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De retour à l'université, j'ai passé d'innombrables heures dans Microsoft Word à rédiger des essais et à prendre des notes. En cours de route, j'ai appris quelques trucs et astuces qui m'ont aidé à travailler plus efficacement. En voici 10 que je pense que chaque étudiant devrait connaître.

Sommaire

1 Maîtrisez les différents types de pauses

Avant de comprendre ce qu'étaient les pauses et comment elles fonctionnaient, j'avais l'habitude de spammer la touche Entrée pour passer à la page suivante de mon document. Et même si cela suffisait pour des essais plus courts, j'ai rapidement réalisé, lorsque j'ai commencé à travailler sur des documents plus longs, que cette méthode ne suffirait pas.

C'est à ce moment-là que j'ai découvert les pauses. Il existe deux types de sauts dans Word : les sauts de page et les sauts de section.

Les sauts de page sont la façon dont vous demandez à Word de terminer la page en cours et de passer à une nouvelle. Ils sont supérieurs au spam sur la touche Entrée, car vous ne disposez pas d'un tas d'espace invisible qui bouleversera tout votre texte lorsque vous modifierez inévitablement quelque chose.

D'un autre côté, les sauts de section partitionnent votre document, chaque section ayant son propre formatage. Ils sont pratiques lors de la configuration de différentes mises en page ou schémas de numérotation dans le même document.

Ajouter une pause à votre document est simple. Dirigez-vous simplement vers l’onglet « Mise en page » et sélectionnez « Pauses ».

Les sauts de page et de section ont quelques variantes, il vaut donc la peine d'explorer comment utiliser les différents types de sauts.

2 Mettre à jour les styles de titre par défaut

Les styles de titres sont indispensables lorsque vous rédigez des dissertations pour l’école. Ils ajoutent de la structure à votre document et facilitent la navigation rapide vers les différentes sections. De plus, si vous rédigez une thèse, l'utilisation de styles sera très rentable car ils vous permettront de créer facilement une table des matières automatique.

Microsoft Word propose des styles de titre par défaut que vous pouvez utiliser pour formater vos documents, mais ils ne sont probablement pas conformes aux exigences de formatage de votre école. Vous devrez donc les modifier.

Dans l'onglet Accueil, accédez au volet Styles et cliquez avec le bouton droit sur le style que vous souhaitez personnaliser. Sélectionnez « Modifier » dans les options et une nouvelle fenêtre apparaîtra. Ici, vous pouvez tout modifier concernant le style, de la couleur à la police et à la taille.

Étant donné que vous rédigerez des tonnes d'essais dans le même style de formatage, il est logique d'enregistrer vos personnalisations afin de pouvoir les appliquer facilement à un nouveau projet. Pour vous assurer que Word mémorise vos personnalisations, cochez le cercle « Nouveaux documents basés sur ce modèle », avant d'appuyer sur « OK ».

3 Utiliser la transcription pour prendre des notes

Au lieu de partager votre attention entre essayer de prendre des notes et écouter en classe, vous pouvez laisser Word gérer la prise de notes à votre place. Avec la fonction de transcription de Word, vous pouvez enregistrer n'importe quelle conférence et la convertir automatiquement en texte, ce qui vous évite d'avoir à tout suivre.

Voici comment l'utiliser. Tout d’abord, allez dans l’onglet « Accueil » et cliquez sur la flèche pointant vers le bas sous « Dicter ». Sélectionnez ensuite « Transcrire ».

Un volet latéral apparaîtra à droite. Appuyez sur « Démarrer l'enregistrement » et Word commencera à capturer l'audio de votre classe. Vous pouvez suspendre ou reprendre l'enregistrement en cliquant sur le bouton du microphone. Une fois la conférence terminée, cliquez sur « Enregistrer et transcrire maintenant » et Word fournira une transcription de votre conférence dans quelques instants seulement.

4 N'oubliez pas d'utiliser le bouton « Afficher/Masquer » lors de l'édition

Il y a plus dans votre document Word qu’il n’y paraît. Des éléments tels que les espaces, les sauts de paragraphe, les tabulations et autres mises en forme cachées peuvent sérieusement perturber votre mise en page lorsque vous effectuez des modifications.

Au lieu de vous rendre fou en essayant de comprendre ce qui ne va pas, utilisez le bouton de formatage « Afficher/Masquer » pour tout révéler. Cette astuce vous permet de voir tous les éléments cachés dans votre document afin que vous puissiez résoudre les problèmes rapidement. Vous trouverez le bouton dans la section paragraphe de l’onglet Accueil.

5 Maximisez votre productivité avec le mode Focus

Nous sommes tous passés par là : vous avez un essai de 3 000 mots à rendre le matin et vous avez à peine cinq mots sur la page. Dans des moments comme celui-ci, toutes les options et outils de formatage proposés par Microsoft Word sur le ruban sont plus une distraction qu'une aide.

Heureusement, il existe un moyen de bloquer le bruit et de se concentrer uniquement sur l'insertion de mots sur la page. Le mode Focus de Word change la donne à cet égard. Pour y accéder, rendez-vous sur l'onglet Affichage et cliquez sur l'icône « Focus ». Cela supprimera tout sauf la page, créant ainsi un espace sans distraction pour vous aider à vous concentrer.

