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La nouvelle application Outlook a fait sensation. Elle a été un sujet de discussion majeur parmi les lecteurs de How-To Geek depuis son lancement en 2023, principalement parce qu'elle manque de certaines fonctionnalités essentielles qui existent depuis des années dans ses prédécesseurs.

J'ai déjà écrit sur les avantages du nouveau Outlook (qui sont nombreux), mais je ne saurais passer sous silence certains des inconvénients de la nouvelle application et la manière dont ils peuvent être améliorés. Certains d'entre eux sont des fonctionnalités fondamentales que Microsoft aurait dû prendre en compte avant de lancer l'application « mise à jour ».

Sommaire

Fusionner (unifier) les boîtes de réception

Dans le nouvel Outlook pour Windows, vous ne pouvez pas regrouper toutes les boîtes de réception en une seule. Cette option pratique, disponible sur les applications mobiles Outlook et Gmail, signifie que ceux d'entre nous qui ont ajouté plusieurs comptes de messagerie à notre application Outlook de bureau pourraient voir tous les éléments de la boîte de réception simultanément. Au lieu de cela, nous devons cliquer entre eux tous, ce qui prend du temps.

Bien que l'ajout de chaque boîte de réception à vos favoris avec l'indicateur de nombre de messages activé soit une semi-solution de contournement à ce problème, cela ne résout pas le problème pour les personnes disposant de plus d'une poignée de comptes.

Déplacer les e-mails entre les boîtes de réception

Pour rester dans le thème de la gestion de plusieurs comptes, le déplacement des e-mails entre les boîtes de réception, un processus très simple qui existe depuis des années dans Outlook classique, n'est pas une option dans le nouvel Outlook. De nombreux utilisateurs de Microsoft ont déploré cette absence, l'un d'eux déclarant : « Cette fonctionnalité était essentielle pour gérer les e-mails professionnels et personnels », et un autre expliquant : « La possibilité de déplacer des e-mails entre les comptes est une nécessité absolue ».

Si Microsoft voulait endiguer le flux de personnes se tournant vers des applications de messagerie alternatives, ce serait un bon point de départ.

Modifier le nom d'affichage de l'e-mail

La modification du nom d'affichage (ce que les personnes voient lorsqu'elles reçoivent un e-mail de votre part) est l'une des fonctionnalités les plus basiques qu'un client de messagerie puisse avoir, et les versions précédentes d'Outlook vous permettaient de le faire (via Fichier > Paramètres du compte). Cependant, suite à la disparition du menu Fichier dans le nouvel Outlook, Microsoft n'a pas proposé d'autre solution.

Activer la connectivité Exchange ActiveSync

Exchange ActiveSync (EAS) permet aux utilisateurs d'accéder en ligne et hors ligne à leurs e-mails, calendriers, contacts et tâches de fournisseurs tiers dans Outlook. utilisé à.

Malheureusement, le protocole EAS n'est pas pris en charge par le nouvel Outlook. En fait, EAS était entièrement disponible dans Outlook 2013 pour prendre en charge l'ancienne infrastructure hotmail.com et outlook.com, mais étant donné que ce système a été remplacé par Exchange Online, la prise en charge EAS a été progressivement supprimée et, à présent, complètement supprimée. Cela pose des problèmes pour les entreprises souhaitant se connecter à distance à leur serveur Exchange sur site, et bien que les applications Windows Mail et Calendrier aient été une alternative appropriée prenant en charge EAS, elles sont actuellement progressivement supprimées et remplacées par la nouvelle application Outlook.

Pour résoudre ce problème, trois solutions s'imposent : Outlook doit réintroduire la prise en charge EAS, les serveurs EAS tiers doivent prendre en charge Outlook ou, malheureusement, les entreprises doivent modifier la façon dont elles gèrent leurs e-mails. Microsoft pourrait également « ouvrir le code source » des applications Mail et Calendrier et laisser les utilisateurs les gérer eux-mêmes.

Certains utilisateurs ont également signalé des problèmes lors de l'envoi d'e-mails via IMAP dans le nouvel Outlook, les messages restant bloqués dans le brouillon. En conséquence, Outlook perd rapidement sa réputation d'application de gestion de messagerie mondiale viable.

