Le guide du débutant sur les formules et fonctions d'Excel

Les formules et les fonctions, les rouages ​​d'Excel, vous permettent toutes deux d'effectuer des calculs, mais elles diffèrent par la manière dont elles sont créées, ce qu'elles font et comment elles fonctionnent. Dans cet article, nous allons réduire les deux à leur strict minimum, afin que vous puissiez utiliser Excel comme un pro, à la maison comme au travail.

Que sont les fonctions et les formules ?

La principale différence entre les formules et les fonctions réside dans le fait que n'importe qui peut créer une formule, alors que les fonctions sont prédéfinies par les programmeurs de Microsoft.

Formules Excel

Les formules d'Excel vous permettent d'effectuer des calculs mathématiques de base. Pour créer une formule, commencez par taper le signe égal (=), puis créez les paramètres pour le calcul.

Par exemple, en tapant

=20+40

dans la cellule B2 et en appuyant sur Entrée, Excel ajouterait 20 et 40, produisant le résultat (60) dans la cellule où la formule est saisie.

Excel peut également calculer des valeurs numériques déjà présentes dans la feuille de calcul. Dactylographie

=B2*10

dans la cellule B3 et appuyer sur Entrée multiplierait la valeur de la cellule B2 par dix.

De même, en tapant

=B2*B3

dans la cellule B4 et appuyer sur Entrée multiplierait les valeurs des cellules B2 (60) et B3 (600), ce qui donnerait 36 ​​000.

Cela dit, vous n'êtes pas limité à deux arguments lors de la création d'une formule Excel. Par exemple, en tapant

=B3*5-(2+8)

dans la cellule B5 additionnerait deux et huit, puis multiplierait la valeur de B3 par cinq, avant de soustraire la première de la seconde, avec un résultat de 2 990.

Excel suit l'ordre mathématique standard des opérations : PEMDAS. En d’autres termes, il effectue d’abord des calculs entre parenthèses, puis évalue les exposants (ou indices), puis s’occupe de la multiplication et de la division, et termine par l’addition et la soustraction.

Fonctions Excel

Les fonctions d'Excel fonctionnent de la même manière. En effet, ils commencent par le signe =, et permettent d'effectuer des calculs. Cependant, là où les formules d'Excel se limitent aux opérations mathématiques de base, ses fonctions vous permettent de faire bien plus.

Par exemple, la fonction MOYENNE prend un ensemble de nombres et trouve la moyenne, et MAX vous indique le plus grand nombre dans une plage.

Les fonctions d'Excel suivent une syntaxe bien précise :

=a(b)

où un est le nom de la fonction (comme MOYENNE ou MAX), et b sont les arguments utilisés pour permettre à cette fonction d'effectuer des calculs.

Par exemple, en tapant

=AVERAGE(20,30)

dans la cellule A1 et appuyer sur Entrée calculerait la moyenne de 20 et 30, renvoyant 25.

On pourrait aussi taper

=AVERAGE(A1:A5)

dans la cellule B2 pour qu'Excel calcule la moyenne de toutes les valeurs des cellules A1 à A5 (les deux points indiquent à Excel d'inclure les cellules mentionnées et toutes celles entre les deux).

Il existe des centaines de fonctions Excel, allant des fonctions les plus basiques aux plus complexes. Se souvenir de tous est quasiment impossible, d'autant plus que les développeurs de Microsoft en ajoutent toujours de nouveaux à la liste. Au lieu de cela, Excel est prêt à vous aider à choisir la fonction la mieux adaptée au travail que vous devez effectuer et à vous aider tout au long du processus.

Pour lancer cet assistant, cliquez sur l'icône « fx » au-dessus de la première ligne de votre feuille de calcul ou appuyez sur Maj+F3.

