La combinaison des classeurs Excel est plus facile que vous ne le pensez avec cet outil puissant

L'empilement des données de plusieurs feuilles de calcul manuellement peut être douloureusement chronométrant et peut facilement entraîner des erreurs de copie. De plus, ce processus devient encore plus contraignant si vous devez mettre à jour régulièrement l'ensemble de données. Heureusement, l'outil de requête de puissance d'Excel peut faire tout cela pour vous.

Bien que ce guide explique comment extraire des informations à partir de divers fichiers XLSX, vous pouvez suivre un processus similaire avec les fichiers TXT, CSV et XML.

Étape 1: Organisez les classeurs que vous allez combiner

Avant de commencer à combiner les fichiers Microsoft Excel dans une feuille de calcul, il existe des étapes importantes à prendre.

Tout d'abord, assurez-vous que tous les ensembles de données que vous allez combiner sont structurés de la même manière. Plus précisément, ils doivent contenir le même nombre de colonnes, ont les mêmes en-têtes de colonne et les onglets de la feuille de travail doivent avoir le même nom. De plus, le processus sera beaucoup plus simple si les noms de fichiers suivent une syntaxe similaire.

Cela dit, les colonnes n'ont pas besoin d'être dans le même ordre, et le nombre de lignes sur chaque feuille peut différer.

Deuxièmement, assurez-vous que les fichiers sont enregistrés dans le même dossier.

Si possible, le dossier doit contenir seulement Les fichiers que vous allez combiner, car cela rend le processus plus propre et plus facile dans les étapes ultérieures. Cependant, si vous doit Conservez également d'autres fichiers dans ce dossier, je vais vous montrer sous peu comment vous assurer que seuls les fichiers corrects sont sélectionnés pour la fusion de données.

Étape 2: Ouvrez Excel et lien vers le dossier pertinent

Une fois que les fichiers sont correctement organisés dans le dossier en fonction des conditions préalables ci-dessus, vous êtes prêt à commencer à rassembler les données.

Tout d'abord, ouvrez un nouveau classeur Microsoft Excel, démarrez une feuille de calcul vierge et appuyez sur F12 pour enregistrer le fichier dans un différent Le dossier à partir de l'endroit où se trouvent les fichiers individuels que vous allez combiner.

Ensuite, dans l'onglet Données sur le ruban, cliquez sur « Obtenir des données ». Ensuite, survolez « From Fichier » et sélectionnez « From Dossier ».

Maintenant, dans la boîte de dialogue Parcourir, localisez et sélectionnez le dossier où les fichiers que vous souhaitez combiner sont stockés, et cliquez sur « Ouvrir ».

Étape 3: Choisissez les fichiers que vous souhaitez combiner

Ce que vous faites dans cette étape dépend de ce qui est stocké dans le dossier que vous avez sélectionné. S'il ne contient que les fichiers que vous souhaitez fusionner, consultez la section 3A ci-dessous. D'un autre côté, si le dossier contient également des fichiers que vous ne souhaitez pas fusionner, passez à la section 3B.

3A: le dossier ne contient que les fichiers que je souhaite fusionner

Plus tôt, j'ai dit que le processus de maternité de travail est plus propre et plus facile si le dossier que vous sélectionnez est dédié aux fichiers que vous souhaitez combiner. En effet, vous n'avez pas besoin de filtrer les fichiers indésirables. Ainsi, comme vous êtes déjà prêt à combiner les fichiers, cliquez sur « Combinez » et dans le menu déroulant qui apparaît, cliquez sur « Combinez et transformez les données ».

Maintenant, après Excel évalué brièvement vos données, vous verrez la boîte de dialogue Combine Files et vous êtes prêt à passer à l'étape 4.

3b: le dossier contient des fichiers que je ne veux pas fusionner

Si le dossier sélectionné contient également des fichiers autres que ceux que vous souhaitez fusionner, après avoir localisé le dossier à l'étape 2, vous les verrez dans les détails. Dans ce cas, vous devez cliquer sur « Transformer les données », car vous souhaitez apporter des modifications à la sélection de fichiers avant de combiner les données.

En cliquant sur cette option lance l'éditeur de requête Power, une fenêtre séparée dans Microsoft Excel où vous pouvez filtrer les fichiers que vous ne souhaitez pas inclure dans le processus de combinaison.

Dans ce cas, le fichier nommé les coordonnées doit être exclu, alors cliquez sur la flèche déroulante Filtre dans l'en-tête de la colonne de nom, décochez ce fichier, puis cliquez sur « OK ».

Maintenant, seuls les fichiers que vous souhaitez combiner sont répertoriés, alors allez-y et cliquez sur la flèche Double Down dans la colonne de contenu pour lancer la boîte de dialogue Combine Files.

Étape 4: Combinez les fichiers

Il y a quelques éléments à rechercher dans la boîte de dialogue Combine Files.

Tout d'abord, par défaut, le classeur nominé en tant qu'exemple de fichier est le premier que vous avez sélectionné dans la liste. L'exemple de fichier dicte comment les données sont structurées lorsque les fichiers sont combinés, donc, tant que tous vos fichiers sont structurés de manière cohérente, il est bon de laisser cette option telle quel.

Deuxièmement, si vos classeurs ont plus d'un onglet de feuille de travail, vous les verrez répertoriés dans le volet des options d'affichage à gauche. C'est pourquoi il est important que tous les onglets que vous souhaitez combiner dans les classeurs désignés portent le même nom. De plus, si vous avez formaté les données sous forme de tables Excel et les avez nommées, vous verrez la liste des noms ici.