Une fois que vous êtes prêt à quitter le mode Focus, placez votre pointeur sur les points de suspension en haut de l'écran pour ramener le ruban, puis cliquez à nouveau sur l'icône Focus ou appuyez simplement sur la touche Échap.

6 Activez la sauvegarde automatique et ne perdez plus jamais votre travail

Il n'y a rien de plus frustrant que de travailler sur un essai pendant des heures et de tout perdre lorsque votre PC tombe en panne de manière inattendue. Mais avec la sauvegarde automatique, vous pouvez éviter ce cauchemar. Assurez-vous simplement que la bascule d'enregistrement automatique en haut de votre document est activée et que vous êtes couvert.

Vous pouvez aller un peu plus loin et vous assurer que la sauvegarde automatique est toujours activée par défaut. Dirigez-vous vers « Fichier », sélectionnez « Options » et dans la fenêtre qui apparaît, cliquez sur l’onglet « Enregistrer ». Ensuite, cochez la case « Enregistrement automatique des fichiers stockés dans le cloud par défaut » et vous n'aurez plus jamais à craindre de perdre votre travail.

7 Mémorisez quelques raccourcis clavier pratiques

Les raccourcis peuvent vous éviter quelques secondes de fouille dans le ruban pour essayer de trouver l'option dont vous avez besoin. Ces secondes s'additionnent et peuvent faire la différence entre terminer un essai à temps ou non. Il existe des tonnes de raccourcis dans Word, mais voici quelques-uns de mes favoris :

Ctrl+Alt+F : Insérer une note de bas de page
Ctrl+Alt+M Insérer un commentaire
Alt+Ctrl+C : Copier un format
Alt+Ctrl+V : coller un format
Ctrl+H : ouvrir le volet Rechercher et remplacer
Ctrl+Alt+1 : appliquer le style de titre 1
Ctrl+Alt+2 : Appliquer le style Titre 2.
Ctrl+Alt+3 : Appliquer le style Titre 3.

Vous pouvez consulter une liste plus complète de tous les raccourcis dans Word pour trouver les plus importants pour vous.

8 Utilisez Researcher pour trouver des sources crédibles

Si vous avez du mal à trouver des sources pour étayer vos arguments, l'outil Chercheur de Word peut vous sauver la vie. Propulsé par Bing, Researcher parcourt le Web à la recherche de sources de haute qualité que vous pouvez utiliser dans votre essai.

La meilleure partie ? Vous n'avez pas besoin d'interrompre votre flux d'écriture pour rechercher des informations. Vous pouvez ouvrir Researcher dans un volet latéral et récupérer ce dont vous avez besoin sans perdre le fil de vos pensées.

Une autre raison d’aimer Researcher est qu’il filtre les déchets. Au lieu de sites Web aléatoires, il vous dirige vers des revues et des sources académiques fiables, vous n'avez donc pas à vous soucier de la véracité des informations que vous recevez.

Pour accéder à Researcher, dirigez-vous vers le volet des références et cliquez sur l'icône « Chercheur ».

9 Laissez Word gérer vos références

Faire référence manuellement à votre travail peut être déroutant et frustrant. Chaque style de citation a son propre ensemble de règles, et les suivre toutes peut prendre beaucoup de temps. Heureusement, Word peut gérer cela pour vous.

Word ouvrira une fenêtre dans laquelle vous pourrez remplir tous les détails nécessaires. Une fois que vous avez ajouté les informations, cliquez sur « OK » et Word générera la citation correcte, appliquant toutes les règles pour vous.

Le meilleur, c'est que si vous ajoutez toutes vos sources de cette façon, vous pouvez facilement créer une bibliographie à la fin de votre document. Cliquez simplement sur l'icône « Bibliographie » et choisissez le style souhaité, et Word fera le reste.

Si vous avez besoin que quelqu'un révise vos documents ou si vous travaillez sur un projet de groupe, il n'est pas nécessaire d'envoyer des copies dans les deux sens ou d'essayer de fusionner des documents distincts ultérieurement. Au lieu de cela, vous pouvez collaborer en temps réel directement via Word.

Pour ce faire, cliquez sur le bouton « Partager » dans le coin supérieur droit.

Une fenêtre apparaîtra dans laquelle vous pourrez saisir les adresses e-mail des personnes avec lesquelles vous souhaitez le partager. Vous pouvez également ajuster leur niveau d'accès, qu'ils puissent simplement afficher ou également modifier le document. De plus, vous pouvez définir une date d'expiration pour le lien et même ajouter un mot de passe pour plus de sécurité.

Microsoft Word est un outil incroyablement puissant, et ces conseils vous aideront à en tirer le meilleur parti pour vos études. Mais pourquoi s'arrêter là ? Faites passer votre jeu Word au niveau supérieur en maîtrisant les astuces de formatage et en augmentant la vitesse de votre flux de travail, et vous serez sur la bonne voie pour devenir l'étudiant le plus efficace et le plus productif possible.