pour ça :

Hey GPT, pretend that you're a freelancer without a daily schedule. As a freelancer myself, I am in the perfect position to answer your questions about this role, so ask any questions you deem necessary to get the information you need to answer the question I'm asking at the end. You keep missing meetings and being unproductive during your peak times. This makes you earn less and produce less during your most active time, leading to less-than-ideal productivity for your limited hours. How would you structure your day to make it more productive?

La réponse initiale de ChatGPT a été de me poser une série de questions qui l'ont aidé à avoir une idée de ce à quoi ressemblaient mes niveaux d'énergie et mes priorités :

J'ai répondu à toutes les questions de ChatGPT et j'ai établi un calendrier assez détaillé pour une journée de travail normale et quelques exceptions que je lui ai données. J'ai pris le résultat et l'ai jeté dans Google Agenda, avec un code couleur. Voici à quoi ressemblent (plus ou moins) mes journées maintenant :

Ces tâches sont répétées chaque semaine, me donnant un aperçu structuré de ma journée. J'utilise également Sectographe pour avoir une vue graphique de ma journée et voir ce qui s'en vient.

Les avantages et les inconvénients de l'utilisation de la planification par IA

Avec suffisamment de temps, je suis sûr que je pourrais élaborer moi-même ce plan quotidien. Cependant, si je voulais être efficace, utiliser un agent IA pour planifier ma journée réduirait le temps que je consacrais à la planification réelle. En utilisant cet outil, j'ai remarqué quelques points positifs qui ressortent :

• C'était beaucoup plus rapide que de planifier ce programme moi-même.

• Il a posé des questions qui l'ont aidé à avoir une idée de ce à quoi devrait ressembler mon emploi du temps quotidien.

• C'était excellent pour proposer des suggestions pour réduire mes distractions quotidiennes.

• Il a prévu des périodes de récupération pendant mes périodes de travail pour m'assurer de ne pas m'épuiser.

Cependant, l'utilisation de ChatGPT à cette fin présente des inconvénients distincts, notamment :

• Il n'y a aucune intégration entre celui-ci et d'autres outils comme Google Agenda, j'ai donc dû attribuer ces tâches manuellement.

• Il ne gère pas bien les plages horaires flexibles et ne peut donc pas adapter votre emploi du temps à la volée.

• Il est limité dans ce qu'il peut planifier pour vous, mais étant donné des directives précises (comme lui dire d'inclure une réunion à une heure particulière), il veillera à ce que vous ne manquiez jamais vos réunions régulières.

Bien mieux que de planifier vous-même votre journée

ChatGPT n'est pas un assistant personnel parfait. Il peut vous aider dans de nombreuses choses, comme rechercher des vols efficaces vers des endroits où vous devez voyager ou bloquer des périodes de votre journée pour le travail et la détente. Bien que sa portée soit limitée, ce n'est pas mauvais pour un outil de planification personnelle. Jusqu'à ce que les entreprises commerciales d'IA en publient une dédiée à la planification quotidienne individuelle, l'utilisation de ChatGPT n'est pas une mauvaise solution. Cela a fonctionné pour moi.