Je sauvegarde toujours mes e-mails avec cet outil gratuit et open source

Presque tout le monde s'appuie sur un fournisseur de messagerie cloud comme Gmail, iCloud ou Outlook.com, mais rares sont ceux qui réfléchissent à ce qui se passe si vous en perdez l'accès en raison d'un compte volé ou d'un mot de passe oublié. Voici comment vous assurer d'avoir votre propre copie de tous vos e-mails importants.

Pourquoi vous devez sauvegarder vos e-mails

Autrefois, votre compte de messagerie en ligne n'était qu'un hébergement temporaire pour vos e-mails, permettant de les recevoir lorsque votre PC ou ordinateur portable était hors ligne, puis de les télécharger par une application client de messagerie lorsque vous vous connectiez. Ensuite, Gmail vous a offert un stockage de courrier électronique en ligne pratiquement illimité et tout le monde a commencé à conserver son courrier entièrement en ligne. Cela se justifie car il est très pratique d’y accéder à l’aide d’un navigateur Web, surtout lorsque vous disposez de plusieurs appareils.

Cela pose cependant un problème : si vous perdez l'accès à votre compte en ligne (pour la plupart, il s'agit de votre compte Microsoft ou Google), vous perdez l'accès à tous vos e-mails, et il y a beaucoup de choses importantes dedans. Sans votre propre copie de ces données que vous contrôlez entièrement, elles risquent d'être perdues.

Cela s'applique également aux solutions de messagerie d'entreprise et payantes telles que Google Workspace et Microsoft 365. Ces services fonctionnent selon un modèle de responsabilité partagée, dans lequel la plate-forme cloud est chargée de maintenir les choses opérationnelles, et vous êtes responsable de vous assurer que vos données sont en sécurité et qu'elles sont sauvegardées.

Votre vie privée est également en jeu

Si vous avez votre propre copie de votre courrier stockée sur votre appareil, vous pouvez également alléger votre boîte aux lettres en ligne et supprimer les anciens e-mails. Cela présente des avantages en matière de confidentialité : si un escroc avait accès à des années de courrier électronique, il pourrait en apprendre beaucoup sur vous. Les informations pourraient être utilisées pour usurper votre identité afin de favoriser d'autres escroqueries contre ceux que vous connaissez, de vous extorquer ou pour un bon vieux vol d'identité. S’ils sont stockés localement, il leur est plus difficile d’y accéder.

Sauvegarder vos e-mails est étonnamment difficile

Les fournisseurs de messagerie cloud rendent de plus en plus difficile la transmission de vos données. En plus de posséder votre propre nom de domaine, assurez-vous de conserver également votre propre copie de toutes vos données stockées sur vos propres appareils afin de vous assurer de ne jamais être à la merci des fournisseurs de cloud qui pourraient vous refuser l'accès à vos données pour une violation des conditions d'utilisation ou simplement parce que vous avez oublié votre mot de passe.

Par exemple, les versions récentes d'Outlook ne vous permettent pas de créer des fichiers de boîtes aux lettres locales pour simplement copier des e-mails du serveur vers votre PC, et ne synchronisent même plus plus de 60 jours de courrier localement. Bien que l'ancien Outlook vous permette toujours de le faire, il n'est pas multiplateforme. Les améliorations nécessaires en matière de sécurité rendent également difficile l'utilisation d'autres clients de messagerie, car beaucoup ne prennent pas en charge l'authentification multifacteur moderne nécessaire pour se connecter aux services de messagerie.

L'importance de la sauvegarde des e-mails est bien reconnue : il existe de nombreuses solutions d'entreprise pour sauvegarder les données dans le cloud, mais elles sont souvent coûteuses et difficiles à mettre en place. Malheureusement, il n'existe pas de solution clé en main pratique pour les particuliers et les petites entreprises, et même si certains fournisseurs vous permettent de télécharger une archive de vos données, je voulais également quelque chose qui soit facilement consultable et consultable.

Cela ne veut pas dire que c'est impossible (ou difficile). Thunderbird est un client de messagerie 100 % gratuit et open source pour Windows, macOS et Linux qui existe depuis presque toujours. Ce n'est pas le plus joli et n'a pas les fonctionnalités des autres clients, mais c'est une solution solide capable de télécharger des e-mails depuis Gmail, Outlook.com et d'autres fournisseurs de messagerie populaires, avec prise en charge de l'authentification multifacteur moderne.

Il vous permet également de créer une boîte aux lettres locale stockée sur le disque dur de votre appareil, et vous pouvez y copier ou déplacer des données en ligne à l'aide de plugins.

