La signature et le tampon électroniques : ce qu’il faut savoir avant de se lancer
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La signature et le tampon électroniques : ce qu’il faut savoir avant de se lancer

Actuellement, les échanges commerciaux et professionnels se font de plus en plus à travers les moyens de communication modernes. Les échanges physiques se font de plus en plus rares. Les débats et les négociations se font sur visioconférence. Et lorsque vient le moment de sceller les accords, les documents sont rédigés et partagés dans un format électronique, puis signés et tamponnés numériquement. C’est ainsi que la signature et le tampon numériques, bien qu’ils ne soient qu’à l’essai dans certaines organisations, s’inscrivent déjà comme les moyens d’authentification du futur.

Un nouveau contexte

La COVID-19 et le confinement ont été propices au développement d’une nouvelle manière de vivre, d’échanger et de faire des affaires. De plus en plus, les contacts physiques se font rares et la communication à distance devient un standard. Si bien que le fait qu’un grand nombre de ses employés soient en télétravail n’est même plus handicapant pour l’entreprise. Au contraire, les entreprises osent recruter des personnes qui habitent à des milliers de kilomètres. Les contrats et les accords numériques se vulgarisent et comme il fallait s’y attendre, les signatures se font en ligne.

Afin de remplacer le support papier traditionnel, les documents commerciaux et administratifs sont numériques. Ainsi, il fallait aussi remplacer et créer des versions électroniques pour la signature manuscrite et le tampon encreur traditionnel (pour + d’infos, visitez ce site de tampon encreur). Concrètement, la signature et le tampon numérique sont des outils proposés par certains prestataires qui s’assurent que les documents, les signatures et les tampons sont authentiques.Concrètement, une entreprise souscrit un contrat pour une signature et un tampon société en ligne. Chaque fois que l’utilisation de ces outils est nécessaire, l’utilisateur élabore le document directement sur le site du prestataire et invite les différents signataires à s’y connecter également. Une version numérique du document, signée et tamponnée est alors envoyée à toutes les personnes intéressées, avec des mentions de certification d’authenticité de la part du prestataire ainsi que les dispositions légales en cas de litige.

Les tampons et les signatures numériques ont-ils des valeurs juridiques ?

La convention eIDAS, ou la réglementation européenne sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques, énonce les bases du système en Europe. Et en France, c’est la loi n° 2000-230 qui régit la valeur juridique de la signature.

Cette loi précise justement quels sont les critères qui seront pris en compte pour que la signature et le tampon numériques soient jugés conformes. Elle confirme notamment l’indivisibilité de ces deux éléments. Le tampon seul n’est pas valable par exemple que s’il est accompagné d’une signature électronique, ce dernier étant le seul élément dont est réellement attachée la valeur juridique. Comme le cas des documents et des tampons traditionnels, plusieurs informations doivent également être présentes afin de valider le document.

 Par ailleurs, afin que le document soit valable, le prestataire qui propose le service doit aussi répondre aux exigences mises en place par l’eIDAS. Il doit notamment obtenir les autorisations nécessaires auprès des organismes concernés selon le pays d’origine. Notez que l’entreprise est libre de faire appel à n’importe quel prestataire de son choix, même à des prestataires provenant d’autres pays, mais à l’intérieur de l’Union.

Les signatures électroniques simples, avancées et qualifiées

Avant toute chose, la signature électronique simple n’est soumise à aucune réelle contrainte et n’est pas réglementée. En réalité, on appelle signature électronique simple toute autre forme de signature électronique qui n’est ni avancée ni qualifiée. Nous allons mieux expliquer ces deux termes dans les prochains paragraphes. Ainsi, supposons qu’une personne imprime un document, le signe, y mette un cachet puis le scanne. Il le renvoie ensuite sous la forme de fichier électronique. On parle alors d’une signature électronique simple, dont le niveau de sécurité n’est pas élevé.

Une signature électronique avancée, en revanche, est régie par la réglementation eIDAS. Elle doit remplir certaines conditions comme être liée à son signataire de manière équivoque ainsi qu’au matériel que celui-ci a utilisé, puis de permettre d’identifier tout de suite le signataire. Le prestataire doit aussi authentifier le document et s’assurer qu’il ne puisse pas être modifié. Une signature électronique avancée nécessite aussi une vérification plus poussée de l’identité du signataire. Différentes actions certifiant le consentement de ce dernier au moment de signer le document, comme des cases à cocher par exemple, renforcent également son authentification.

Une signature électronique qualifiée est associée à un niveau de sécurité encore plus élevé. Elle nécessite de faire appel à des techniques de vérification d’identité encore plus poussées du signataire. La présence physique de ce dernier ou d’autres moyens équivalents peut être requise. La signature doit également être certifiée grâce à des outils avancés comme des clés de connexion ou des cartes à puces par exemple.

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