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Les fichiers Excel contiennent souvent des données que nous n'avons jamais eu l'intention de partager. L'enregistrement d'un classeur ajoute des métadonnées (comme qui l'a créé et quand) et nous pouvons laisser des informations personnelles dans des commentaires ou des feuilles masquées. J'utilise un outil pour rechercher et supprimer ces informations avant de partager mes feuilles de calcul.

J'appelle l'Inspecteur de documents un outil « caché » car il ne se trouve pas sur le ruban principal : il est caché dans les menus d'Excel.

L'Inspecteur de documents n'est pris en charge que pour les classeurs non signés et non protégés dans Excel pour Windows et Mac. Il n’est pas disponible dans Excel pour le Web ni dans les applications mobiles et tablettes.

Pour le trouver, cliquez d'abord sur « Fichier ».

Ensuite, cliquez sur Info > Rechercher les problèmes > Inspecter le document.

L'inspecteur de documents vérifie le fichier pour de nombreux éléments, allant des données cachées aux noms d'utilisateur personnels dans les commentaires. Par défaut, la plupart ou la totalité des éléments sont cochés.

La liste des inspecteurs peut varier selon la version d'Excel que vous utilisez.

Lorsque vous cliquez sur « Inspecter », il vérifie les éléments sélectionnés et vous indique si votre classeur les contient.

Ces éléments contiennent des métadonnées générées automatiquement et des identifiants personnels qui doivent être supprimés (en cliquant sur « Supprimer tout » à côté de chacun) avant le partage pour garantir que le classeur est anonyme et débarrassé de son historique.

Il n'est pas toujours possible de restaurer les données supprimées via l'inspecteur de documents, utilisez donc l'outil sur un copie de votre classeur original et envoyez cette copie une fois toutes les données personnelles supprimées.

Élément	Pourquoi il faut le supprimer	Effets négatifs potentiels sur la fonction ou les données du classeur
Propriétés du document et informations personnelles	Ceux-ci incluent le nom de l'auteur, la date à laquelle le classeur a été créé et modifié pour la dernière fois, le nom de l'entreprise et la durée totale d'édition.	Aucun : seules les métadonnées sont supprimées.
Propriétés de la feuille de calcul personnalisée	Ces propriétés contiennent des métadonnées ajoutées par des systèmes internes ou des contributeurs, révélant potentiellement un contexte d'identification.	Aucun : seules les métadonnées sont supprimées.
Données XML personnalisées	Cet élément contient des données XML masquées souvent ajoutées par des systèmes externes ou des outils Excel. Il peut parfois contenir des identifiants qui relient le fichier à une personne spécifique.	Mineur : cela peut potentiellement interrompre les fonctions avancées de liaison ou d'importation et d'exportation avec d'autres programmes.
Longues références externes	Il s'agit de pointeurs structurels cachés qui révèlent les chemins de fichiers où le classeur était autrefois stocké, tels que les lecteurs réseau ou les noms de dossiers personnels.	Mineur : il s'agit souvent de restes structurels résiduels, il est donc très peu probable que leur suppression affecte la fonctionnalité du classeur.

Sommaire

Examiner le contenu interne pour détecter les informations sensibles

La plupart des éléments de l'Inspecteur de documents sont des fonctionnalités que vous avez ajoutées vous-même et qui sont essentielles au fonctionnement de votre classeur. Le fait de cliquer sur « Supprimer tout » à côté de ceux-ci ne peut pas être annulé si vous réalisez plus tard que vous avez supprimé quelque chose de critique.

Cependant, ils peuvent toujours contenir des données personnelles ou sensibles. Ainsi, si l'inspecteur de documents vous indique qu'ils se trouvent dans votre classeur, inspectez-les manuellement pour voir s'ils contiennent des informations privées que vous ne souhaitez pas que les autres voient lorsque vous partagez le classeur. Ensuite, utilisez le tableau ci-dessous pour vérifier si vous pouvez les supprimer via l'inspecteur de documents.