Pour ce faire, téléchargez Thunderbird depuis son site officiel et installez-le. Lorsque vous l'exécutez pour la première fois, vous serez invité à configurer votre compte de messagerie. Dans la plupart des cas, il déterminera automatiquement tous les paramètres pour vous. Assurez-vous de sélectionner un compte IMAP, car ce type de compte synchronisera votre messagerie locale avec votre messagerie en ligne, afin que les modifications apportées sur votre PC soient reflétées en ligne, et vice versa.

Pour vous assurer que tous les messages sont téléchargés par Thunderbird, cliquez avec le bouton droit sur le compte nouvellement créé et sélectionnez Paramètres, puis ouvrez l'onglet Synchronisation et stockage. Assurez-vous que les options « Conserver les messages dans tous les dossiers de ce compte sur cet ordinateur », « Synchroniser tous les messages localement, quel que soit leur âge » et « Ne supprimer aucun message » sont activées.

L'étape suivante dépend de votre hébergeur de messagerie. Si tous vos dossiers ne s'affichent pas dans Thunderbird, cliquez avec le bouton droit sur votre boîte de réception et sélectionnez S'abonner, puis assurez-vous que toutes les cases sont cochées. Mon fournisseur de messagerie oblige à m'abonner manuellement à chaque dossier de ma boîte aux lettres et ne me permet pas d'en faire plus de quelques-uns à la fois. C'était fastidieux, mais cela ne doit être fait qu'une seule fois, ou lorsqu'un nouveau dossier est créé, et c'était une bonne excuse pour ranger et organiser mes e-mails. Une fois cela fait, vous devez attendre que votre courrier soit téléchargé. Préparez une tasse de thé si vous avez une grande boîte de réception.

Vous avez maintenant besoin d'un dossier local pour stocker votre courrier hors ligne. Cliquez avec le bouton droit sur Dossiers locaux dans la barre latérale et cliquez sur Nouveau dossier.

Vous pouvez également déplacer l'emplacement de stockage de vos dossiers locaux, par exemple vers un NAS ou un emplacement plus facile à sauvegarder, en modifiant le chemin de stockage local dans les options du compte pour le compte Dossiers locaux (remarque : la modification de ce chemin ne déplacera pas les fichiers du chemin précédent).

Vous pouvez maintenant copier vos messages dans votre dossier local. Malheureusement, la fonctionnalité intégrée de Thunderbird n'est pas vraiment robuste et ne gère pas les sous-dossiers.

Les plugins à la rescousse ! Ce module complémentaire Copier le dossier de courrier électronique pour Thunderbird fait tout cela en quelques clics et gère bien les sous-dossiers. Une fois installé, il est ajouté au menu contextuel lorsque vous cliquez avec le bouton droit sur un dossier de votre boîte de réception.

Quand c'est fait, vous obtenez un joli résumé pour confirmer.

Ce n'est pas une solution parfaite, mais cela fait le travail pour moi. Ce n'est pas automatisé, mais ce n'est pas grave de définir un rappel de calendrier et de consacrer quelques minutes chaque mois à alléger et à sauvegarder ma boîte aux lettres en ligne. Et bien sûr, il est de votre responsabilité de vous assurer que Thunderbird a correctement copié vos messages avant de supprimer la copie en ligne, car des bugs et des erreurs de synchronisation peuvent se produire occasionnellement. Une bonne stratégie de sauvegarde consiste à tester vos sauvegardes pour confirmer que tout est là et qu'il peut être lu.

L'importance d'un Web ouvert

Les défis liés à la suppression de votre courrier des plateformes en ligne soulignent l'importance des outils et protocoles ouverts : ce sont vos données, et vous devriez pouvoir les contrôler, y compris où elles se trouvent et ce qu'on en fait. Il n'est pas irréaliste de penser qu'à terme, à mesure que la demande de synchronisation locale des e-mails continue de diminuer, les normes ouvertes qui permettent de sauvegarder vos e-mails, les plateformes cloud supprimeront cette fonctionnalité sous prétexte que personne ne l'utilise. Bien sûr, vous pouvez également héberger votre propre serveur de messagerie, mais cela n'est pas pratique à tel point que même les grandes entreprises aux gros moyens et des équipes informatiques entières préfèrent externaliser le travail.

Une fois votre e-mail copié ou déplacé sur votre ordinateur, vous devrez vous assurer qu'il est sauvegardé. Consultez notre guide d'utilisation de Duplicati pour sauvegarder des fichiers depuis Windows, macOS et Linux, ainsi que notre guide du stockage NAS, un endroit idéal pour protéger vos fichiers.