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Personnellement, j'aime la nouvelle application de bureau Outlook pour Windows. En plus d'apporter des améliorations à certaines fonctionnalités déjà présentes dans la version classique d'Outlook, elle inclut des ajouts très attendus qui facilitent la gestion de votre charge de travail, la priorisation des tâches importantes et l'accélération de votre flux de travail.

Ne vous méprenez pas, je ne prétends pas qu'il s'agit du meilleur client de messagerie qui ait jamais existé. En effet, beaucoup de nos lecteurs se plaignent à juste titre que certaines fonctionnalités de la nouvelle version de l'application Outlook la rendent moins intuitive que la version classique d'Outlook. Cependant, voici quelques-uns des éléments qui, selon moi, sont des améliorations par rapport aux versions précédentes et rendent l'utilisation de l'application intéressante.

Sommaire

Planifier et reporter les e-mails

La planification et la mise en veille des e-mails sont essentielles pour gérer votre charge de travail et celle des autres. Par exemple, vous pouvez être en train de rédiger un e-mail à 23 heures, mais vous ne voulez pas déranger la personne tard dans la nuit. Vous pouvez donc programmer son envoi à 8 heures le lendemain matin. De même, vous pouvez être submergé par un trop grand nombre d'e-mails dans votre boîte de réception. Vous pouvez donc mettre en veille un e-mail pour qu'il disparaisse temporairement, puis réapparaisse plus tard.

Planification des e-mails

Bien que vous puissiez programmer l'envoi d'e-mails dans Outlook classique, le processus était beaucoup plus complexe, nécessitant une fenêtre supplémentaire et un processus généralement fastidieux. Cependant, le nouvel Outlook a adopté l'approche de Gmail consistant à ajouter un menu déroulant au bouton Envoyer pour rendre ce processus beaucoup plus simple.

Vous pouvez ensuite choisir une date et une heure par défaut ou personnalisées pour envoyer l'e-mail, avant de cliquer sur « Envoyer » pour terminer le processus.

E-mails en attente

La mise en veille des e-mails n'était auparavant disponible que sur Outlook pour le Web ou le mobile. Il s'agit donc d'un ajout opportun à la nouvelle application de bureau Windows.

En plus d'utiliser l'outil Snooze pour reporter un e-mail à une heure ou une date ultérieure, vous pouvez également reporter les e-mails importants afin qu'ils réapparaissent dans votre boîte de réception sous forme de rappel non lu à un moment défini.

Sélectionnez l'e-mail en question et cliquez sur « Mettre en attente » dans l'onglet Accueil. À partir de là, vous pouvez choisir une durée prédéfinie pendant laquelle l'e-mail réapparaîtra comme un e-mail non lu dans votre boîte de réception, ou définir vos propres paramètres.

Courriels de balayage

L'utilisation de l'outil de balayage est similaire à la création de règles de courrier électronique. Cependant, alors que les règles s'appliquent aux futurs e-mails dès leur arrivée, l'outil de balayage affecte tous les e-mails, y compris ceux que vous avez déjà reçus. Il s'agit donc d'un excellent moyen de mettre de l'ordre dans votre boîte de réception.

Pour utiliser Sweep, sélectionnez d'abord une adresse e-mail. Les actions Sweep que vous êtes sur le point de créer s'appliqueront à tous les e-mails provenant de la même adresse e-mail que le message sélectionné. Une fois que vous avez sélectionné une adresse e-mail appropriée, cliquez sur « Sweep » dans l'onglet Accueil.

Vous pouvez ensuite voir et choisir parmi les options explicites dans la boîte de dialogue Messages supprimés qui s'affiche. Notez que vous n'avez pas besoin de déplacer les messages sélectionnés vers le dossier Supprimés : utilisez l'option déroulante pour choisir un autre dossier.

Catégoriser les e-mails

Les catégories de courrier électronique existent depuis un certain temps, mais elles ont été considérablement mises à niveau dans le nouvel Outlook pour Windows.

Pour créer, modifier et supprimer des catégories, cliquez sur « Catégoriser » dans l'onglet Accueil, puis sélectionnez « Gérer les catégories ».

Vous pouvez ensuite modifier les noms des catégories, choisir une autre couleur d'étiquette ou supprimer les catégories dont vous n'avez plus besoin. Pendant que vous y êtes, cliquez sur l'étoile à côté d'une catégorie pour l'ajouter à vos favoris dans le volet de navigation pour un accès rapide et facile.

Une fois que vous avez créé et géré vos catégories, cliquez avec le bouton droit sur un e-mail et sélectionnez « Catégoriser » pour l'affecter à une catégorie prédéfinie. Le meilleur ajout à l'outil Catégoriser dans le nouvel Outlook est que la couleur de la catégorie apparaît sur l'aperçu de l'e-mail dans le volet Message.

Cliquez sur une catégorie déjà attribuée à un e-mail pour voir tous les autres e-mails de cette catégorie.