Élément	Pourquoi il devrait être revu	Effets négatifs potentiels sur le classeur en cas de suppression via l'inspecteur de documents
Commentaires	Ceux-ci contiennent des noms d’utilisateur et des horodatages, révélant non seulement les discussions elles-mêmes, mais également quand les commentaires ont été formulés et par qui.	Les commentaires contenant des informations ou des instructions vitales seront définitivement supprimés.
En-têtes et pieds de page	Les en-têtes et pieds de page peuvent contenir des informations d'identification que vous n'avez pas l'intention de partager, comme les noms des auteurs.	La suppression des en-têtes et des pieds de page peut supprimer la marque ou les numéros de page nécessaires.
Feuilles de calcul masquées	Les feuilles de calcul sont parfois masquées car elles contiennent des données sensibles, telles que les calculs de salaire ou les coordonnées des clients.	Toutes les données contenues dans les feuilles de calcul masquées seront effacées. Si les feuilles visibles s'appuient sur ces données, les calculs renverront #REF ! erreurs.
Lignes et colonnes masquées	Tout comme les feuilles de calcul masquées, les lignes et colonnes masquées peuvent être masquées car elles contiennent des détails sensibles.	Toutes les données des cellules masquées seront effacées. Les formules s'appuyant sur leurs données renverront #REF ! erreurs.
Noms cachés	Les cellules masquées auxquelles un nom est attribué dans le gestionnaire de noms peuvent contenir des détails sensibles. Le nom lui-même pourrait également être révélateur.	L'Inspecteur de documents ne peut pas les supprimer ; il se contente de les signaler.
Liens vers d'autres fichiers	Le chemin du fichier peut contenir des métadonnées sensibles, telles qu'un nom de dossier personnel.	Si vous rompez ces liens, les données ou formules qui en dépendent renverront #REF ! erreurs.
Contenu invisible	Les objets qui ne sont pas visibles en raison de leur formatage peuvent contenir des images ou des données personnelles.	La suppression du contenu invisible peut interrompre les fonctions liées aux objets masqués, tels que les boutons de macro ou les déclencheurs de formulaire utilisateur.
Documents intégrés	Les fichiers Word, PDF ou autres intégrés au classeur peuvent contenir du contenu et des métadonnées sensibles.	L'Inspecteur de documents ne peut pas les supprimer ; il se contente de les signaler.
Encre	Le style d’écriture d’un individu est unique et peut potentiellement lui être attribué.	La suppression d'annotations peut supprimer un contexte ou des notes importantes.

8 façons de faciliter la navigation dans une feuille de calcul Excel partagée

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Supprimez les informations sensibles stockées en dehors de l’interface principale d’Excel

L'inspecteur de documents signale ces éléments structurels et programmatiques car ils hébergent potentiellement de grandes quantités de données sensibles. Cependant, leur suppression à l'aide de l'inspecteur de documents peut entraîner des problèmes irréversibles. Vous devez donc les vérifier manuellement.

Élément	Pourquoi il devrait être revu	Où réviser	Effets négatifs potentiels sur le classeur en cas de suppression via l'inspecteur de documents
Modèle de données	Celui-ci contient toutes les données brutes au niveau des lignes importées dans le classeur.	L’éditeur Power Query ou la fenêtre Power Pivot Manage	Toutes les relations, mesures et données importées dans le modèle seront supprimées, entraînant la rupture des tableaux croisés dynamiques, des segments et des formules.
Tableaux croisés dynamiques, graphiques croisés dynamiques, formules de cube, trancheurs et chronologies	Ceux-ci affichent les données du Modèle de Données, dont certaines peuvent être sensibles.	Piloté par le modèle de données	Leur suppression supprimera les couches principales de reporting et d’analyse.
Macros, formulaires et contrôles ActiveX	Ceux-ci peuvent contenir du code incluant des noms de développeurs ou des informations sensibles codées en dur, telles que des mots de passe.	L'éditeur VBA	Les supprimer via l'inspecteur de documents supprimera le projet VBA, effaçant entièrement ses fonctionnalités.
Scénarios définis	Il est peu probable que ces modèles de données avancés contiennent des métadonnées personnelles, mais vous ne souhaitez peut-être pas que le destinataire de votre classeur voie la logique ou les paramètres.	Données > Analyse de simulation > Gestionnaire de scénarios	Leur suppression supprimera définitivement les modèles complexes.

Icône Excel entourée de symboles de codage, notamment des accolades, un bloc fonctionnel, un extrait de code et une balise HTML.

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Votre expertise en matière de feuilles de calcul est une superpuissance technologique secrète.

L'Inspecteur de documents marque ces éléments restants, mais ils sont liés à des fonctionnalités externes, à des états d'affichage ou à de simples pointeurs. Parce qu'ils ne stockent pas de données personnelles en interne dans la structure du classeur, ils ne présentent pas de risque significatif en matière de confidentialité et peuvent généralement être laissés seuls :

Compléments de contenu
Compléments du volet des tâches
Enquêtes Excel
Filtres actifs

L'inspecteur de documents, également disponible dans Microsoft Word et PowerPoint, est puissant, mais il ne peut pas tout détecter. Par exemple, il ne signalera pas le texte blanc sur fond blanc ni les objets recouverts par d'autres objets. Par conséquent, vérifiez toujours manuellement le contenu personnel masqué avant de partager votre classeur.

Système d'exploitation: Windows, macOS, iPhone, iPad, Android
Essai gratuit: 1 mois

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