Dans cet exemple, cependant, chaque classeur n'a qu'une seule feuille de calcul (scores nommés), alors allez-y et sélectionnez cette option. Après avoir examiné l'aperçu de l'exemple de fichier sélectionné dans le volet droit, cliquez sur « OK » pour confirmer et lancer l'éditeur de requête Power.

Étape 5: Transformez les données

Si c'est la première fois que vous ouvrez l'éditeur de requête Power dans Excel, cela peut initialement être écrasant. Cependant, une fois que vous avez pris le temps de comprendre ce que font les différents domaines de l'éditeur, vous vous rendrez compte que c'est en fait un outil intuitif.

Le volet gauche est l'endroit où se trouvent toutes les requêtes. Lors de la combinaison de données de divers classeurs Excel, il vous suffit de vous concentrer sur deux d'entre eux – l'exemple de requête de fichier Transform, qui est utilisée comme modèle pour toutes les modifications que vous souhaitez apporter aux ensembles de données, et la requête annexée au bas de la liste, qui consolide les fichiers. Cependant, selon ce que vous voulez faire, ils sont tous les deux utiles pour transformer vos données.

Tout d'abord, dans l'exemple de requête de fichier de transformation, cliquez sur les icônes de format de numéro dans l'en-tête de chaque colonne pour dire à Excel quels types de données ils contiennent. Dans cet exemple, les première, troisième et quatrième colonnes contiennent des nombres entiers, et la deuxième colonne contient une date.

Regardez dans le volet des paramètres de requête sur le côté droit de l'éditeur de requête de puissance pour voir (et supprimer si nécessaire) chaque étape que vous franchissez pour transformer vos données.

Vous pouvez transformer cette colonne pour conserver uniquement les années tout en supprimant le reste des noms de fichiers. Pour ce faire, cliquez sur l'en-tête de la colonne afin que toutes les valeurs de la colonne soient sélectionnées, et dans l'onglet Transformer sur le ruban, cliquez sur « Extraire », puis « Texte avant Delimiter ».

Dans ce cas, nous voulons garder l'année et tout supprimer après le premier espace. Ainsi, dans le champ de texte du délimiteur, tapez un seul espace. Ensuite, cliquez sur « Options avancées » et sélectionnez « au début de l'entrée ». Maintenant, cliquez sur « OK ».

Enfin, double-cliquez sur l'en-tête de la colonne pour le renommer Annéeet modifiez le type de données en «nombre entier».

Prenez un moment pour faire défiler la liste des données combinées pour vérifier qu'il n'y a pas d'erreurs ou de transformations supplémentaires que vous souhaitez faire.

Étape 6: Chargez les données combinées sur une nouvelle feuille de travail

Maintenant que les données des classeurs ont été combinées et transformées, il est temps de voir à quoi il ressemble dans une feuille de calcul Excel ordinaire. Dans l'onglet Accueil de la fenêtre de l'éditeur de requête d'alimentation, cliquez sur la moitié supérieure du bouton « Fermer et Charge ».

Cliquez sur la moitié inférieure du bouton « Fermer et charger » pour plus d'options de chargement. Par exemple, vous pouvez charger les données sur une feuille de calcul existante ou en tant que Tivottable.

Maintenant, les données se charge sur une nouvelle feuille de calcul en tant que table Excel formatée, ce qui signifie que vous pouvez formater son apparence et ses propriétés dans l'onglet de conception de la table sur le ruban.

Pour apporter d'autres modifications à la requête dans l'éditeur de requête de puissance, après avoir activé le volet Requêtes et connexions dans l'onglet Données, cliquez avec le bouton droit sur la requête et sélectionnez « Modifier ».

Une fois que vous avez effectué les modifications nécessaires dans l'éditeur de requête de puissance, cliquez à nouveau « Closez and Charge » pour mettre à jour l'ensemble de données résultant.

Étape 7: Ajoutez plus de données à partir de classeurs supplémentaires

Enfin, imaginons que les données de 2024 sont maintenant entrées, et vous souhaitez ajouter ces nouvelles informations à la requête existante. Étonnamment, parce que vous avez déjà pris les étapes nécessaires de l'éditeur de requête de puissance, tout ce que vous avez à faire est de vous assurer que le classeur répond à tous les critères que j'ai décrits à l'étape 1, et cliquez sur un seul bouton dans Excel pour actualiser le tableau.

Tout d'abord, déplacez le classeur contenant les données vers le dossier où se trouvent les données des années précédentes, garantissant que le nom du classeur, la structure de la feuille de travail et le nom de l'onglet sont conformes aux autres fichiers.

Ensuite, ouvrez le classeur contenant les données précédemment annexées, et dans le volet Requêtes et connexions (que vous pouvez activer en cliquant sur « Requêtes et connexions » dans l'onglet Données du ruban), cliquez sur l'icône « Rafraîchir » à côté de la requête principale.

Après avoir donné à Excel quelques secondes pour terminer cette mise à jour, faites défiler vers le bas pour voir les données supplémentaires annexées au bas de la table.

Pour conserver tout formatage que vous avez appliqué à la table avant de rafraîchir la requête d'alimentation, cliquez sur « Propriétés » dans l'onglet Conception de la table sur le ruban et assurez-vous que « la mise en forme des cellules » est vérifiée. Si vous modifiez les largeurs des colonnes et que vous ne voulez pas qu'elles soient automatiquement adaptées aux données qu'elles contiennent à chaque fois que vous actualisez, décochez « Ajustez la largeur de la colonne ».

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En plus d'appeler des données à partir de classeurs séparés enregistrés dans un dossier, vous pouvez empiler les données à partir de plusieurs feuilles Excel dans un seul classeur en créant des connexions de données entre elles et en combinant les requêtes. De plus, vous pouvez utiliser Power Query Editor pour importer des tables à partir du Web.