Épingler les e-mails importants

Que vous utilisiez votre boîte de réception comme une liste de tâches improvisée ou que vous préfériez une stratégie de boîte de réception zéro, l'épinglage de vos e-mails les déplace en haut du dossier dans lequel ils se trouvent. Cela inclut votre dossier de boîte de réception ou tout autre dossier de votre volet de navigation.

Avant de pouvoir épingler un e-mail, vous devez vous assurer que le dossier est organisé par ordre de date, le plus récent en haut. Pour ce faire, ouvrez le dossier concerné, choisissez « Par date » dans le menu Trier par et assurez-vous que l'option « Le plus récent en haut » est activée.

Ensuite, avec le dossier concerné toujours ouvert, cliquez sur l'icône en forme de punaise qui apparaît lorsque vous passez la souris sur le message prioritaire. Pour détacher l'e-mail, cliquez à nouveau sur la même icône.

Cette fonctionnalité est disponible dans Outlook pour le Web, mais pas Outlook classique : cela signifie que vous pouvez mieux organiser vos dossiers et rester au courant de vos tâches importantes.

Automatisez les actions répétées avec des étapes rapides

Les étapes rapides d'Outlook, qui vous permettent d'effectuer de nombreuses actions sur un e-mail en un seul clic, existent depuis un certain temps dans les versions précédentes d'Outlook, mais le processus de création et de gestion des étapes est beaucoup plus simple et plus rapide dans la nouvelle application Outlook, et vous pouvez faire plus de choses en une seule fois.

Cliquez sur la flèche vers le bas « Étapes rapides » dans l’onglet Accueil et choisissez « Gérer les étapes rapides ».

Cliquez ensuite sur « Nouvelle étape rapide » et consultez les options disponibles pour automatiser certaines tâches. Dans cet exemple, j'ai créé des étapes pour marquer un e-mail comme « lu » et le déplacer vers mon dossier Archive. J'ai également attribué un raccourci clavier pour rendre le processus encore plus rapide.

Lorsque vous cliquez sur « Enregistrer », la nouvelle étape rapide apparaît dans la zone Étapes rapides de l’onglet Accueil, sur laquelle vous pouvez cliquer pour l’appliquer à l’e-mail sélectionné.

Configurez et gérez facilement les événements du calendrier

Créer et personnaliser des événements dans le calendrier Outlook classique était un processus assez long : il fallait double-cliquer sur la date, puis cliquer sur différents boutons du ruban pour ajouter des invités ou lier l'événement à une réunion Teams.

Dans le nouveau calendrier Outlook, cliquez une fois sur la date et une fenêtre flottante apparaîtra, dans laquelle vous pourrez saisir les détails.

Oui, vous devrez peut-être cliquer sur « Plus d’options » pour ajouter des extras à votre événement, mais la fenêtre suivante est beaucoup plus navigable dans le nouvel Outlook que dans l’Outlook classique, avec seulement cinq onglets au lieu de 12.

De plus, vous ne pouvez pas configurer de rappel par e-mail pour un événement dans Outlook classique, mais vous pouvez le faire dans le nouvel Outlook. Cliquez sur la date concernée, puis sur Autres options > Ne pas me rappeler > Ajouter un rappel par e-mail.

Double-cliquez sur une date dans le calendrier pour accéder directement à la fenêtre Plus d'options.

Autres caractéristiques avantageuses

Les avantages ne s'arrêtent pas là. Voici d'autres ajouts utiles au nouvel Outlook pour Windows :

Présentation simplifiée:Étant donné que le nouvel Outlook est conçu sur la base de la version simplifiée d'Outlook pour le Web, la nouvelle application de bureau présente une conception plus simplifiée avec un ruban raffiné. Cela signifie que vous êtes confronté à une interface plus simple, particulièrement pratique si tout ce que vous souhaitez faire est de lire, d'organiser et d'envoyer des e-mails via l'application. De plus, vous pouvez condenser davantage la mise en page de l'application avec les options Cozy et Compact via le menu déroulant Mise en page de l'onglet Affichage.
Consolidation de compte: Si vous préférez regrouper tous vos comptes de messagerie de différents fournisseurs au même endroit, le nouvel Outlook vous permet de le faire. Cliquez sur Paramètres > Comptes > Comptes de messagerie > Ajouter un compte pour ajouter un compte de messagerie Outlook, Gmail, Yahoo ou iCloud. Vous pouvez également gérer vos e-mails scolaires ou professionnels Microsoft 365 dans la nouvelle application de bureau Outlook pour Windows.
Intégration Microsoft 365:Le nouveau Outlook s’intègre aux récents ajouts à la suite d’applications Microsoft 365, notamment Loop et Viva.

Une fois que vous aurez effectué la transition vers le nouvel Outlook et que vous vous serez habitué à l'interface repensée, prenez le temps d'apprendre certains des raccourcis clavier essentiels du programme.