Détecter automatiquement la langue de rédaction des e-mails

Les versions précédentes d'Outlook analysaient automatiquement votre courrier électronique une fois que vous aviez commencé à taper et ajustaient la langue en conséquence. Cependant, le nouvel Outlook ne le fait que si vous avez d'abord activé la langue concernée dans l'éditeur. Cela nécessite plusieurs clics (Options > Éditeur > Paramètres de l'éditeur > Gérer les langues de vérification orthographique), ce qui représente une baisse significative par rapport au processus automatisé désormais disparu.

Une fois que vous avoir si vous avez activé les langues appropriées, vous pouvez toutes les utiliser dans le même e-mail et Outlook appliquera automatiquement la bonne langue de l'éditeur aux bonnes phrases, mais ce serait tellement mieux si vous n'aviez pas à les activer en premier lieu.

Ajouter un rappel aux messages signalés

Vous pouvez choisir une date de marquage dans Outlook lorsque vous marquez un message dans n'importe quel dossier, ce qui signifie que le message est associé à une date d'échéance. Cependant, contrairement à Outlook classique, vous ne pouvez pas ajouter de rappel de suivi au marquage. Vous pouviez auparavant sélectionner le message et cliquer sur « Ajouter un rappel » dans le menu déroulant Suivi du ruban, mais cette option a été complètement supprimée.

Pour contourner ce problème, vous pouvez mettre en veille les e-mails de votre boîte de réception, ce qui les supprime temporairement de la vue et les fait réapparaître comme des e-mails non lus à un moment donné. Cependant, cela ne s'applique qu'au dossier de la boîte de réception, ce qui signifie que vous ne pouvez pas créer d'alertes pour d'autres éléments dans d'autres dossiers. De plus, la fonction de mise en veille n'est pas une option viable pour les personnes qui souhaitent garder les e-mails importants à portée de main, même si elles ne veulent pas les traiter avant plus tard.

Microsoft doit sérieusement envisager de réintroduire cette option dans la dernière version de l’application de bureau Outlook.

Afficher plus de pièces jointes dans les e-mails entrants

À moins que vous n'utilisiez un grand écran, si vous recevez un e-mail avec plusieurs pièces jointes, le nouvel Outlook n'affiche que la première. Cela signifie que vous risquez de manquer accidentellement les pièces jointes supplémentaires. Je suppose que Microsoft a voulu condenser le volet de lecture (car il semble avoir écrasé tout le reste dans la nouvelle application), mais je préfère avoir un écran encombré de nombreuses pièces jointes plutôt que de manquer un document important en raison d'une interface plus simplifiée.

Simplifier ne signifie pas forcément moins utilisable

La présentation simplifiée rend plus difficile l'accès à certains outils essentiels du programme. De plus, les changements de présentation ont été drastiques, de sorte que les utilisateurs d'Outlook au quotidien doivent s'adapter rapidement à ce qui ressemble plus à une application totalement différente qu'à une mise à niveau.

Je suis sûr que vous avez l'habitude de cliquer sur « Fichier » pour accéder à certains des outils les plus fondamentaux d'Outlook (et de toutes les autres applications Microsoft, d'ailleurs). Eh bien, c'est fini. Microsoft a récemment remanié le menu Fichier dans Excel, Word et PowerPoint en ligne, et nombreux sont ceux qui espèrent que la société introduira le menu Fichier dans Outlook.

De plus, il n'y a pas de barre d'outils d'accès rapide (QAT). J'ai déjà écrit sur la personnalisation des QAT de Word et Excel pour effectuer des tâches de routine en un seul clic, mais cela n'est pas possible dans le nouvel Outlook. Oui, vous pouvez personnaliser le nouveau ruban d'Outlook et créer des règles et des étapes rapides pour gérer vos e-mails, mais avoir une QAT signifierait que vous pourriez rapidement formater vos e-mails sans avoir à mémoriser tous les raccourcis clavier Outlook ou à passer du temps à rechercher le nouveau ruban simplifié.

Il faut reconnaître que Microsoft accueille favorablement les commentaires et y répond. Par exemple, l’entreprise a récemment annoncé qu’elle améliorerait l’accès hors ligne à l’application de bureau, et certaines des fonctionnalités que Microsoft avait annoncées pour les « mois à venir » lors du lancement du nouvel Outlook auprès des membres Microsoft Insiders ont déjà été implémentées, comme la prise en charge des comptes de messagerie tiers. Cependant, il faut parfois des mois, voire des années, à Microsoft pour faire passer une nouvelle fonctionnalité de la phase de « développement » à la phase de « déploiement » et de « lancement », et de nombreux clients fidèles de Microsoft commencent à perdre patience.