Vous pouvez ensuite saisir quelques mots dans le champ Rechercher une fonction pour trouver la fonction dont vous avez besoin. La liste déroulante Sélectionner une catégorie vous montre les différents groupes de fonctions, y compris les catégories financières, statistiques et logiques. Lorsque vous sélectionnez une fonction dans la liste sous les catégories, vous verrez une brève description qui vous indique ce que fait la fonction.

Lorsque vous avez trouvé la fonction que vous souhaitez utiliser, cliquez sur « OK ». Ensuite, vous verrez une nouvelle boîte de dialogue qui vous guide tout au long du processus.

Formules et fonctions ensemble

Les formules et les fonctions ne doivent pas nécessairement être utilisées indépendamment. Par exemple, en tapant

=SUM(A1:A10)/2

ajouterait les valeurs des cellules A1 à A10, avant de diviser le total par deux.

Cellules contre la barre de formule

Une fois que vous avez tapé une formule ou utilisé une fonction dans une cellule donnée dans Excel, elle est remplacée par le résultat. Par exemple, quand on tape

=SUM(A1,B1)

dans la cellule A3 et appuyez sur Entrée, nous ne voyons plus ce que nous avons tapé dans cette cellule. Au lieu de cela, nous voyons le résultat.

Si vous réalisez que vous avez commis une erreur et que vous devez modifier la formule que vous avez saisie, c'est ici que vous pouvez utiliser la barre de formule, qui se trouve en haut de votre feuille de calcul Excel. Vous pouvez également voir la zone de nom dans le coin supérieur gauche, qui indique la cellule active.

En d'autres termes, dans l'exemple ci-dessous, la zone de nom nous indique que A3 est la cellule active, la barre de formule nous indique ce que nous avons tapé dans la cellule A3 et la cellule A3 elle-même nous indique le résultat de ce que nous avons tapé.

Duplication de formules et de fonctions

Comme mentionné ci-dessus, Excel est toujours prêt à vous faciliter la vie, et il convient de s'en souvenir lorsque vous utilisez des formules et des fonctions.

Dans l'exemple ci-dessous, nous souhaitons ajouter toutes les valeurs des cellules A1 à A8, nous allons donc taper

=SUM(A1:A8)

dans la cellule A9 et appuyez sur Entrée.

Nous souhaitons également ajouter les valeurs des cellules B1 à B8. Cependant, au lieu de taper une nouvelle formule dans B9 à l'aide de la fonction SOMME, nous pouvons soit

• Sélectionnez la cellule A9, appuyez sur Ctrl+C, puis appuyez sur Ctrl+V dans la cellule B9, ou
• Faites glisser la poignée de remplissage dans le coin inférieur droit de la cellule A9 vers la cellule B9.

Étant donné que les références de cellules dans les formules sont relatives par défaut, ce que nous avons tapé dans la cellule A9 pour calculer les valeurs des cellules A1 à A8 s'appliquera également dans B9 pour calculer les valeurs des cellules B1 à B8.

10 fonctions de base pour vous aider à démarrer

Si vous débutez avec Excel ou ses fonctions, ouvrez une nouvelle feuille de calcul et entrez des valeurs numériques aléatoires dans les cellules A1 à A9 (en laissant A10 vide). Ensuite, essayez certaines de ces fonctions :

Une fonction volatile recalcule chaque fois que vous apportez des modifications ou rouvrez votre feuille de calcul Excel.

5 fonctions plus avancées

Sur une nouvelle feuille de calcul ou dans un nouveau classeur, tapez Laure, Lucie, Liam, Lily, Lizet Luc dans les cellules A1 à A6 et les numéros 1 à 6 dans les cellules B1 à B6.

Maintenant, essayez certaines de ces fonctions :

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L'apprentissage des formules et des fonctions d'Excel ne s'arrête pas là, en fait, cela ne s'arrête jamais du tout ! Chez How-To Geek, nous proposons des dizaines d'articles liés à Excel que vous pouvez parcourir pour devenir un utilisateur expérimenté.